Bestuurssecretaresse

**:Functieomschrijving

Ben jij als bestuurssecretaresse een kei in plannen en organiseren? Krijg jij energie van het in goede banen leiden en prioriteren van alle binnenkomende acties en informatie? Ben jij graag verbinder, ontzorger en de vliegende keep voor de Inspecteur-generaal van het Onderwijs.
Als dat zo is willen wij jou graag ontmoeten.

Wij zijn de Inspectie van het Onderwijs. In het belang van ruim 4 miljoen leerlingen en studenten houden wij toezicht op het Nederlandse onderwijs. Want elke leerling en iedere student heeft recht op goed onderwijs. Daarom onderzoeken wij wat er goed gaat, wat er beter kan, en wat er beter móet. Van de kinderopvang tot en met het hoger onderwijs. Van de allerkleinsten tot de afgestudeerden. Effectief toezicht voor beter onderwijs is onze missie. Daar werken we aan met ongeveer 750 bevlogen professionals.

Wat ga je doen als bestuurssecretaresse?
Je bent samen met je duo collega aanspreekpunt voor de Inspecteur-generaal van het Onderwijs. Samen met je duo collega ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning in de meest brede zin. Je maakt de afspraken, houdt de mailbox in de gaten en anticipeert daarop. Je plant bijeenkomsten, regelt vervoer en zorgt ervoor dat de informatiestroom zo goed mogelijk verloopt. Daarbij weet je te prioriteren en in te schatten wanneer je welke acties in zet en denk je actief mee om alles zo goed mogelijk te laten verlopen. Voor externen en ook voor de collega’s van de Inspectie van het Onderwijs ben jij samen met je collega de eerste ingang voor het contact met de Inspecteur Generaal. Hiervoor werk je intensief met je duo collega samen en vervang je elkaar bij afwezigheid, voor een optimale bereikbaarheid van het secretariaat.

Werkzaamheden:

- je voert complex agenda beheer uit;
- het tijdig en klantvriendelijk afhandelen van telefoonverkeer;
- je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten;
- je zorgt ervoor dat alle vergaderstukken compleet zijn;
- je hebt voor de planning en de afhandeling van zaken intensief contact met collega’s in en extern;
- je beschikt over bestuurlijke senstiviteit;
- tenslotte attendeer je de Inspecteur Genraal op urgente zaken en monitor je of deze juist zijn afgehandeld.
**Functie-eisen

Werk
- en denkniveau

Je hebt bij voorkeur een administratieve opleiding op MBO niveau en mogelijk al bestuurlijk ervaring opgedaan. Je kunt werken en denken op HBO niveau.

Kennis en ervaring
- Het is een pre als je al relevante werkervaring in de rol van bestuurssecretaresse op vergelijkbaar niveau hebt opgedaan.
- Je hebt zicht op wat het betekent om manager/bestuurder te ondersteunen.
- Je bent ten minste 4 dagen per week beschikbaar. De dagen vul je in overleg met je duo in, zodat het secretariaat altijd goed bereikbaar is.

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen

Dankzij je goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden kun je zaken goed uitleggen en helder op papier zetten en kan je hoofd
- en bijzaken goed onderscheiden. Je hebt aan een half woord genoeg. Je staat stevig in je schoenen. Je werktempo is hoog. Ook beschik je over een representatieve servicegerichte werkstijl. Je vindt het leuk om je met je duo collega in te zetten voor een plezierige en fijne werksfeer. Binnen jouw omvangrijke takenpakket stel je samen de juiste prioriteiten, kan je goed plannen en organiseren en ben je flexibel. Zo schakel je vlot tussen verschillende zaken en houd je probleemloos meerdere ballen in de lucht. Daarnaast ben je integer en heb je gevoel voor de politieke en bestuurlijke verhoudingen.

Voldoe je niet geheel aan alle eisen maar ben je een topper in je werk, ook dan nodigen we je uit om te reageren.

Wat bieden wij:

- een baan waarmee jij uiteindelijk een bijdrage levert aan beter onderwijs;
- een met het OV goed bereikbaar en rolstoelvriendelijk kantoor in het centrum van Utrecht;
- ruimte om hybride te werken. Wij werken graag 2 tot 3 dagen samen op kantoor. En de rest van de week kan thuis. Maar we onderzoeken graag met jou hoe jij prettig kunt werken;
- enthousiaste collega’s in je team;
- er zijn mogelijkheden voor parttime werken, verkorte werkweken of verlofregelingen.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8
- Maandsalaris Min €3.246 - Max. €4.340 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Nader te bepalen
- Maximaal aantal uren per week 36
**Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogeli