Managementondersteuner IND

"Als managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische omgeving, waarbij de focus ligt op het plannen, organiseren én het ontzorgen van het Management. Het werk is veelzijdig, iedere dag is anders".

Je werkt samen met een directie collega, jullie vervangen elkaar. Je bent breed inzetbaar, draagt bij aan het inrichten van de managementondersteuning binnen locatie Utrecht, met een goede bereikbaarheid en een goed draaiend secretariaat. Als ondersteuner van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen, van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen. Je completeert en archiveert vergaderstukken. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Eventuele knelpunten die zich voordoen tijdens het uitvoeren van je werk, signaleer je tijdig en je draagt hiervoor (proces)verbeteringen aan. Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, je schat hierbij belang en urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken. Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht. In voorkomende gevallen lever je een bijdrage aan andere, al dan niet administratieve, werkzaamheden. Je bent bekend met het werken in diverse systemen /modellen bv het capaciteitsmodel tbv het afgegeven van prognoses op basis van de juiste capaciteit.

De hoofdelementen in jouw rol zijn:

• Optreden als aanspreekpunt voor secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
• Notuleren;
• Proactief processen verbeteren en (werk)instructies verzorgen;
• De personeelsadministratie op orde brengen en het onboardingsproces voor nieuwe medewerkers ondersteunen;
• Opstellen van nieuwsbrieven.

• Het bruto uurloon varieert tussen €19,34 en €24,88 , afhankelijk van de jaren relevante werkervaring volgens de BBRA schaal 7;
• Pensioenopbouw vanaf de eerste dag dat jij gaat werken;
• 8,33% vakantiegeld, waarvan 0,33% netto wordt uitgekeerd;
• 8,3% eindejaarsuitkering die met elke loonbetaling wordt uitgekeerd;
• 10.82% van je gewerkte uren bouw je op als vakantieuren;
• Werk jij op een nationale feestdag? Dan krijg je deze uitbetaald;
• Het betreft een uitdagende positie bij de IND, die zowel fulltime 36 uur per week als parttime 32 uur per week kan worden ingevuld;
• Volledige reiskostenvergoeding wordt geboden voor OV-reizen. Voor reizen met de auto wordt € 0,07 per kilometer vergoed, en voor reizen met de fiets wordt € 0,20 per kilometer vergoed;
• Aanvankelijk wordt een tijdelijk contract van 6 maanden aangeboden via Start People. Bij goed functioneren zal dit contract verlengd worden;
• Maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid;
• Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) zal aangevraagd moeten worden. Geen zorgen, dit zullen wij voor jou regelen;
• Er is de mogelijkheid om diverse cursussen en trainingen te volgen vanuit Start People via Skillstown.

Als managementondersteuner bij de IND ben je een duizendpoot binnen een dynamische omgeving, waarbij de focus ligt op plannen, organiseren en ontzorgen van het Management.

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding (bv. Schoevers)
• Kennis van IND-systemen en ervaring in het ondersteunen van managers (binnen de Rijksoverheid) is een pré
• Planmatig sterk, accuraat, flexibel en service verlenend
• Aantoonbare ervaring en affiniteit met werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex)
• Goede communicatieve vaardigheden: vloeiend Nederlands (in woord en geschrift) en goed in afstemming
• Je kunt goed omgaan met tijdsdruk en blijft effectief functioneren bij veranderingen of spanning;
• Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

De directie A&B van de IND is verantwoordelijk voor het beslissen over asielaanvragen en het herenigen van asielstatushouders met hun familieleden. Onze missie is om op een professionele, doelmatige en respectvolle manier duidelijkheid te bieden over de toekomst van onze klanten.

Bij de IND werken we nauw samen met partners zoals het COA, de politie en de DT&V. We hechten veel waarde aan gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers die bijdragen aan een zorgvuldige en tijdige besluitvorming.

Wil jij deel uitmaken van een team dat zich inzet voor een rechtvaardige en humane asielprocedure?