Office Assistent

Als Office Assistent (Management Team Assistent) ondersteun je het management in het filiaal en verricht je administratieve, secretariële en coördinerende werkzaamheden. Je bent een belangrijke spil om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen en om ervoor te zorgen dat de managers worden ontzorgd. Over de functie Management Team Assistent Als Management Team Assistent ondersteun je het Storemanagement in het filiaal en verricht je administratieve, secretariële en coördinerende werkzaamheden. Je bent een belangrijke spil om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat de managers worden ontzorgd in het voorbereiden van rapportages, het beheer en de uitvoering van de administratie, het archiefbeheer en het faciliteren van diverse bijeenkomsten. Een zeer afwisselende functie, die optimale servicegerichtheid, accuratesse, flexibiliteit en positiviteit vereist Je werkzaamheden complete ondersteuning van het storemanagement waaronder agenda beheer en mailafhandeling; voorbereiden van (MT) vergaderingen, verzamelen van agendapunten en het verzorgen van de notulen; voorbereiden van afspraken: informatie verzamelen, (Powerpoint) presentaties maken; ondersteuning onboardingproces in de vorm van organiseren en begeleiden van de introducties; filteren van schriftelijke en mondelinge communicatie, stellen van prioriteiten; verzorgen van diverse rapportages/overzichten en schema's (bijvoorbeeld t.b.v. omzetcijfers, memberwerving, klanttevredenheidsmetingen, vakantieplanning, verlofdagenregistratie, aanwezigheidsplanning MT, jubilea, telefoonlijsten e.d.); verzamelen van gegevens t.b.v. centrale evaluaties (bijvoorbeeld n.a.v. een Memberavond of de DDD); verwerken en verspreiden van de binnengekomen post; beheren van het archief. Functie-eisen Graag maken wij kennis met enthousiaste, proactieve assistants die beschikken over een sterk servicegerichte instelling. Daarnaast voldoe je aan het volgende profiel: HBO werk- en denkniveau; enkele jaren ervaring in een ondersteunende functie binnen de Retail; uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; uitstekende kennis van MS Office; servicegericht, representatief en assertief. Wat je gaat doen Als Office Assistent verzorg je de schriftelijke en mondelinge in- en uitgaande communicatie. Je zorgt dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn en bent de vraagbaak voor de stakeholders in het filiaal. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en je helpt het managementteam met agendabeheer, het voorbereiden van rapportages, presentaties of andere administratieve ondersteuning. Kortom, een zeer afwisselende functie, die optimale servicegerichtheid, accuratesse, flexibiliteit en integriteit vereist Overige werkzaamheden; Je gaat notuleren bij vergaderingen, bewaken van voortgang actiepunten; Je houdt (soms meerdere) complexe agenda's bij; Je verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden; Onderhouden van contact met collega's en externe partijen. Wat we je bieden Op basis van een fulltime dienstverband (38 uur) kun je conform onze CAO rekenen op: Een bruto maandsalaris vanaf € 2.813,- 197,6 vakantie uren (wat neer komt op ca. 25 dagen) Een persoonlijk vitaliteitsbudget van maximaal € 500,- per jaar Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km. Vanaf 22km heb je recht op een NS Businesscard. Pensioenregeling Een jaarlijkse winstdeling tussen de 2% en 6%8% Vakantietoeslag 20% personeelskorting bij de Bijenkorf Wie we zoeken Ben jij degene die makkelijk overzicht weet te behouden en weet hoe je meerdere ballen omhoog moet houden? Als je bovendien nog voldoet aan de volgende eisen maken we graag snel kennis met je Beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste; Beheersing en ervaring met Microsoft Office; Je kunt goed zelfstandig werken en je bent digitaal zeer vaardig; Nauwkeurig en precies te werk gaan is je tweede natuur; 2 jaar relevante werkervaring.