Senior Secretaresse 24

5 dagen geleden


Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

Gemeente Amsterdam zoekt een Senior Secretaresse voor 24 - 28 uur

Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid & Kwaliteit binnen gemeente Amsterdam en speelt een cruciale rol in een soepele en efficiënte bedrijfsvoering. Door de hoge werkdruk blijft er echter weinig ruimte over om verbeteringen te ontwikkelen en door te voeren. Daarom is besloten om extra senior secretariële ondersteuning aan te stellen. Deze nieuwe collega krijgt als primaire taak om alle secretariële processen efficiënter en effectiever in te richten.

Standplaats: Amsterdam, 3 dagen op kantoor

Deze rol is per direct beschikbaar voor 24-28 uur per week. Je start op projectbasis tot minimaal 1 oktober 2025. Bevalt het van beide kanten? Dan is er een optie tot verlenging tot een totaal van twee jaar. Dus, als je nu denkt: dit klinkt als mijn volgende uitdaging , wacht dan niet te lang. Let op: geen zzp

De afdeling

Bij de directies Werk, Participatie en Inkomen (WPI) zetten 2.000 professionals zich dagelijks in om Amsterdammers maatwerkdienstverlening te bieden. Vanuit hun expertise en met oog voor toegevoegde waarde werken inkomensconsulenten, klantbegeleiders Werk, handhavers, jobcoaches en schuldhulpverleners multidisciplinair en gebiedsgericht samen binnen de verschillende stadsdelen.

Jouw uitdaging

  • Als ervaren en zelfstandig werkende ondersteuner faciliteer je primair de directie en het afdelingsmanagement. Je analyseert de bestaande procedures, doet verbetervoorstellen en vertaalt deze – na afstemming – naar duidelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies.
  • Je zorgt voor heldere afspraken met alle gebruikers van de secretariële diensten en optimaliseert de werkwijzen en methoden binnen de directie. Daarbij bewaak je de kwaliteit van het resultaat en neem je waar nodig verbetermaatregelen.
  • Daarnaast speel je een belangrijke rol in een soepel in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (exclusief de vakinhoudelijke inwerking).
  • Als teamlid draag je actief bij aan een werkklimaat waarin dienstverlening, humor en collegialiteit centraal staan.
  • Je rapporteert proactief over de voortgang van je werkzaamheden aan de coördinator van het secretariaat. Minimaal eens per twee weken plan je een overleg om de voortgang te bespreken. Vooraf stel je schriftelijk de bespreekpunten op, en na afloop bevestig je de gemaakte afspraken en besproken punten per e-mail.

Wat ga je nog meer doen:

  • Plannen en organiseren : Je regelt afspraken en organiseert vergaderingen, trainingen, bijeenkomsten en conferenties.
  • Correspondentie en documentbeheer : Je analyseert en verzorgt zakelijke correspondentie, zoals rapportages, memo's en presentaties, en bewaakt de voortvloeiende acties en opdrachten.
  • Agenda- en communicatiebeheer : Je beheert complexe agenda's, handelt telefoongesprekken en post (e-mails en brieven) af en zorgt voor een soepele communicatie.
  • Vergaderingen en administratie : Je verzorgt de secretariële, administratieve en facilitaire voorbereiding van bijeenkomsten (iBabs), notuleert directie- en projectvergaderingen en archiveert belangrijke documenten.
  • Budgetbewaking : Je monitort de benutting van toegewezen budgetten en signaleert tijdig benodigde acties.
  • Gastvrijheid en contactbeheer : Je ontvangt bezoekers en gasten op diverse locaties en onderhoudt in- en externe contacten. Daarnaast draag je bij aan de verzorging van nieuwsbrieven en rapportages.

Hier ga je aan de slag

Gemeente Amsterdam wil een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom

Werk, Participatie en Inkomen (WPI)

WPI staat dichtbij de Amsterdammer en helpt Amsterdammers die onvoldoende inkomen hebben zelfredzaam te worden. Samen met onze samenwerkingspartners zorgen we ervoor dat iedere Amsterdammer een oplossing op maat krijgt die aansluit bij de situatie waarin iemand op dat moment verkeerd. WPI sluit nauw aan bij de ontwikkelingen gemeentebreed en clusterbreed sociaal domein. Denk aan veranderingen in de doelgroep, de digitalisering, de ontwikkeling van de beleidsfunctie clusterbreed of de mogelijke verandering van de stadsdelen. We willen daarbij wendbaar en opgavegericht werken, zodat we toekomstige ontwikkelingen aan kunnen. Eenvoud, eenduidigheid en data gedreven werken zijn belangrijke pijlers onder het hoofdproces van WPI. We gaan uit van de eigen kracht van inwoners. Betaald werk is de beste manier om armoede te voorkomen. Daarom helpen we onze klanten bij het vinden van een baan. Als dat echt niet mogelijk is, verlichten we financiële nood en denken we mee over andere manieren van participatie.

Wat breng je mee?

