Bestuurssecretaresse

**Functieomschrijving**: Voor de Gemeente De Bilt zoeken wij een Bestuurssecretaresse.

Eén van de collega’s maakt in oktober een mooie reis en een andere collega mag verhuizen naar haar nieuwe huis. Daarnaast nemen zij afscheid van hun burgemeester en hopen zij medio oktober een waarnemend burgemeester te verwelkomen.
Zij hebben ruimte voor een nieuwe collega en daarvoor staat nu een vacature uit. Om alle taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van de nieuwe collega zijn wij voor hen op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuursondersteuning.

**Werkzaamheden**
Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen.
Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie.
Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag.
Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

**Jouw profiel**
Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.
_ Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie._

**Functie eisen**:

- Afgeronde opleiding op mínimaal MBO+ niveau in de richting van directie
- en/of managementondersteuning
- Minimaal 1 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie
- Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur

**Functie wensen**:

- Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie
- Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur
- Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur binnen een gemeente
- Werkervaring met complex agendabeheer

**Extra informatie**:

- Plaats De Bilt
- Opleidingsniveau MBO/HBO
- Aantal uur 24 - 32 uur per week
- Startdatum 3-10-2024
- Geschikt voor ZZP? Ja
- Thuiswerken mogelijk? Ntb