Management assistent

Als management assistent bij Rijkswaterstaat (RWS) maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor de directeur-generaal (DG), zodat hij de focus kan leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat. Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Lees dan snel verder en reageer direct, we leren je graag beter kennen

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Het meest essentiële aan jouw baan is dat jij zorgdraagt voor een goedlopend secretariaat zodat onze Directeur-Generaal zich voor 100% op het bestuur kan richten. Jij werkt primair voor DG en desgewenst ook voor de plaatsvervangend DG.

Als management assistent heb je vooral contact met de landelijke organisatieonderdelen van RWS en met de gehele externe omgeving van RWS zoals Haagse departementen, bestuurlijk Nederland, marktpartijen en andere stakeholders zoals niet-gouvernementele organisaties. Jij zorgt ervoor dat jij de juiste informatie krijgt en vervolgacties uitzet.

Jouw werk bestaat uit de volgende taken:

• je houdt je bezig met het agendabeheer, en de prioritering en afhandeling van e-mailverkeer
• jij zorgt ervoor dat de DG goed voorbereid naar het overleg gaat en over de informatie en dossiers beschikt. Hiervoor zorg je dat tijdig de juiste annotaties worden verzorgd en bewaak je acties die zijn uitgezet.
• organiseer je fysieke en digitale bijeenkomsten waarin je van a tot z alles regelt
• boeken van dienstreizen

Verder zijn er tal van andere taken waar jij mee bezig mag houden. Je doet dit niet alleen; je maakt onderdeel uit van het DG secretariaat dat verder bestaat uit management assistenten, bestuurssecretarissen en adviseurs. Ook ben je onderdeel van het team management assistenten bij de Bestuurstaf en heb je regelmatig contact met de directe collega's bij het ministerie Infrastructuur en Waterstaat.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Hierbij ben je de steun en toeverlaat bij meetings: voorbereiden, plannen, organiseren, voortgang bewaken. Jij straalt wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je samenwerkt. Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je houdt ervan om zelfstandig aan het werk te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega's.

Wat wij aan jou waarderen

Als management assistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw drive onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en bent flexibel inzetbaar. Je neemt je verantwoordelijkheid en durft de juiste vragen te stellen waarbij je een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Tot slot is het veelzijdige vak van management assistent sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen en neem je je collega's hierin mee. Je draagt bij aan de vakontwikkeling en houdt mogelijkheden tot verdere digitalisering in de gaten.

Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct

Wil je eerst meer informatie over deze functie voordat je gaat solliciteren? Maak dan vrijblijvend kennis met een toekomstige collega, bel of app met Carolien Verschoor, via 06-. Zij staat je graag te woord

Let op: voor deze functie moet je binnen twee maanden een Verklaring Geen Bezwaar (VGB) kunnen overhandigen. Een AIVD-veiligheidsonderzoek maakt dan ook onderdeel uit van de procedure. Lees hier voor meer informatie.

• je hebt een afgeronde opleiding in een secretariële richting
• je hebt minimaal 5 jaar ervaring als management assistent of directiesecretaresse. ter ondersteuning van senior-management, in geval van de Rijksoverheid op het niveau van een Directeur-Generaal of Hoofdingenieur-Directeur
• je hebt ervaring met de politiek-bestuurlijke omgeving en interne administratieve en bedrijfsvoering regels en procedures
• je hebt inzicht in zeer gevoelige actuele onderwerpen en bent in staat op te treden als buffer naar het politiek-bestuurlijk en ambtelijk niveau
• je beheerst de Nederlandse en Engelste taal in woord en geschrift
• je beheerst Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, etc.) en IBabs
  • je standplaats is Den Haag. Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega's vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat
  • in verband met de bezetting, zijn wij op zoek naar een kandidaat die op vrijdag kan werken
  • de (online) selectiegesprekken vinden plaats op een nader te bepalen datum
  • bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
  • een veiligheidsonderzoek (VGB) via de AIVD maakt onderdeel uit van de screening. Jouw aanstelling is afhankelijk van een positief resultaat van dit onderzoek.
  • een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces

Heb je binnenkort je eerste kennismakings- of sollicitatiegesprek? Dit vindt bij voorkeur online plaats. Daarmee stimuleren wij 'slim' reizen. Zo dragen we bij aan minder druk op snelwegen en OV én minder CO2-uitstoot. Heb je toch liever een gesprek op een van onze kantoren? Laat het ons weten, dan kijken we natuurlijk wat mogelijk is.

Ben je toe aan het gesprek voor de 2e ronde of het arbeidsvoorwaardengesprek? Dan ontvangen wij je graag op locatie. Heb je dit gesprek liever online? De adviseur Werving en Selectie inventariseert wat jouw wensen zijn waarna een definitieve afspraak wordt gemaakt.

Wat kan en mag je verwachten als je gaat werken bij 1 van de grootste werkgevers van Nederland? Veelzijdig werk en heel diverse banen en de belofte dat jij meewerkt aan een beter Nederland. Je mag je welkom voelen binnen een unieke mix aan collega's. Natuurlijk kun je óók rekenen op goede arbeidsvoorwaarden:

• 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur
• mobiele telefoon en laptop
• hybride werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag
• € 750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels
• fietsreiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer
• elke 5 jaar € 500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen
• voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar € 300,- gebruiken voor een nieuwe accu
• Individueel Keuzebudget van 16,50 % van je salaris
• trainingen, cursussen, opleidingen: van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof
• sportdagen met collega's en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen de Bestuursstaf (BS)? Dit organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie als geheel. De BS ondersteunt de directeur-generaal bij de landelijke aansturing van de organisatie en zorgt voor een goede verbinding tussen Rijkswaterstaat en zijn omgeving. Zo wordt er binnen de BS van buiten naar binnen gekeken en wordt Rijkswaterstaat in contact gebracht met externe ontwikkelingen. Verder ondersteunt de BS het bestuur door te adviseren op basis van overzicht, samenhang en integraliteit.

In totaal werken ongeveer 120 mensen binnen de BS, verspreid over vier stafdirecties: Omgeving, Communicatie & Strategie, Productie & Informatievoorziening, Financiën & Control en HRM & Organisatie.