Coördinator Crediteuren

**:Functieomschrijving

Een coördinerende functie bij het verzorgen van de financiële administraties van 3 ministeries tegelijk. Bij die klus wil jij graag betrokken zijn. Als coördinator crediteuren werk jij met jouw collega’s mee aan de financiën van het ministerie van Economische Zaken (EZ), het ministerie van Klimaat en Groene Groei (KGG) en het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Daarbij werk je nauw samen met de teamleider en sta je ook midden in het team. Een afwisselende functie waarbij je de departementen ondersteunt in het bijdragen aan verschillende maatschappelijke uitdagingen.

De afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) werkt voor de crediteurenadministratie van 3 kerndepartementen. Hierbij ben je een belangrijke schakel in het proces van bestellen tot betalen, daarin werk je samen met collega’s binnen en buiten FDA. Jouw team bestaat uit ongeveer elf collega’s die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het betaalbaar stellen van de materiële en beleidsfacturen, relatiebeheer, de beheersing van de crediteuren
- en debiteurengegevens en het debiteurenproces van versturen van facturen voor ontvangsten.
Inhoudelijk ben jij een ervaren en deskundige collega binnen het van bestellen tot betalen proces. In de rol van coördinator stuur jij de operationele werkprocessen van het team aan. Jij beslist wat de prioriteiten zijn op dat moment. Dit doe jij in goede afstemming met de teamleider, die verantwoordelijk is voor de medewerkers in het team. Bij afwezigheid van de teamleider neem je hem waar in overleggen zoals het MT FDA en bent als adviseur onder andere medeverantwoordelijk voor de verander
- en verbeterprocessen, de AO/IC en risicomanagement vraagstukken.
**Functie-eisen

Als coördinator van het team ben je in staat om de aansturing en inrichting van het team samenwerkend vorm te geven. Dat doe je niet alleen met je eigen team en teamleider maar ook in breder verband buiten het ‘eigen domein’. Denk hierbij aan de andere teams van FDA, zoals Beleid of Apparaat maar ook de collega’s van andere afdelingen van FEZ en directies zoals Mens & Organisatie of Informatievoorziening en het ministerie van Financiën. Je bouwt en onderhoudt daarvoor steeds (nieuwe) netwerken en zoekt met hen actief de samenwerking en co-creatie. Omdat drie kerndepartementen en verschillende interne onderdelen ook verschillende perspectieven hebben is het belangrijk dat je de daarin goed kunt verplaatsen. Je kunt de informatie uit die perspectieven ook benutten voor je eigen processen en opgaven.

Je draagt bij aan het efficiënter en effectiever inrichten van werkprocessen. Processen in de keten zijn met elkaar verweven en er zijn binnen en buiten FDA verschillende afhankelijkheden. Jij kunt die overzien en analyseert deze complexe en soms tegenstrijdige informatie over de organisatie in het licht van de maatschappelijke opgave. Je bent in staat verschillende scenario’s op te zetten en houdt daarbij rekening met onzekerheden. Je bent ook in staat tot het opstellen van meervoudige visies in het kader van bijvoorbeeld jaarplannen en (inter-) departementale ontwikkelingen binnen het domein van Financiële Administraties. Een van die ontwikkelingen is de vervanging van het financiële systeem door een Cloud oplossing. Hierbij vervul jij een actieve rol in (het organiseren/uitvoeren van) testtrajecten, advisering rondom vervangingsvraagstukken van proces (onder)delen en introduceren van het datagedreven werken. Je weet deze vraagstukken te vertalen naar je team met een rijksbrede blik samenwerking en vertegenwoordiging van FDA in bijbehorende overleggen.

Drie departementen kennen ook een eigen beleid en ambtelijke en politieke spelregels, verhoudingen en belangen. Om voor allen te kunnen werken ben je snel op de hoogte van ontwikkelingen in de politiek en de verhoudingen binnen de politieke en ambtelijke top. Je herkent politieke, bestuurlijke en organisatie gevoeligheden, je ziet de risico’s en kansen en handelt daarnaar. Je voelt feilloos aan bij welke personen je moet toetsen of er draagvlak is voor jouw ideeën of handelen.

Om je als coördinator tussen belanghebbenden, partners en directe (team)collega’s te bewegen kan je vertrouwen op uitstekende communicatieve vaardigheden. Zowel mondeling als schriftelijk weet jij je duidelijk en passend uit te drukken. Je schrijft een goed leesbare nota en een annotatie met afgestemde standpunten, maar kunt ook bij het coördineren van de taken binnen het team je collega’s goed motiveren. Je kunt hen het benodigde vertrouwen geven en bent zelf ook een goed voorbeeld. Je kunt duidelijke instructies meegeven en weet welke taken je wel en niet kunt delegeren.

Hoewel we verwachten dat je relevante kennis door opleiding of ervaring hebt met de financiële processen van bestellen tot betalen omgeving, is de wil en het vermogen om te blijven leren het allerbelangrijkste. Je vraagt daarom feedback op jouw functioneren en zorgt voor reflectie op de relatie