Huidige banen gerelateerd aan Medewerker Bedrijfsbureau - Amstelveen, Noord-Holland - Olympia

Functieomschrijving

Als Functionaris bij Olympia ben je verantwoordelijk voor het nauwkeurig invoeren van (rit)gegevens en chauffeursbonnen ten behoeve van de Accounting. Je draagt zorg voor de uitvoering van de verkoopfacturatie en bent verantwoordelijk voor het opstellen van diverse aanvullende rapportages. Jouw belangrijkste doel is om te zorgen voor een juiste, tijdige en volledige aanlevering van facturen aan het Financial Shared Service Center.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Invoeren van (rit)gegevens en chauffeursbonnen voor de Accounting.
• Uitvoeren van de verkoopfacturatie.
• Samenstellen, controleren, verwerken en corrigeren van gegevens uit diverse systemen.
• Opstellen van aanvullende rapportages voor een optimale financiële administratie op het gebied van facturatie.
• Zorgen voor een juiste en tijdige aanlevering van facturen aan het Financial Shared Service Center.

Kwalificaties en vaardigheden:

• Gedegen kennis van financiële administratie en facturatieprocessen.
• Ervaring met het werken met diverse systemen en software voor gegevensverwerking.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail om fouten te identificeren en corrigeren.
• Sterke analytische vaardigheden om complexe gegevens te interpreteren en te rapporteren.
• Goede communicatieve vaardigheden om effectief samen te werken met verschillende teams binnen de organisatie.

Weegbrug en Portiersfunctie:

• Weegt en registreert binnenkomende en uitgaande afvalstoffen, bedient de weegbrug en fungeert als portier.
• Signaleert afwijkingen ten opzichte van de procedure of lading en meldt deze aan de verantwoordelijke functionaris.

Orderafwikkeling:

• Registreert, controleert en corrigeert gegevens uit het operationele proces, zoals uren per klant, gewicht van ingezameld en afgevoerd afval, en ledigingsbonnen. Kan foutmeldingen interpreteren en gerichte actie ondernemen.
• Registreert, controleert en archiveert bonnen en ritgegevens uit de boordcomputer en weegbrug om correcte en tijdige facturatie mogelijk te maken.
• Bewaakt de tijdige aanlevering van gegevens door de afdeling Operations voor maandafsluiting en verricht algemene administratieve werkzaamheden, zoals documenten klasseren.

Verkoopfacturatie:

• Controleert en complementeert opdrachtgegevens/begeleidingsbrieven.
• Produceert (proef)facturen en belast uitbestede werkzaamheden door aan klanten.
• Signaleert en volgt doorbelastingen op met lage of negatieve marge op. Vraagt indien nodig creditnota's aan en bewaakt de correcte afhandeling.
• Verwerkt correcties van facturen naar aanleiding van klachten en maakt creditnota's na goedkeuring.
• Signaleert en volgt afwijkingen op in het verkoopfacturatieproces.
• Voegt op verzoek van klanten bescheiden toe aan facturen.
• Controleert de aansluiting van de orderadministratie met de financiële administratie (upload).
• Verstrekt rapportages en passende informatie aan vertegenwoordigers, klanten en relaties.
• Levert relevante schattingen en informatie ten behoeve van (maandelijkse) financiële rapportages en draagt zorg voor adequate archivering.
• Draagt bij aan klachtenregistratie en -afhandeling met betrekking tot facturatie.

Verplichtingenadministratie:

• Voert werkzaamheden uit voor een optimale, correcte en tijdige financiële administratie.
• Controleert en matcht (aflettert) facturen met opgebouwde verplichtingen in het operationele systeem.
• Vraagt creditnota's aan bij leveranciers en verwerkers.
• Controleert en zuivert openstaande verplichtingen en niet verwerkte inkoopfacturen.
• Verwerkt financiële mutaties in de administratie.
• Controleert ingevoerde gegevens van orderafwikkeling op juistheid en volledigheid, corrigeert gegevens in overleg met operations en SSC.

Algemeen:

• Voert aanvullende administratieve werkzaamheden uit ter ondersteuning van de afdeling.

---