Executive Assistant bij Portaal

2 weken geleden


Utrecht, Utrecht, Nederland Het PA Bureau Voltijd

Executive Assistant bij Portaal

  • Utrecht
  • 32-36 uur
  • Ervaring :>5 jaar
  • Salaris: afhankelijk van ervaring

Vaardigheden:

Proactief

Flexibel

Communicatief sterk

Organisatiesensitief

Woningcorporatie Portaal beheert meer dan vijftigduizend woningen. De missie is ambitieus en ontzettend hard nodig: het schrijnende woningtekort aanpakken. Door een lid van de Raad van Bestuur en de Bestuurssecretaris goed te ondersteunen, zorg je er als Executive Assistant voor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen.

Voor wie ga je werken?

Portaal doet waar in Den Haag over wordt gepraat: woningen bouwen, verduurzamen en zorgen dat zoveel mogelijk mensen fijn en betaalbaar kunnen wonen. Maar de organisatie wil meer dan alleen huizen bouwen en onderhouden; elke buurt moet een plek zijn waar mensen zich thuis voelen, naar elkaar omkijken en prettig samenleven. Dat is de missie waar bijna duizend 'Portalers' zich dagelijks voor inzetten.

De woningcorporatie beheert meer dan vijftigduizend woningen in vijf stedelijke gebieden: Arnhem, Nijmegen, Amersfoort, Utrecht en Leiden. Bij alles wat Portaal doet, wordt rekening gehouden met de belangen van de samenleving, bewoners, werknemers en andere betrokken partijen. De organisatie staat midden in de maatschappij, en weet heel goed dat het zich verder moet ontwikkelen om haar ambities waar te kunnen maken. De externe opgave is alleen maar groter geworden. Om daar goed een goed antwoord op te kunnen geven, werd vorig jaar de topstructuur van de organisatie gewijzigd. Er wordt nu volop geïnvesteerd in de samenwerking met de nieuwe directie en MT's, het opleiden van alle medewerkers en het aantrekken van nieuw talent om samen de transitie waar te maken. Tegelijkertijd is Portaal ook een commercieel bedrijf: voor de woningcorporatie gaan maatschappelijk impact maken en economisch rendabel zijn hand in hand.

Wat ga je doen?

Als Executive Assistant ondersteun je Arjel Woudstra, Lid van de Raad van Bestuur, en Iris Pieterson, de Bestuurssecretaris. Dankzij jouw ondersteuning kunnen zij hun werk met het hoge tempo en de precisie die daarbij horen, succesvol uitvoeren.

Je beheert de complexe agenda's en mailboxen van zowel Arjel als Iris. Je weet wat er speelt, kunt snel schakelen als zaken onverwacht anders lopen, en behoudt altijd het overzicht. Een van je belangrijkste kwaliteiten is je proactieve mindset. Die proactiviteit zorgt ervoor dat je (ver) vooruit denkt, anticipeert op wat mogelijk komen gaat, en altijd een plan B paraat hebt.. Voorafgaand aan elke RvC-, directie- of bestuursvergadering check je of de agenda op orde is, of de juiste mensen zijn aangehaakt, dat alle stukken ingediend zijn en of Arjel en/of Iris goed geïnformeerd zijn. Door op deze gestructureerde en efficiënte manier met hun tijd en energie om te gaan, maak je hun leven elke dag een stuk gemakkelijker én zorg je ervoor dat elke meeting soepel verloopt. Notulen werk je snel en efficiënt uit, en de actielijsten die daaruit voortkomen, beheer je zorgvuldig.

De transitie waarin Portaal zich bevindt, heeft ook effect op jouw rol. Als Executive Assistant voer je de modernisering die de organisatie doormaakt, ook binnen je eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden door. Ook hier is je proactiviteit onmisbaar: als je processen ziet die efficiënter kunnen, pak je dat direct op. Je onderzoekt bijvoorbeeld hoe tools zoals AI daarbij kunnen helpen. Je rol gaat duidelijk verder dan traditionele ondersteunende taken; er wordt ook een beroep gedaan op je intelligentie en initiatiefrijkheid om zelf zaken op te pakken. Door ownership te nemen maak je in deze rol echt het verschil.

