Executive Assistant CEO voor een maatschappelijke ontwikkelingsmaatschappij

Ben je een enthousiaste, ondernemende, proactieve en betrokken executive assistant? Iemand die het leuk vindt in een ambitieuze startende organisatie te werken en snel te schakelen? 

Functie-omschrijving:

Voor onze opdrachtgever zoeken wij een executive assistant ter ondersteuning van de CEO. Jouw voornaamste doel is de CEO te ondersteunen en ontlasten bij alle dagelijkse werkzaamheden, zodat zij de focus kan hebben op de strategie, het investeringsbeleid en relatiebeheer. Je vindt het leuk om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en houdt van de dynamiek van een jong bedrijf. Samen vormen jullie een sterk team Je durft jouw mening te geven en je komt met eigen ideeën. Je weet om te gaan met 'eventuele' weerstand en kunt tegen een stootje. Een afwisselende functie waarbinnen je proactief moet meedenken en je door de CEO bij de diverse procedures die binnen de organisatie lopen wordt betrokken.

Je begrijpt wat zakelijke dienstverlening inhoudt en als ervaren ondersteuner ben je de spil in de organisatie die alle lopende werkzaamheden en projecten die er spelen overziet. Je weet dan ook precies hoe een professioneel directiesecretariaat optimaal kan functioneren.  

Kernwaarden van de organisatie zijn: Ondernemend & impactgedreven, verbindend & nieuwsgierig en inclusief.

Wat doe je zoal?

• Verzorgen van de secretariële en organisatorische ondersteuning van de CEO;
• Telefoon, agenda- en inboxbeheer;
• Organiseren en regelen van (online) meetings en bijeenkomsten;
• Ondersteunen bij vergaderingen en bijeenkomsten. Jij neemt de organisatie van deze vergaderingen op je, stelt vergaderdossiers samen, verzorgt de verslaglegging en stelt de besluiten- en actielijsten op. Ook bewaak je de voortgang van actiepunten;
• Directieoverleg, agenda opzetten en versturen met bijbehorende stukken, notuleren tijdens het overleg, het opstellen van de actie- en besluitenlijst en het bewaken van de voortgang van de actiepunten;
• Bestellen van kantoorbenodigdheden;
• Het verzorgen van bloemen, kaartjes en presentjes;
• Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers, relaties en collega’s voor facilitaire zaken, je regelt alles van werkplek tot catering, van de kantooromgeving tot ICT en telefonie;
• Lichte administratieve HR-taken;
• Stroomlijnen van bestaande processen en procedures op het secretariaat.

Je hebt:

• HBO werk- en denkniveau;
• Ruime werkervaring in een vergelijkbare rol;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheid, zowel in Nederlands als Engels;
• Goede beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Een oplossingsgerichte, proactieve en flexibele werkhouding;
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en externe belangen;
• Uitstekende organisatorische, administratieve en timemanagement vaardigheden;
• Ervaring met notuleren.

Je bent:

• Gestructureerd en nauwkeurig;
• Uitstekend in staat om verwachtingen te managen en in mogelijkheden te denken;
• Daadkrachtig;
• Een verbinder en een teamplayer;
• Behulpzaam, sociaal en gastvrij;
• Pragmatisch ingesteld en houdt van aanpakken;
• Betrouwbaar en discreet;
• Organisatiesensitief;
• Sociaalvaardig.

Onze opdrachtgever is een regionale ontwikkelingsmaatschappij in Noord-Holland. Met een team van 30 gedreven professionals ondersteunen zij vanuit Haarlem startups, scale-ups en mkb-bedrijven die met hun innovaties bijdragen aan de voedseltransitie, energietransitie, digitalisering en circulaire economie. Zij helpen bij het vinden van externe financiers en investeren ook zelf in deze bedrijven. Naast financiering ondersteunt de organisatie ondernemers met diverse programma’s bij het opschalen en financierbaar maken van hun oplossingen. Voor het aanbieden van kennis en netwerken werken zij intensief samen met partijen in en buiten de regio.

Arbeidsvoorwaarden:

• Een salaris range van Euro 4500 – 5000 op fulltime basis;
• Een bonus van 8,25%;
• 8% vakantietoeslag;
• Pensioenregeling;
• Telefoon en laptop;
• Reiskostenvergoeding voor auto, ov of fiets (geen parkeergelegenheid);
• Hybride werken is mogelijk, in overleg;
• Een uitdagende en veelzijdige functie met aanzienlijke verantwoordelijkheden binnen een jonge, ambitieuze én groeiende organisatie die sociaal en maatschappelijk betrokken is;
• Een informele en gezellige sfeer met korte lijnen waar veel samen gewerkt wordt;
• Een salaris conform de CAO Gemeenten.

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.