Managementassistent

Ervaren managementassistent? Houd jij overzicht, plan je strak én ben je nieuwsgierig naar AI? Bouw mee met GGD Haaglanden

Ben jij een ervaren managementassistent die moeiteloos schakelt tussen taken, die overzicht houdt in de drukte én raak jij niet in de stress van binnenkomende mails, vragende collega’s stel je prioriteiten en zorg je dat het werk af komt? Is plannen en organiseren jouw sterkste kant? Ben je vooral een sociale collega met een open-minded uitstraling die ook nieuwsgierig is naar hoe AI jouw werk slimmer kan maken? Dan is dit jouw kans om mee te bouwen aan de toekomst van ondersteuning van de directie en management bij de GGD Haaglanden.
*** Wat ga je doen?**
- Als managementassistent ben jij de verbindende schakel tussen collega’s, managers en de directie. Je werkt in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je ondersteunt bij uiteenlopende processen, van personeelszaken tot agendabeheer, en van administratieve taken tot het organiseren van bijeenkomsten. Daarbij denk je samen met je teamgenoten actief mee over hoe technologie ons werk slimmer, leuker en efficiënter kan maken.

Jouw takenpakket is breed en afwisselend:

- je ondersteunt managers bij de werving en selectie en je regelt na aanname de toegang tot systemen, ontvangt nieuwe collega’s, en zorgt voor een soepele onboarding
- je archiveert documenten digitaal, ondersteunt bij werving en selectie, en beheert SharePoint Sites als eigenaar
- je bestelt kantoorartikelen, maakt inkooporders aan en ondersteunt bij PR-activiteiten.
- je plant afspraken, organiseert vergaderingen (ook via MS Teams), stelt agenda’s op en maakt actie
- en besluitenlijsten.

Daarnaast is er ruimte om je te verdiepen in specifieke thema’s binnen het team. Samen met je collega’s werk je aan de inhoudelijke specialisatie en innovatie van de dienstverlening.
*** Wat vragen wij?**
- Je bent een zelfstandige professional die goed kan schakelen in een omgeving vol ad hoc vraagstukken. Je stelt prioriteiten, houdt van organiseren, blijft kalm onder druk en bent een echte teamspeler. Je bent sociaal, open-minded en communicatief sterk - van werkvloer tot directie.

Verder beschik je over:

- mínimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4);
- mínimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie of bijvoorbeeld op het vlak van personeelsadministratie;
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
- ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams);
- je hebt kennis van digitaal werken met SharePoint);
- beschikbaarheid op woensdag en vrijdag.
*** Wat bieden wij?**
- een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van mínimaal €2.754;
- en maximaal €3.908;
- bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met uitzicht op een vast contract.
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings
- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk
- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
***Wie zijn wij?**
- GGD Haaglanden werkt dagelijks aan een gezonde en veilige regio voor iedereen. Binnen onze organisatie ondersteunt een team van managementassistenten het volledige managementteam (MT), dat bestaat uit de directeur publieke gezondheid, algemeen manager publieke gezondheid, productgroep manager ambulancedienst en de managers van diverse afdelingen zoals:

- Epidemiologie & Beleidsadvies.
- Gezondheidsbevordering.
- Algemene infectieziektebestrijding & Reizigersvaccinatie.
- Tuberculose.
- Centrum Seksuele Gezondheid & Forensische Geneeskunde.
- Leefomgeving.
- Toezicht.
- Meldkamer Ambulance.
- Coördinatie & Projecten.

Je werkt onder aansturing van de afdelingsmanager Coördinatie & Projecten. Binnen het team is er een duidelijke taakverdeling, maar ook ruimte voor flexibiliteit, herverdeling en inhoudelijke verdieping.
*** Meer weten**
- Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Marianne van 't Wout, office manager, op telefoonnummer 06-50007235.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die