Je werkt nauw samen met Arjel en Iris, maar ook met de assistant die de Voorzitter van de Raad van Bestuur ondersteunt. Als het nodig is, vervangen jullie elkaar. Het support-team bestaat uit meer dan twintig collega-assistants. Je werkt vanuit het Huis van Portaal in Utrecht, maar af en toe ben je ook aanwezig op een van de andere locaties.

Als proactieve, flexibele en daadkrachtige Executive Assistant zorg je ervoor dat Arjel en Iris hun rol optimaal kunnen vervullen. Je bent nieuwsgierig, staat stevig in je schoenen en bent flexibel genoeg om soepel mee te bewegen in een organisatie die volop in ontwikkeling is. Met jouw ervaring en communicatieve skills wijs je collega-assistants en de organisatie de weg en breng je processen binnen de organisatie naar een hoger niveau. Daarmee ben je niet alleen van grote waarde voor Arjel en Iris, maar draag je ook wezenlijk bij aan een organisatie die zich inzet om het hoofd te bieden aan een van de grootste uitdagingen van onze tijd.


  • Executive Assistant

    1 week geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Independent Recruiters Voltijd

    Mooie uitdaging als Executive Assistant in UtrechtWij zijn op zoek naar twee Executive Assistants (32-40 uur per week) die direct kunnen instappen. In deze rol ondersteun je meerdere directors binnen het Product & Tech-team en werk je nauw samen met een team van er...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Manager/Senior Executive Assistant/Executive Assistant, TPg Alumni and Student Services (at the rank of Executive Officer/Clerk I/II) (several posts) in the Faculty of Business and Economics (Ref.: 524296) (to commence as soon as possible, on a two-year fixed-term basis, with contract-end gratuity and University contribution to a retirement benefits...

  • Executive Assistant

    5 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Independent Recruiters Werk op afstand Freelance Voltijd

    Ben jij een ervaren Executive Assistant en ben je per direct beschikbaar voor minimaal 32 uur per week? Werk je daarnaast graag in een innovatieve omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan is dit jouw kans om je skills in te zetten binnen een toonaangevend e-commerce bedrijf in de omgeving van Utrech...

  • Executive Assistant

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Independent Recruiters Voltijd

    Ben jij een ervaren Executive Assistant en ben je per direct beschikbaar voor minimaal 32 uur per week? Werk je daarnaast graag in een innovatieve omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan is dit jouw kans om je skills in te zetten binnen een toonaangevend e-commerce bedrijf in de omgeving van Utrech...

  • Senior Executive Assistant

    6 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Senior Executive Assistant (at the rank of Clerk I) in the Department of Medicine, School of Clinical Medicine  (Ref.: 524233) (to commence as soon as possible, on a two-year fixed-term basis with contract-end gratuity and University contribution to a retirement benefits scheme, totalling up to 10% of basic salary, with the possibility of renewal subject...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland BeBright Voltijd

    Kom jij ons team van energieke Brights versterken met jouw organisatorische talent en HR-expertise? Wij zoeken een ervaren en proactieve HR-expert die een sleutelrol speelt in alle HR-werkzaamheden binnen BeBright. Je bent verantwoordelijk voor het structureren en optimaliseren van HR-processen, van recruitment tot onboarding en talentmanagement. Daarnaast...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland BeBright Voltijd

    Kom jij ons team van energieke Brights versterken met jouw organisatorische talent en HR-expertise? Wij zoeken een ervaren en proactieve HR-expert die een sleutelrol speelt in alle HR-werkzaamheden binnen BeBright. Je bent verantwoordelijk voor het structureren en optimaliseren van HR-processen, van recruitment tot onboarding en talentmanagement. Daarnaast...

  • Project Assistant

    1 week geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Adecco Nederland Voltijd

    Ben jij die proactieve project assistant die projecten vlekkeloos laat verlopen? Direct in dienst (werving & selectie) en werken in een professioneel team? Voor onze opdrachtgever in Utrecht (goed bereikbaar met het OV en de auto) zijn wij op zoek naar parttime versterking voor 24-32 uur per week. Word jij hun nieuwe collega?Wat ga je doen?In jouw functie...

  • Office secretaresse

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ARTO RECRUITMENT Voltijd

    Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een executive assistant die verantwoordelijk is voor de directe ondersteuning van één of meerdere partner(s), director(s) en/of senior manager(s). Zo help je hen om de klanten op een excellente wijze te bedienen. Je maakt onderdeel uit van het executive assistants team van de afdeling support met landelijk 300...

