Management assistent

In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor het management. Daardoor kunnen zij de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit de Nationale Bewegwijzeringsdienst (een onderdeel van Rijkswaterstaat). Met jouw positieve energie en vooruitdenkende blik ondersteun jij hen. Wij leren je graag beter kennen Kom werken bij de Nationale Bewegwijzeringsdienst en solliciteer direct

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Jij bent die sparringpartner waar de afdelingshoofden op bouwen. Je ondersteunt het managementteam (directeur en twee afdelingshoofden) van de Nationale Bewegwijzeringsdienst.

Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je voert zelfstandig uitvoerende werkzaamheden uit. Je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer, uiteraard in goede afstemming met de afdelingshoofden. Ook plan je diverse afspraken en bijeenkomstenwaarbij veel stakeholders betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda's en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zoveel mogelijk op eigen initiatief op.

Ten slotte ondersteun je je andere collega's, zoals beleidsmedewerkers en portfoliomanagers. Je werkt ook samen met de management assistenten van de directeuren en de afdelingshoofden van de andere directies binnen Rijkswaterstaat.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Jij straalt wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je werkt. Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek.

Plannen en organiseren en het hebben van een up-to-date agenda geeft jou een gevoel van voldoening. Je vindt het belangrijk om te weten wie er betrokken is bij aankomende overleggen en je houdt nauw contact met je manager voor het geval er zaken veranderen.

Jij geniet echt van het inzetten van jouw organisatorische talent voor het vieren van bijzondere gebeurtenissen, zoals het afscheid van een fijne collega of het vieren van uitzonderlijke prestaties. Ook het regelen van locaties voor afdelings- of directiedagen, het plannen van dienstreizen en het verzorgen van overnachtingen vind je leuk. Kortom: hoe meer jij mag regelen, hoe meer jij in je element bent.

Wat wij aan jou waarderen

Als management assistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw motivatie onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving.

Je kunt goed samenwerken en je bent flexibel inzetbaar. Tot slot is het veelzijdige vak van management assistent sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen en neem je je collega's hierin mee. Je draagt bij aan de vakinhoudelijke ontwikkeling en houdt mogelijkheden tot verdere digitalisering in het oog. Ook niet geheel onbelangrijk is dat je beschikbaar bent op vrijdagen.

Op onze werkenbij-site vind je interessante interviews, vlogs en filmpjes overwerken bij Rijkswaterstaat . Wil je inhoudelijk meer weten? Bel dan met Dick Ottevanger, Directeur Nationale Bewegwijzeringsdienst, via 06-.Hij staat je graag te woord.

• je hebt een afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting
• je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke rol
• door je ervaring speel je snel in op de wensen van de klanten
• je informeert alle betrokkenen over en bewaakt de voortgang
• je zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.

• je standplaats is Utrecht. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega's vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toe laat
• de (online) selectiegesprekken vinden plaats op een nader te bepalen datum
• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek?

Deze vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij 'slim' reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is. Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De recruiter inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Vragen?

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met onze recruiter of kijk op onze website voor meer informatie.

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij 1 van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur;
• mobiele telefoon en laptop;
• hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag;
• € 750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning;
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels;
• fietsreiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer;
• elke 5 jaar € 500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen;
• voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar € 300,- gebruiken voor een nieuwe accu;
• Individueel Keuzebudget van 16,37 % van je salaris;
• trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot je BOA bevoegdheid;
• verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof;
• sportdagen met collega's en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant.

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen de Corporate Dienst (CD)? Dit organisatieonderdeel ondersteunt alle primaire werkprocessen van het Bestuur, de Bestuursstaf en de andere organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. Hierbij kan je denken aan bedrijfsvoeringsdiensten als HRM, communicatie, facilitaire en financiële dienstverlening, bestuurlijke juridische zaken en vastgoed . Buiten Rijkswaterstaat biedt de CD ook ondersteuning voor andere rijksoverheden en partijen, zoals gemeenten en waterschappen.

In totaal werken ongeveer 1.000 mensen binnen de CD, verspreid over de eenheid Klant & Services en de 5 directies Communicatie, Personeel & Recht, Facilitair & Financiën, Informatievoorziening, Informatiemanagement & Control, Bedrijfsvoering & Inkoop en NOVA.

Nationale Bewegwijzeringsdienst

Er werken bij de Nationale Bewegwijzeringsdienst (NBd) een kleine 50 mensen in twee afdelingen, de afdeling Bedrijf en de afdeling Dienstverlening, en een kleine stafdeling Strategie en Omgeving. De afdeling Bedrijf is verantwoordelijk voor de hele (financiële) bedrijfsvoering inclusief inkoop, databeheer en contractmanagement. De afdeling Dienstverlening is verantwoordelijk voor het maken en vaststellen van bewegwijzeringsplannen en het (laten) realiseren bewegwijzering buiten 'op straat'. De NBd doet dit in opdracht van individuele wegbeheerders.