  • Je hebt minimaal hbo-werk- en -denkniveau, aantoonbaar door een opleiding in management en/of recente werkervaring op hbo-niveau.
  • Secretariële expertise: In de afgelopen zeven jaar heb je minimaal vijf jaar aantoonbare en recente ervaring opgedaan op een (directie)secretariaat met meer dan drie medewerkers.
  • Breed inzetbaar: Je hebt minstens vijf jaar werkervaring als secretaresse, zowel in de profit- als non-profitsector.

Bonuspunten als je…

  • Een goede beheersing hebt van de Engelse taal.
  • Werkervaring hebt bij een grote gemeente (minimaal 100.000 inwoners).

Dit bieden we jou

Als Senior Secretaresse kom je de gemeente Amsterdam minimaal 24 en maximaal 28 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

  • Een brutomaandsalaris tussen € 3359 tot € 4811 (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
  • Een tijdelijke overeenkomst op projectbasis.

Solliciteren? Reageer vóór donderdag 27 maart, 12.00 uur en je zit in de race Let op: deze opdracht is niet beschikbaar voor zelfstandigen (zzp'ers).



  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    Gemeente Amsterdam zoekt een Senior Secretaresse voor 24 - 28 uur Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid & Kwaliteit binnen gemeente Amsterdam en speelt een cruciale rol in een soepele en efficiënte bedrijfsvoering. Daarom is besloten om extra senior secretariële ondersteuning aan te stellen. Deze nieuwe...

  • Secretaresse

    2 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Public Support Voltijd

    Wil jij met je werk echt het verschil maken in de publieke sector? En zoek je een functie waarin je kunt uitblinken als directiesecretaresse in de regio Utrecht? Lees dan snel verderWat ga je doen als secretaresse?Als Interim secretaresse regio Utrecht bij Public Support geniet je van de zekerheid van één vaste werkgever bij een maatschappelijk betrokken...

  • Secretaresse

    1 week geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Olympia Voltijd

    Leuke tijdelijke parttime klus als secretaresse bij een grote woningcorporatie i.v.m. Ziektevervanging Wat ga je doen? Elke werkdag is anders, maar jij begint de dag met een duidelijk plan. Je hebt scherp wat er op de agenda staat en welke taken voorrang hebben. In een overleg met de manager Vastgoed komen nieuwe acties naar voren die jij direct oppakt. Je...

  • Secretaresse

    2 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Olympia Voltijd

    Bedrijfsomschrijving Bij deze opdrachtgever geloven ze dat iedereen mee moet kunnen doen met de samenleving. Ze bieden mensen een thuis, een plek die bijdraagt aan een goede kwaliteit van wonen en leven. Nu én in de toekomst. Op het regiokantoor in Amsterdam werk je op de afdeling Vastgoed met zo'n 30 collega's.  Functieomschrijving Elke werkdag is anders,...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Finance Ideas Voltijd € 2.700 - € 2.900

    Over onsFinance Ideas is een organisatie die sterk staat in de financieringsdiensten. Ons doel is om onze klanten te helpen bij hun financiële behoeften en hen te ondersteunen bij het bereiken van hun doelen.Wij zoeken jou!We zoeken een jonge, flexibele en creatieve secretaresse die kan bijdragen aan onze continuïteit. Je zult onderdeel worden van ons...

  • Medisch secretaresse

    4 dagen geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Daan Voltijd

    Wij zoeken jou Ben jij een administratieve held(in) met een passie voor de zorg? Iemand die niet alleen goed kan organiseren, maar ook empathie en klantvriendelijkheid hoog in het vaandel heeft staan? En ben jij een echte teamspeler met een positieve instelling. Snap je dat goede communicatie essentieel is in de zorg en kan je met...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Finance Ideas Voltijd € 2.700 - € 2.900

    Wie zijn wij?We zijn Finance Ideas, een dynamische organisatie die zich toelegt op het bieden van financiële diensten aan onze klanten. Wij staan bekend om ons professionele imago en onze toewijding aan kwaliteit.Vacature Junior SecretaresseWe zoeken een junior secretaresse die bij ons team wil aansluiten. Als junior secretaresse ben je verantwoordelijk...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Finance Ideas Voltijd € 2.700 - € 2.900

    Vacature Junior SecretaresseWe zoeken een junior secretaresse die onze administratieve taken kan uitvoeren en ons team kan ondersteunen. Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van de telefoon, het plannen van afspraken, het beheren van de gedeelde mailbox, het bijhouden van onze contactendatabase en het inschrijven van cursisten voor...