  • Secretaresse

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ARTO RECRUITMENT Voltijd

    WAT GA JE DOEN? Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een executive assistant die verantwoordelijk is voor de directe ondersteuning van één of meerdere partner(s), director(s) en/of senior manager(s). Zo help je hen om de klanten op een excellente wijze te bedienen. Je maakt onderdeel uit van het executive assistants team van de afdeling support...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland Het PA Bureau Voltijd

    Maar de organisatie wil meer dan alleen huizen bouwen en onderhouden; De woningcorporatie beheert meer dan vijftigduizend woningen in vijf stedelijke gebieden: De organisatie staat midden in de maatschappij, en weet heel goed dat het zich verder moet ontwikkelen om haar ambities waar te kunnen maken. Om daar goed een goed antwoord op te kunnen geven, werd...

  • Assistant Manager

    6 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Assistant Manager   (at the rank of Executive Officer) in the LKS Faculty of Medicine  (Ref.: 524173) (to commence as soon as possible, on a two-year fixed-term basis with contract-end gratuity and University contribution to a retirement benefits scheme, totalling up to 10% of basic salary, with the possibility of renewal subject to funding availability...

  • Assistant Manager

    2 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Assistant Manager (Technology Transfer) (at the rank of Executive Officer) in the Li Ka Shing Faculty of Medicine (Ref. 523904) (to commence as soon as possible, on a two-year fixed-term basis with contract-end gratuity and University contribution to a retirement benefits scheme, totalling up to 10% of basic salary, with the possibility of renewal) ...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Project Executive, Site Management (at the rank/grade of Technical Officer/Research Assistant I/II) in the Clinical Trials Centre (Ref.: 524153)  The Clinical Trials Centre (HKU-CTC) is a leading clinical trials management platform established under The University of Hong Kong LKS Faculty of Medicine (HKUMed) and is dedicated to managing and...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd € 3.000 - € 4.000

    Bij Secretary Plus ben je een essentiële schakel in onze dynamische organisatie. Als project assistant speel je een centrale rol en zorg je voor de succesvolle uitvoering van projecten. Je staat midden in het team en coördineert communicatie tussen verschillende afdelingen, waarbij je je sterke organisatorische vaardigheden en proactieve houding kan...

  • Project Assistent

    21 uur geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doenAls project assistant speel je een centrale rol binnen onze dynamische organisatie, waar jouw bijdrage direct impact heeft op de kwaliteit en het succes van onze dienstverlening. Je staat midden in het team en zorgt ervoor dat de projecten vlekkeloos verlopen. De uitdagingen die je tegenkomt zijn het managen van meerdere projecten en het...

  • Project Assistent

    2 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doenAls project assistant speel je een centrale rol binnen onze dynamische organisatie, waar jouw bijdrage direct impact heeft op de kwaliteit en het succes van onze dienstverlening. Je staat midden in het team en zorgt ervoor dat de projecten vlekkeloos verlopen. De uitdagingen die je tegenkomt zijn het managen van meerdere projecten en het...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    We zoeken een gedreven Project Assistant met oog voor detail en organisatie bij Secretary Plus in Utrecht.Over het bedrijfSecretary Plus is een vernieuwende en mensgerichte executive search organisatie gespecialiseerd in de gezondheidszorg. Met jarenlange ervaring begeleiden we opdrachtgevers en kandidaten naar toekomstgericht, effectief en inspirerend...

  • Projectmedewerker

    3 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Top Secretaries Voltijd € 3.000 - € 4.000

    Over Top SecretariesMet Top Secretaries ben je een echte teamspeler die vooruitdenkt en een project soepel wilt laten verlopen. Samenwerkend met jouw collega's hou je je hoofd koel in stressvolle situaties en verras je anderen positief met jouw proactieve ondersteuning.Onderdeel van een klein en toonaangevende organisatieJij werkt in een kleine en...

  • Teamassistent

    3 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Top Secretaries Voltijd € 3.000 - € 4.000

    Onze vacatureWe zoeken een enthousiaste en georganiseerde Project Assistant die zich kan vinden in onze werkwijze en ons doel om Executive Search-projecten succesvol af te ronden. Je bent klaar om toe te voegen aan een jong en ambitieus team waarbij mensen centraal staan?Werken bij Top SecretariesTijdens deze rol zal je ondersteuning bieden aan twee partners...