Programmaondersteuner Natuurmonitoring

Voor een uitvoeringsorganisatie in de provincie Utrecht zijn wij op zoek naar een programmaondersteuner natuurmonitoring. Als programmaondersteuner ondersteun je primair de programmamanager en programmasecretaris bij de organisatorische zaken van het verbeterprogramma en ondersteun je ook de projectleiders op een aantal zaken. Jij zorgt dat afspraken in de agenda’s komen, er een overzicht is van acties en die opgevolgd worden en je zorgt dat documenten goed opgeslagen worden en toegankelijk zijn. Ook regel je de facilitaire zaken van overleggen binnen het programma. Oftewel: je haalt plezier uit overzichten opzetten en bijhouden, organiseren en projectleiders ondersteunen.

**Context**

Opdrachtgever voor het programma VVM is de Stuurgroep Natuurmonitoring en -informatievoorziening met deelnemers namens de ministeries van LNV, IenW, Defensie en meerdere provincies. Een programmateam van projectleiders, projectmedewerkers, een projectondersteuner en een programmamanager geven invulling aan het programma, in nauwe samenwerking met een netwerk van medewerkers van de provincies, Rijk en betrokken ketenpartners.

Om de provincies op langere termijn nog beter te kunnen ondersteunen met betrouwbare natuurinformatie, zet de organisatie in op een programma voor de periode 2024 - 2030 dat is gericht op versterking van bestaande en nieuwe instrumenten voor natuurmonitoring en op verbetering van de samenwerking tussen de partijen die samen invulling geven aan de keten van natuurinformatie.

**Functieomschrijving**
Wij zijn op zoek naar een programmaondersteuner Natuurmonitoring. Ervaring met interbestuurlijke programma’s is een vereiste, ervaring in het natuur
- of provinciaal domein is een pré.

Als programmaondersteuner werk je nauw samen met de programmasecretaris en de programmamanager. De nadruk ligt op ontzorgen, ordening, overzicht en plannen en het pro-actief ondersteunen van het gehele programmateam.

Wij zoeken een ondersteuner voor de volgende werkzaamheden:

- Bewaken van afspraken
- Beheren van de programma-mailbox en het beantwoorden van vragen
- Plannen en maken van afspraken inclusief agendamanagement van de programmamanager
- Organiseren van de facilitaire zaken van bijeenkomsten met interne en externe partijen (zaalreservering, catering, beamer en andere benodigdheden)
- Verslaglegging
- Beheren van documenten, verzamelen van informatie en die op de juiste plek op Sharepoint/Teams zetten
- Beheren van Sharepoint/Teams: gebruikers toevoegen, algehele structuur beheren, aanpassingen doen o.b.v. behoeften prorgrammateam, enz.
- Actief bijhouden van de contactenlijst en wie in welke werkgroepen/gremia deelneemt
- Uitvoeren van werkzaamheden ter ondersteuning van communicatie, zoals mailings, nieuwsbrieven
- Programmasecretaris en projectleiders ondersteunen bij inkoopprocessen
- Bijhouden van de programma-administratie, waaronder de financiële administratie
- Pro-actief meedenken en met suggesties komen voor verbeteringen t.a.v. de organisatie van het programma

Eisen:

- HBO werk
- en denkniveau;
- Minimaal 3 jaar relevante en recente werkervaring als programma-ondersteuner bij een interbestuurlijk programma in het publieke domein;
- Aantoonbare ervaring met ondersteunen interbestuurlijke programma’s in het publieke domein;
- Werkzaam geweest bij/voor een overheidsorganisatie, terreinbeherende organisatie of soortenorganisatie;
- Kennis van en ervaring met methoden/technieken voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile/Scrum;
- Aantoonbare recente ervaring met het beheren van documenten, verzamelen van informatie en die op de juiste plek op Sharepoint/Teams zetten;
- Ervaring met het organiseren van de facilitaire zaken van bijeenkomsten met interne en externe partijen (zaalreservering, catering, beamer en andere benodigdheden).