Senior Assistant

4 weken geleden

Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland Ferring Pharmaceuticals Voltijd

About the Role

We are seeking a highly skilled Senior Assistant & QA Support Professional to join our Office and QA department at Ferring Pharmaceuticals BV (FPBV). As a key member of our team, you will provide administrative support to senior management and ensure the smooth operation of both administrative and quality assurance processes.

Key Responsibilities

  • Provide high-level administrative support to senior management, including correspondence, scheduling appointments, and managing board meetings.
  • Create agendas and presentation materials for our headquarters board meetings using Diligent Boards on behalf of senior management.
  • Take minutes during FPBV Board meetings and maintain records.
  • Organize travel arrangements for the FPBV team, including necessary bookings.
  • Organize events, such as internal and external meetings, conferences, and guest visits.
  • Assist the FPBV team with office programs, translations, and proofreading documents.
  • Transform notes into professional presentations for senior management.
  • Manage office supplies, IT services, cleaning, and courier bookings.
  • Set up contract signature workflows in AdobeSign (GxP) and Veeva.
  • Sort, file, and archive documents such as correspondence and invoices.
  • Keep company archives up-to-date and organized.
  • Prepare and submit expense claims on behalf of senior management.
  • Monitor outstanding invoices and ensure timely follow-up.
  • Create purchase orders, manage receipt of invoices, and book expenses in finance systems like Coupa.
  • Manage vendor creation and update vendor information in Ferring's finance systems.
  • Provide administrative support to FPBV Responsible Person in handling quality-related tasks.
  • Ensure knowledge of relevant procedures and processes to assist in executing quality tasks.
  • Open and manage change controls and transport deviations in Ferring's quality systems (e.g., Veeva, TrackWise).
  • Support in preparing for health authority inspections and internal audits.
  • Assist with self-inspections and ensure inspection readiness at all times.
  • Act as the administrator and subject matter expert on quality system tools like Veeva, TrackWise, and Cornerstone.

Requirements

  • 3-5 years of experience in a similar administrative or quality assurance role.
  • College degree or higher, preferably in Business Administration, Quality Management, or related field.
  • Fluent in English and Dutch; fluency in additional languages is a plus.
  • Excellent time management skills with the ability to prioritize and multitask under time constraints.
  • Strong problem-solving, planning, and organizational skills.
  • Experience in a multinational environment with the ability to work independently (especially in small teams) and across diverse cultures.
  • High level of integrity, reliability, and conscientiousness.
  • Proficiency with MS Office (Word, Excel, PowerPoint) and experience using software tools like Veeva, TrackWise, and Coupa.
  • Experience with global quality systems, training management, or finance systems.
  • Project management experience or capability.
  • Strong believer in service and support with a proactive, team-oriented mindset.

About Ferring Pharmaceuticals

Ferring Pharmaceuticals is a global company that helps people around the world build families and live better lives. We are entrepreneurial and innovative, with a global team focused on scientific advances in the areas of reproductive and women's health, gastroenterology, and urology.

Our Culture

We are a diverse and inclusive workplace that values collaboration, respect, and diversity. We strive to build and maintain an inclusive and diverse workplace with equal opportunities and mutual respect for all employees regardless of their backgrounds and socioeconomic status.

What We Offer

We offer a competitive salary and benefits package, as well as opportunities for professional growth and development. If you are a motivated and experienced professional looking for a new challenge, we encourage you to apply.

  • Senior Assistant and QA Support Professional

    2 weken geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland Ferring Pharmaceuticals Voltijd

    Job Title: Senior Assistant and QA Support ProfessionalFerring Pharmaceuticals is seeking a highly skilled Senior Assistant and QA Support Professional to join our Global Trading Entity team. As a Senior Assistant, you will provide administrative support to senior management, ensuring seamless execution of office activities. In your QA Support role, you will...

  • Senior Assistant and QA Support Professional

    3 weken geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland Ferring Pharmaceuticals Voltijd

    Job OverviewWe are seeking an Senior Assistant and QA Support Professional to join our Office and QA department at Ferring Pharmaceuticals BV (FPBV). As a key member of our team, you will provide high-level administrative support to senior management, coordinate office activities, and execute quality assurance responsibilities to ensure compliance with...

  • Senior Assistant

    4 weken geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland Ferring Pharmaceuticals Voltijd

    About the RoleWe are seeking a highly skilled Senior Assistant & QA Support professional to join our team at Ferring Pharmaceuticals BV (FPBV). As a key member of our Office and QA department, you will play a crucial role in supporting senior management and ensuring the smooth operation of administrative and quality assurance processes.Key...

  • Senior Assistant and QA Support Professional

    1 maand geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland Ferring Pharmaceuticals Voltijd

    About the RoleFerring Pharmaceuticals is seeking a highly skilled Senior Assistant and QA Support professional to join our team in the Office and QA department of our Global Trading Entity, Ferring Pharmaceuticals BV (FPBV). As a key member of our team, you will work closely with senior leadership and the FPBV office to ensure that both administrative and...

