Company Secretary

**Hutchison Ports ECT Rotterdam**

Hutchison Ports ECT Rotterdam (ECT) is een toonaangevende containerterminal operator in Europa en speelt een belangrijke rol in de haven van Rotterdam. Met de ECT Delta terminal en de ECT Euromax terminal, beide gelegen op de Maasvlakte, verzorgen wij een groot deel van de containeroverslag in deze wereldhaven. Onze terminals zijn 24/7 in bedrijf.

Op de Delta terminal bij de afdeling Finance/Juridische Zaken is een vacature ontstaan voor de functie van:
**Company Secretary**

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het efficiënt, effectief en proactief verzorgen van de corporate housekeeping van circa 50 entiteiten waaronder ECT Group en de Nederlandse activiteiten van Hutchison Ports.

**Wat ga je doen als Company Secretary?**
- Het opstellen / voorbereiden van besluiten waaronder vaststelling/goedkeuring jaarrekeningen, (evt.) uitstel opmaak van de jaarrekeningen, dividenduitkeringen, wisseling van bestuursleden/commissarissen/gevolmachtigden en bankmandaten, het openen of sluiten van bankrekeningen, het wijzigen van statuten en/of board regulations, het aangaan van aandeelhoudersovereenkomsten en leningsovereenkomsten, landdisposals, aandelentransacties etc. en zoveel mogelijk zelfstandige afhandeling van de correspondentie met Hutchison Ports Company Secretariat hieromtrent;
- Het organiseren en voorbereiden van (Supervisory) Board meetings en Annual General meetings;
- Het bewaken van tijdslijnen voor tijdige oplevering en/of deponering van documenten;
- Je bent betrokken bij oprichting / liquidatie / legal (de)mergers en wijziging in een aandeelhoudersstructuur;
- Het bijhouden van de corporate files, handelsregister van de KvK, aandelenregisters, ledenlijsten en de UBO-registers bij de KvK;
- Het beantwoorden van vragen van onder meer financiële instellingen;
- Indien nodig win je op eigen initiatief dan wel op verzoek voor bepaalde kwesties juridisch advies in bij met name advocatenkantoren en accountantskantoren;
- Toezien op naleving van de Company Secretarial Policy zoals opgesteld door Hutchison Ports;
- Het bijhouden van het archief van de afdeling Juridische Zaken (eigen archief plus het archief dat extern wordt bewaard);
- Het bijhouden van company secretarial matters en legal fees per dossier op verzoek van Hutchison Ports Europe Division.

Tevens ondersteun je de afdeling Juridische Zaken van ECT en ondersteun je waar nodig het secretariaat van de Management Board.

**Wat breng je mee naar de haven?**
- HBO diploma, bij voorkeur Office Management of Rechten;
- Je hebt enkele jaren werkervaring met paralegal werkzaamheden;
- Handelt integer en houdt de algemeen aanvaarde en specifiek benoemde sociale en ethische normen in acht;
- Zelfstandig en flexibel werken is voor jou geen probleem waarbij je met je natuurlijke overwicht op de omgeving zaken voor elkaar krijgt;
- Je voert je werkzaamheden alert en accuraat uit;
- Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in zowel de Nederlandse als de Engelse taal;
- Je hebt een positieve instelling met zelfsturend vermogen;
- Je beschikt over gedegen kennis van Microsoft Office;
- Een klantgerichte en dienstverlenende instelling.

**Waarom werken bij ECT?**

Werken bij ECT betekent deel uitmaken van een professioneel en betrokken team. We hebben een no-nonsense mentaliteit. Dat laatste is misschien wel echt 'des havens'. De omgangsvormen zijn soepel, maar vragen een goed gevoel voor verhoudingen. ECT streeft ernaar om voorop te lopen in nieuwe ontwikkelingen en het continu verbeteren van de service en prestaties.

**Geef je carrière een boost met onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden**
- Aantrekkelijk salaris gebaseerd op functie, ervaring en prestaties;
- Jaarlijks vakantiegeld van 1,3 keer het bruto basismaandsalaris;
- Pensioenregeling;
- Flexibel rooster afgestemd op wensen en functie;
- Vakantiedagen en de mogelijkheid tot het kopen van extra vakantiedagen;
- Thuiswerkbeleid;
- Je bouwt maandelijkse een persoonlijk ontwikkelbudget op van 1% van maandsalaris;
- Collectieve zorgverzekering met aanvullend pakket en vergoeding;
- Mogelijke deelname aan het netto havenpensioen;
- Personeelsvoorziening pakket met kortingen op verzekeringen en extra's;
- Je kunt gebruik maken van onze eigen sportruimte buiten je werkuren om.

**Klaar om te solliciteren?**

Als je in bent voor echte uitdagingen, je leergierig bent, initiatief toont én over de nodige flair beschikt, dan zien we je bij ECT graag komen.
- Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld._