Hoofd Secretariaat

6 maanden geleden


Den Haag Centrum, Nederland DJI Voltijd

**Intro**: Wij zijn op zoek naar een leidinggevende die in staat is om medewerkers op een inspirerende manier aan te sturen en met het team de secretariële ondersteuning door te ontwikkelen.
**Organisatie
- en afdelingomschrijving**:
Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

**Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)**
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

**Dit ga je doen**:
Je geeft leiding aan een pool van secretaresses (+/- 15 fte) die werken voor verschillende directies (10) van het Hoofdkantoor van DJI. Het hoofd secretariaat heeft de dagelijkse leiding over het secretariaat van het Hoofdkantoor van DJI. In deze hoedanigheid heb je de personele zorg over de secretaresses en ben je het eerste aanspreekpunt voor de secretariële inzet op alle directies van het Hoofkantoor van DJI. Het is een team waar onlangs en nog steeds veel personeelswisselingen zijn (geweest). Dat vraagt om goede begeleiding binnen de afdeling, maar ook binnen het Hoofdkantoor van DJI en daarbuiten. De organisatie van het Hoofdkantoor is in beweging en dat vraagt ook om doorontwikkeling van het secretariaat, waar het gaat over de dienstverlening, eenduidige werkwijze en processen, samenwerking binnen de pool etc.

Je durft duidelijke verwachtingen uit te spreken richting de medewerkers over doelen/resultaten en hen aan te spreken op eigen verantwoordelijkheid. Tegelijk heb je oog voor de kracht en talenten in het team. Je draagt zorg voor de benodigde randvoorwaarden om de gewenste doelen/resultaten binnen de eigen verantwoordelijkheden te kunnen leveren. Je draagt zorg voor de ontwikkeling van het personeel en voor een constant serviceniveau van het secretariaat. Je overziet de processen waarbinnen het secretariaat taken verricht. Je herkent (digitale) ontwikkelingen die daarop van invloed zijn. Je bent -waar nodig
- in staat verbeteringen in die processen tot stand te (laten) brengen, samen met je medewerkers en andere collega’s binnen het Hoofdkantoor van DJI.

Het is belangrijk dat je in deze functie goed weet om te gaan met de wensen van de klant. Dit zijn de directeuren van het Hoofdkantoor van DJI, maar ook de overige leidinggevenden waar het gaat om de afdelingssecretariaten. Dit vraagt om contacten en netwerken op zowel operationeel als tactisch niveau. Ben jij in staat effectief met je omgeving om te gaan en deze te beïnvloeden? Je weet hun vraag en het aanbod van het team goed op elkaar af te stemmen. Je kan het secretariaat op tactisch niveau vertegenwoordigen bij de ontwikkelingen van het Hoofdkantoor van DJI die nu gaande zijn. Ten aanzien van deze ontwikkelingen geef je gevraagd en ongevraagd advies aan je leidinggevende, het hoofd van de afdeling Bestuursondersteuning.

Daarnaast ben je, als onderdeel van de afdeling bestuursondersteuning ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen en borgen van een aantal processen, te weten: het proces ten aanzien van (internationale) dienstreizen, het tot stand brengen van het attentiebeleid voor het Hoofdkantoor en het beheer en regels voor (het gebruik van) de relatiegeschenken.

**Dit neem je mee**:

- Hbo werk
- en denkniveau.
- Leidinggevende ervaring en daarbinnen aantoonbaar succesvol.
- Ervaring bij meerdere organisaties.
- Aantoonbare affiniteit met secretariële werkzaamheden.

**Competenties**:

- Organisatiesensitiviteit;
- Klantgerichtheid
- Omgevingsbewustzijn
- Netwerken
- Ontwikkelen medewerkers
- Aansturen medewerker
- Plannen en organiseren
- Reflecteren
- Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
- Volledige vergoeding van je ov



  • Den Haag, Nederland Directoraat-generaal Migratie Voltijd

    De functie van beleidsondersteuner bij de backoffice is ingedeeld op schaal 10. Je hebt een HBO werk - en denkniveau. Je hebt een scherp oog voor verbetermogelijkheden en zet graag je schouders onder uitdagende projecten. Je staat stevig in je schoenen, je kunt snel schakelen en je bent goed in staat een breed netwerk te onderhouden binnen JenV en met...

  • Hoofd Administratie

    2 maanden geleden


    Den Bosch, Nederland Bossche Vakschool Voltijd

    **Omschrijving vacature** Hoofd administratie - 0,8 FTE - Eerste aanstelling, uitzicht op vast Vakgebied: Ondersteunende functies Locatie: Bossche Vakschool - s-Hertogenbosch Omvang: 0,8 FTE Dienstverband: Eerste aanstelling, uitzicht op vast Startdatum: 01-02-2025 De Bossche Vakschool en Van Maerlant zijn twee zelfstandige scholen binnen één...

  • Managementondersteuner

    6 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Logius (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving - Plan, organiseer en stel de juiste prioriteiten. Als managementondersteuner bij Logius in Den Haag zorg jij ervoor dat directeuren hun dagelijkse werkzaamheden goed kunnen uitvoeren. Dit doe je door de secretariële én administratieve ondersteuning voor directeuren van mínimaal 2 directies te verzorgen. Op deze manier draag je bij...

  • Administratief Medewerker

    3 weken geleden


    Den Haag, Nederland Parnassia Voltijd

    Parnassia zoekt, voor het secretariaat van de ambulante acute keten in Den Haag, een administratief medewerker, vanaf 1 februari. - Ben jij in staat om in een hectische omgeving overzicht aan te brengen en te behouden? Dan zoeken we jou! _ **Dit ga je doen**: Op onze secretariaten aan de locaties Albardastraat en Lijnbaan werken verschillende professionals,...

  • Secretaresse

    6 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Parnassia Voltijd

    Parnassia Haaglanden zoekt voor de Administratieve Organisatie in Den Haag een secretaresse voor het secretariaat WvGGZ. - Als secretaresse op deze plek ben jij dé ondersteuner._ **Dit ga je doen**: Secretariaat Wet Verplichte Geestelijke Gezondheid Zorg (WVGGZ) is onderdeel van de Administratieve Organisatie van Parnassia Haaglanden. De wet verplichte ggz...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving Ben jij een ervaren en gedreven managementondersteuner of (directie)secretaresse? Heb jij ervaring in een complexe, grote organisatie of met de ambtelijke/politieke top? Houd jij je hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de...


  • Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het...

  • Secretaresse

    6 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Parnassia Voltijd

    Parnassia Haaglanden zoekt voor de Administratieve Organisatie in Den Haag een secretaresse voor het secretariaat WvGGZ. - Als secretaresse op deze plek ben jij dé ondersteuner._ Dit ga je doen Secretariaat Wet Verplichte Geestelijke Gezondheid Zorg (WVGGZ) is onderdeel van de Administratieve Organisatie van Parnassia Haaglanden. De wet verplichte ggz...


  • Den Haag, Nederland neurocare Clinics Voltijd

    _**Let op**_: wij nemen enkel sollicitaties in behandeling die voorzien zijn van zowel een _**CV én motivatiebrief**_. Mocht één van deze twee documenten ontbreken, wordt jouw sollicitatie automatisch afgewezen._ **Jouw unieke plek in de GGZ** - Mogelijkheden voor trainingen en cursussen: binnen neurocare Clinics krijg je de ruimte om jezelf te blijven...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden


    Den Haag, Nederland CSU Voltijd

    **Dit ga je doen**: Locatie: Den Haag Uren: 24 - 32 uur per week Als management assistent, bij ons ook wel directiesecretaresse genoemd, heb je niet zomaar een baan! Afspraken plannen in complexe agenda’s, top time management voor de directeuren én het visitekaartje van de organisatie zijn. Jij doet het allemaal. Jij weet als geen ander wat...

  • Afdelingssecretaresse

    6 maanden geleden


    Den Haag Centrum, Nederland DJI Voltijd

    **Intro**: Als managementondersteuner ben je verbonden aan een aantal directies binnen het Hoofdkantoor van DJI. Je ontzorgt de leidinggevenden van die directies in complexe administratieve processen, zoals de instroom-doorstroom-uitstroom (IDU) van personeel, het doen van inkopen, aanvraag ICT-hulpmiddelen, ziek - en betermeldingen en het plannen van...

  • Juridisch Ondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat Voltijd

    **:Functieomschrijving Met een beleidsstuk onder de arm naar het Kabinet van de Koning voor een handtekening. Of een proefdruk van een wetsontwerp ophalen bij de staatsdrukkerij. Voor de hoofddirectie Bestuurlijke en Juridische Zaken van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zijn we op zoek naar een nieuwe collega die de wetgevingsprocessen...


  • Den Haag, Nederland Fonds Slachtofferhulp Voltijd

    **Financieel administratief medewerker (24-32 uur)** Ben jij een financieel en administratief talent met een passie voor het creëren en behouden van overzicht? Hou je van afwisselend werk? Maak je daarnaast graag maatschappelijke impact? Dan hebben wij een leuke vacature voor je! Bij het Fonds Slachtofferhulp ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van...

  • Secretaresse Receptie Seh

    2 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Haaglanden Medisch Centrum Voltijd

    Ben jij een administratieve duizendpoot met no-nonsens mentaliteit, een goede dosis humor en heb je affiniteit met de acute zorg dan zoeken we jou!_ De Spoedeisende Hulp (SEH) op HMC Westeinde behandelt jaarlijks circa 60.000 patiënten en is daarmee een van de drukste SEH's van Nederland. HMC Westeinde heeft bijzondere expertises op het gebied van...


  • Den Haag, Nederland neuroCare Group Den Haag Voltijd

    **VACATURE, VESTIGING DEN HAAG/AMSTERDAM** **ADMINISTRATIEF FRONT- EN BACKOFFICE MEDEWERKER** 16 - 18 uur per week **Je profiel** Ontzorgen is jouw tweede natuur en als spin in het web ben jij prima in staat te schakelen tussen de diverse werkzaamheden op het secretariaat. Je kunt hoofd - en bijzaken daarbij goed van elkaar onderscheiden. Discreet en...


  • Den Haag, Nederland neurocare Clinics Voltijd

    **Profiel** Ontzorgen is jouw tweede natuur en als spin in het web ben jij prima in staat te schakelen tussen de diverse werkzaamheden op het secretariaat. Je kunt hoofd - en bijzaken daarbij goed van elkaar onderscheiden. Discreet en nauwgezet te werk gaan is voor jou vanzelfsprekend. **Je baan** Daarnaast draag jij, samen met jouw duo-collega, zorg voor...


  • Den Haag, Nederland neurocare Clinics Voltijd

    **Profiel** Ontzorgen is jouw tweede natuur en als spin in het web ben jij prima in staat te schakelen tussen de diverse werkzaamheden op het secretariaat. Je kunt hoofd - en bijzaken daarbij goed van elkaar onderscheiden. Discreet en nauwgezet te werk gaan is voor jou vanzelfsprekend. **Je baan** Daarnaast draag jij, samen met jouw duo-collega, zorg voor...

  • Jurist Gezondheidsrecht

    2 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Parnassia Groep Voltijd

    Parnassia Groep zoekt jurist gezondheidsrecht. - Ben jij een gedreven jurist met een passie voor gezondheidsrecht? Wil je een cruciale rol spelen in het adviseren van geneesheer-directeuren en besturen in de ggz? Dan is deze functie iets voor jou!_ **Dit ga je doen**: Als jurist gezondheidsrecht adviseer je gevraagd en ongevraagd de geneesheer-directeuren...

  • Managementondersteuner

    6 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving Een ondernemende landelijke directie, onderdeel van het Rijksvastgoedbedrijf, verantwoordelijk voor ambitieuze en toonaangevende projecten als de renovatie van het Binnenhof en de verduurzaming van overheidsgebouwen. Wil jij als Managementondersteuner hier deel van uitmaken? Lees dan snel verder! Wil jij ervoor zorgen dat de managers...


  • Den Haag, Nederland Centraal Bureau voor de Statistiek Voltijd

    Den Haag- - WO- - Uitzicht op vast dienstverband, beginnend met een jaarcontract- - 6.827 tot 9.293 per maandWord jij de spil in strategie en beleid bij het CBS? Je adviseert de directeur-generaal, leidt strategische projecten en je staat aan het hoofd van diverse teams. Een sleutelrol voor een gedreven professional! Maak het verschil en solliciteer. jouw...