Management assistent IND Overheid

4 weken geleden


Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Start People Voltijd
Over de functie

Voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Utrecht zijn wij opzoek naar management ondersteuners.


Wat ga je doen?

“Als managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische omgeving, waarbij de focus ligt op het plannen, organiseren én het ontzorgen van het Management. Het werk is veelzijdig, iedere dag is anders”.


Je werkt samen met een directie collega, jullie vervangen elkaar. Je bent breed inzetbaar, draagt bij aan het inrichten van de managementondersteuning binnen locatie Utrecht, met een goede bereikbaarheid en een goed draaiend secretariaat. Als ondersteuner van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen, van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen. Je completeert en archiveert vergaderstukken.

Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Eventuele knelpunten die zich voordoen tijdens het uitvoeren van je werk, signaleer je tijdig en je draagt hiervoor (proces)verbeteringen aan. Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, je schat hierbij belang en urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken.


Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht. In voorkomende gevallen lever je een bijdrage aan andere, al dan niet administratieve, werkzaamheden. Je bent bekend met het werken in diverse systemen /modellen bv het capaciteitsmodel tbv het afgegeven van prognoses op basis van de juiste capaciteit.


De hoofdelementen in jouw rol zijn:



  • Optreden als aanspreekpunt voor secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
  • Notuleren;
  • Proactief processen verbeteren en (werk)instructies verzorgen;
  • De personeelsadministratie op orde brengen en het onboardingsproces voor nieuwe medewerkers ondersteunen
  • Opstellen van nieuwsbrieven.
Wat we bieden

  • Een VOG zal aangevraagd moeten worden. Geen zorgen, dit doen wij voor jou;
  • Maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid;
  • Een functie die zowel fulltime 36 uur of parttime 32 uur is te vervullen,;
  • Bruto uurloon tussen € 17,53 en € 19,82 per uur (BBRA schaal 7, inschaling is op basis van jaren relevante werkervaring);
  • In eerste instantie een tijdelijk contract van 6 maanden via Start People met kans op verlenging bij goed functioneren;
  • Volledige reiskosten vergoeding wanneer je reist met het openbaar vervoer. € 0,21 p.km. wanneer je fietst en € 0,07 p.km. met de -auto (parkeerkosten zijn dan voor eigen rekening);
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij je talloze, gratis, online trainingen via GoodHabitz en OnlineAcademy.
Functie-eisen

Functie-eisen

Wat breng je mee?



  • Je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau. Bij voorkeur heb je een secretariële opleiding gevolgd (bv. Schoevers);
  • Kennis van de IND-systemen en ervaring in het ondersteunen van managers (binnen de Rijksoverheid) is een pré;
  • Je bent planmatig sterk, werkt accuraat en je beschikt over een flexibele en service verlenende instelling
  • Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen;
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden: je spreekt vloeiend Nederlands (in woord en geschrift) en stemt zaken goed af;
  • Je kunt goed omgaan met tijdsdruk en blijft effectief functioneren bij veranderingen of spanning;
  • Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

    Jouw competenties?
  • Integriteit
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
Over het bedrijf

De directie A&B beslist over asielaanvragen, evenals over zaken waarin mensen met een asielstatus familieleden naar Nederland willen laten overkomen en over herbeoordelingen van vergunningen. We gaan op een professionele, doelmatige en respectvolle manier te werk om onze klant duidelijkheid te geven over zijn toekomst. Tijdig en zorgvuldig beslissen: daar draait het om. Daarom vinden we het belangrijk dat we de klant en de (asiel)keten goed kennen, en werken we met gemotiveerde, integere en flexibele medewerkers. We werken dan ook nauw samen met partners zoals het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA), de politie en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). Wij werken in een internationaal georiënteerde omgeving.


  • Management Assistent

    4 weken geleden


    Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenOverweeg je als ervaren management assistent of soortgelijke functie de stap naar zzp'er, maar twijfel je over de financiële onzekerheid en administratieve rompslomp? Wat als je dezelfde afwisseling kunt ervaren met de zekerheid van een vast contract? Bij Secretary Plus kun je het beste van twee werelden combineren: de diversiteit van...

  • Management Assistent

    4 weken geleden


    Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenOverweeg je als ervaren management assistent of soortgelijke functie de stap naar zzp'er, maar twijfel je over de financiële onzekerheid en administratieve rompslomp? Wat als je dezelfde afwisseling kunt ervaren met de zekerheid van een vast contract? Bij Secretary Plus kun je het beste van twee werelden combineren: de diversiteit van...

  • Management Assistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenOverweeg je als ervaren management assistent of soortgelijke functie de stap naar zzp'er, maar twijfel je over de financiële onzekerheid en administratieve rompslomp? Wat als je dezelfde afwisseling kunt ervaren met de zekerheid van een vast contract? Bij Secretary Plus kun je het beste van twee werelden combineren: de diversiteit van...

  • Management Assistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenOverweeg je als ervaren management assistent of soortgelijke functie de stap naar zzp'er, maar twijfel je over de financiële onzekerheid en administratieve rompslomp? Wat als je dezelfde afwisseling kunt ervaren met de zekerheid van een vast contract? Bij Secretary Plus kun je het beste van twee werelden combineren: de diversiteit van...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland Tempo-Team Voltijd

    **Functieomschrijving**Als management ondersteuner voel jij precies aan wat de directie nodig heeft. Prioriteiten stellen? Dat is voor jou een fluitje van een cent Hier staat natuurlijk een mooi loon tegenover: Een bruto maandloon van € 2945 tot wel € 3954 Naast dit is het werken op de afdeling een kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen de overheid...


  • Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Start People Voltijd

    Over de functieWij zijn op zoek naar administratieve managementondersteuners voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Utrecht. Wat houdt de functie in? Als managementondersteuner ben je een veelzijdige kracht binnen een dynamische omgeving. Je richt je op het plannen, organiseren en ontzorgen van het management. Geen dag is hetzelfde in deze rol. Je...


  • Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Start People Voltijd

    Over de functieWij zijn op zoek naar administratieve managementondersteuners voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Utrecht. Wat houdt de functie in? Als managementondersteuner ben je een veelzijdige kracht binnen een dynamische omgeving. Je richt je op het plannen, organiseren en ontzorgen van het management. Geen dag is hetzelfde in deze rol. Je...

  • Management Assistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Overweeg je als ervaren management assistent of soortgelijke functie de stap naar zzp'er, maar twijfel je over de financiële onzekerheid en administratieve rompslomp? Wat als je dezelfde afwisseling kunt ervaren met de zekerheid van een vast contract? Bij Secretary Plus kun je het beste van twee werelden combineren: de diversiteit van...

  • Management Assistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland NS Voltijd

    Management Assistent - Utrecht Utrecht 36 uur (Lijn)management Station Sluit op :00 Jij zorgt ervoor dat interne collega's ondersteund worden, zodat ze zich optimaal kunnen concentreren op het uitvoeren van hun kerntaken waardoor jij indirect zorg draagt voor stations van wereldklasse. Management Assistent - Utrecht Utrecht (Lijn)management...


  • Utrecht, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls Management Assistent ben je de rechterhand en sparringspartner van het management en speel je een cruciale rol in de dagelijkse gang van zaken. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:Administratieve ondersteuning: beheer van agenda's, plannen van vergader

  • Management assistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat Voltijd

    Management assistent Als management assistent bij Rijkswaterstaat maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor het management. Daardoor kan het management de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat.Wij willen je graag beter leren kennen Kom werken bij Rijkswaterstaat en solliciteer direct Hoe jij bijdraagt in...

  • Parttime Management Assistent

    2 maanden geleden


    Utrecht, UT, Provincie Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls Management Assistent ben je de rechterhand en sparringspartner van het management en speel je een cruciale rol in de dagelijkse gang van zaken. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:Administratieve ondersteuning: beheer van agenda's, plannen van vergader


  • Utrecht, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls management assistent ben je een echte ontzorger, gedreven door enthousiasme. In deze rol speel je een cruciale rol in het ondersteunen van diverse managers, waarbij je een scala aan secretariële en administratieve taken op je neemt.Je verantwoordelijkheden omvatten onder a

  • Management Assistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat Voltijd

    Als management assistent bij Rijkswaterstaat maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor het management. Daardoor kan het management de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat.Wij willen je graag beter leren kennen Kom werken bij Rijkswaterstaat en solliciteer direct- Hoe jij bijdraagt in jouw rol- Het belangrijkste...

  • Management Assistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland AxionContinu Voltijd

    Als management assistent/ secretaresse heb jij een super veelzijdige en uitdagende functie waarbij je de rechterhand bent van onze zorgmanager Marije Post. Jij vindt snel en handig je weg in allerlei verschillende systemen en processen en vindt het leuk om heel verschillende taken op te pakken die de manager ontlasten. Werkzaamheden als het oppakken van...

  • Management Assistent Parttime

    2 maanden geleden


    Utrecht, UT, Provincie Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls management assistent ben je een echte ontzorger, gedreven door enthousiasme. In deze rol speel je een cruciale rol in het ondersteunen van diverse managers, waarbij je een scala aan secretariële en administratieve taken op je neemt.Je verantwoordelijkheden omvatten onder a

  • Management assistente

    4 weken geleden


    Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Career Rebels Voltijd

    Vacaturebeschrijving Hoe ziet jouw dag eruit? Bij ProRail Procurement werken ongeveer 160 fte, deze collega's zijn dagelijks bezig met data gedreven inkoop, variërend van grote infrastructurele projecten tot drukwerk. Het management bestaat uit 1 directeur en 4 managers (en 7 teammanagers). Hier ga jij 2 managers ondersteunen. Je hoeft het niet alleen...

  • Management assistente

    4 weken geleden


    Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Career Rebels Voltijd

    Vacaturebeschrijving Hoe ziet jouw dag eruit? Bij ProRail Procurement werken ongeveer 160 fte, deze collega's zijn dagelijks bezig met data gedreven inkoop, variërend van grote infrastructurele projecten tot drukwerk. Het management bestaat uit 1 directeur en 4 managers (en 7 teammanagers). Hier ga jij 2 managers ondersteunen. Je hoeft het niet alleen...

  • Management Assistent Advies

    4 weken geleden


    Zeist, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls Management Assistent ben je de drijvende kracht achter een vlot draaiend Management Team, waarbij je nauw samenwerkt met je collega's. Je bent onder andere verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:Beheer van complexe agenda's en coördinatie van veran


  • Utrecht, Utrecht, Nederland Pienk Voltijd

    Freelance Management Assistent | uur Nieuw Functie omschrijving Freelance Management Assistent | uur Voor een onderwijsinstelling in IJsselstein zijn wij, voor enkele weken, op zoek naar parttime freelance - interim management assistent die komt te werken voor de rector. De opdracht is tot de school zomervakantie. In deze opdracht van management...