  • Senior Accountant

    2 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland WR Solliciteren Voltijd

    Samengevat:Wil jij het verschil maken als senior assistent-accountant?Ben jij een gedreven financieel expert met oog voor detail?Heb jij ervaring in accountancy en fiscale advisering?Vaste baan: Senior Assistent-Accountant € - € Wij ondersteunen ondernemers met administratie en fiscaal advies.Persoonlijke aandacht en kwaliteit staan bij ons voorop.Werken...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    Bij Gemeente Amsterdam ben jij als Senior Secretaresse verantwoordelijk voor het beheren van verschillende agendapunten. Dit kan van alles zijn: agendabeheer, notuleren van vergaderingen of het optimaal organiseren van evenementen.Jouw werkzaamheden staan centraal in het verbeteren van de processen binnen directie en management. Enkele belangrijke aspecten...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Holland Talent Group Voltijd

    Senior Salarisadministrateur – Til processen naar een hoger niveauWeet jij alles van salarisadministratie en ben je altijd op zoek naar hoe het beter kan? Dan hebben wij een toffe kans voor je Dit is dé baan voor de salarisprofessional die verder kijkt dan alleen cijfers en écht impact wil maken.INTROIn het bruisende Amsterdam  staat een organisatie die...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    VoorwaardenJe bent minimaal HBO-werk- en -denkniveau, met een opleiding in management of recente werkervaring op HBO-niveau. Je hebt goede beheersing van de Engelse taal.In deze rol zorg je ervoor dat de directie en het management worden ondersteund door een professionele en flexibele secretaresse.

  • Senior locatiemanager

    2 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Kinderopvang 2Samen Voltijd

    Kinderopvang 2Samen heeft 70 locaties voor kinderdagopvang, peuteropvang en buitenschoolse opvang in Den Haag, Monster en Naaldwijk. Bij KC Toermalijn werken opvang, onderwijs en de peuterleerplek heel nauw met elkaar samen. Vanaf volgend schooljaar vormen we één team en werken we met elkaar volgens dezelfde visie. Bij 2Samen zijn we verantwoordelijk voor...

  • Senior Analist

    3 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Koopman International B.V. Voltijd

    Koopman International is een internationaal opererende import- en exportonderneming en gespecialiseerd in non-food artikelen. Wij zijn één van de grootste importeurs van Europa en wij leveren consumentenproducten aan bedrijven binnen de detailhandel, zoals supermarkten, bouwmarkten, tuincentra, warenhuizen en internationale bedrijven. Ons hoofdkantoor en...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Kasparov Finance & BI Voltijd

    Enthousiast om een bijdrage te leveren aan de verdere groei en ontwikkeling van een gerenommeerd 91 jarig familiebedrijf in de automotive branche? Beschik je daarbij over een afgeronde HBO/WO opleiding en heb je relevante business control ervaring opgedaan? Voor de Truck divisie van de Van Tilburg-Bastianen Group, ook wel TB, in Breda zoeken wij exclusief...


  • Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Doxa Voltijd

    Voor de gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een Senior Communicatieprofessional Buurtberaad Warmte. De functie is voor 24 uur per week. Het gaat om een tijdelijke functie 1-03-2025 tot 02-06-2025, met een optie tot verlenging. De gemeente Amsterdam zoekt voor een zeer relevant, interessant en politiek gevoelig dossier een senior...

  • Senior contractmanager

    3 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Vitens Voltijd

    Functietitel: Senior ContractmanagerRecruiter: Daniëlle BijsterboschVacature-ID: 3263Wil jij je talent inzetten voor een duurzame en toekomstbestendige drinkwatervoorziening?  Iedere dag 1 miljard liter drinkwater van topkwaliteit winnen, zuiveren en leveren is een uitdaging van formaat. Vooral als je dat duurzaam wil doen, met oog voor de belangen van...

  • Senior Bestuurssecretaris

    4 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Stichting Jeugd Tandzorg West Voltijd

    Stichting Jeugd Tandzorg West zoekt een Senior bestuurssecretaris (z.s.m., 24 uur per week) Alle kinderen en jongvolwassen in de regio Den Haag gaan naar de tandarts én zorgen goed voor hun tanden" Wij zijn stichting Jeugd Tandzorg West, dé kindertandarts in Den Haag en omstreken voor iedereen tot en met 27 jaar. Wij hebben zes tandarts- en twee...

  • Senior Contractmanager

    3 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Vitens Voltijd

    Functietitel: Senior ContractmanagerRecruiter: Daniëlle BijsterboschVacature-ID: 3263Wil jij je talent inzetten voor een duurzame en toekomstbestendige drinkwatervoorziening?  Iedere dag 1 miljard liter drinkwater van topkwaliteit winnen, zuiveren en leveren is een uitdaging van formaat.Vooral als je dat duurzaam wil doen, met oog voor de belangen van...

  • Senior Business Controller

    4 weken geleden


    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Kasparov Finance & BI Voltijd

    Enthousiast om een bijdrage te leveren aan de verdere groei en ontwikkeling van een gerenommeerd 91 jarig familiebedrijf in de automotive branche? Beschik je daarbij over een afgeronde HBO/WO opleiding en heb je relevante business control ervaring opgedaan? Dan komen wij graag met jou in contact Voor de Truck divisie van de Van Tilburg-Bastianen Group, ook...