  • Senior HR Manager

    4 weken geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland Elipslife Voltijd

    Senior HR ManagerHet HR-team in Nederland bestaat uit een HR Assistant en een Head Human Resources Benelux (aan wie je zal rapporteren). Wij gaan informeel met elkaar om, een goede dosis humor is niet onbelangrijk. Verder zijn wij druk bezig met proces optimalisatie, recruitment opnieuw 'uitvinden' en employer branding, dus hier kun jij zeker een mooie...

  • Financieel Assistente

    2 weken geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland RSM Voltijd

    FunctiebeschrijvingBij RSM werken we samen met enthousiaste collega's om successen van diverse ondernemers te behalen.Taak en verantwoordelijkhedenAls Financieel Assistente zal je aan de slag gaan voor verschillende opdrachtgevers in verschillende branches in het grotere MKB. Je werkt als Assistant Accountant in een team met Junior en Senior Assistant...

  • Financieel Assistent

    4 weken geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland RSM Voltijd

    Werk bij RSMAls Assistent Accountant bij RSM werk je in een team met Junior en Senior Assistant Accountants. Je gaat aan de slag voor verschillende opdrachtgevers in verschillende branches in het grotere MKB. Je werkt grotendeels bij de klant en krijgt begeleiding en ondersteuning van de Supervisor.Je takenJe bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van...

  • Assistent Accountant RA

    1 maand geleden

    Hoofddorp, Noord-Holland, Nederland RSM Voltijd

    Werk bij RSMRSM is op zoek naar een Assistent Accountant om te werken in ons team. Als Assistent Accountant ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze klanten in de financiële sector.Je takenJe werkt als Assistent Accountant in een team met Junior en Senior Assistant Accountants.Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze klanten in...

  • Senior Assistant

    2 maanden geleden

    Hoofddorp, Nederland Ferring Pharmaceuticals Voltijd

    Job Description:At Ferring Pharmaceuticals, we help people around the world build families and live better lives. We are entrepreneurial and innovative, with a global team focused on scientific advances in the areas of reproductive and women’s health, gastroenterology, and urology. Ferring + You is all about working together and sharing ideas, so that we...

  • Assistant Tax Manager Hoofddorp

    5 maanden geleden

    Hoofddorp, Nederland RSM Netherlands Holding N.V. Voltijd

    **Dit is jouw functie**: Je staat niet alleen aan de wieg van een fiscaal advies, maar vervult ook een belangrijke rol bij de implementatie en het onderhoud ervan. Het uitdagende van het werken in ons team is de mogelijkheid om je direct te onderscheiden en een eigen invloed te hebben. Je beschikt als Assistant Tax Manager over een relevante fiscale...

  • Administrative Assistant

    5 maanden geleden

    Hoofddorp, Nederland Crocs, Inc. Global Jobs Voltijd

    Crocs, Inc. (NASDAQ: CROX) is a world leader in innovative casual footwear for men, women and children. The company offers several distinct shoe collections with more than 300 four-season footwear styles. All Crocs shoes feature Croslite material, a proprietary, revolutionary technology that gives each pair of shoes the soft, comfortable, lightweight,...

  • Tax Assistant Nationaal Hoofddorp

    5 maanden geleden

    Hoofddorp, Nederland RSM Netherlands Holding N.V. Voltijd

    **Dit is jouw functie**: Vanaf de eerste dag start je fiscale carrière en ga je werken aan je persoonlijke ontwikkeling. Je werkt binnen onze organisatie in een team van (Senior) Tax Managers. Je begint onder meer met het maken van aangiften inkomsten - en vennootschapsbelasting; de volgende stap is het voorbereiden van fiscale adviezen. Daarnaast onderhoud...

  • Directiesecretaresse Fulltime

    2 maanden geleden

    Hoofddorp, Nederland De Koning Uitzendbureau Voltijd

    Uren- 32 - 40 uur- Dienstverband- Direct een contract bij onze opdrachtgever- Salarisindicatie- € 3800 4400- Plaats- Hoofddorp- Bedrijfsprofiel- Technische Internationale Organisatie- VestigingUitzendbureau Lisse - Functieomschrijving Wat zijn jouw werkzaamheden als fulltime Directiesecretaresse - Agenda beheer voor de directieleden - Meetings inplannen...

  • Assistent Accountant RA | Hoofddorp

    6 maanden geleden

    Hoofddorp, Nederland RSM Voltijd

    Korte omschrijving Wil jij bijdragen aan successen van diverse ondernemers samen met enthousiaste collega’s? Dan zijn wij op zoek naar jou! Dit is jouw functie Je gaat aan de slag voor verschillende opdrachtgevers in verschillende branches in het grotere MKB. Je werkt als Assistant Accountant in een team met Junior en Senior Assistant...

  • Junior Assistent Accountant RA | Hoofddorp

    6 maanden geleden

    Hoofddorp, Nederland RSM Voltijd

    Korte omschrijving Wil jij studeren combineren met werken in de praktijk? Dat kan als Junior Assistent Accountant RA! Dit is jouw functie Je werkt als Junior Assistent Accountant RA in een team met (ervaren) Assistent Accountants. Op deze manier kun je altijd met je vragen terecht bij je directe collega’s. Veel van je (werk)tijd breng je...