Medewerker Bedrijfsbureau

Utrecht heeft jou nodig Omdat jij energie krijgt van een veelzijdige rol waarin je echt het verschil kunt maken voor je collega’s. Als Medewerker Bedrijfsbureau ben jij de verbindende factor die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je haalt voldoening uit het ondersteunen van anderen, denkt graag mee over slimmere werkprocessen en vindt het belangrijk dat collega’s kunnen rekenen op een goed georganiseerde werkomgeving. In deze functie krijg je het vertrouwen en de ruimte om bij te dragen aan een fijne werkdag voor iedereen.

**Dit is je werk**:
Als Medewerker Bedrijfsbureau heb je een afwisselende functie vol verantwoordelijkheid. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt op kantoor en bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers. Je controleert en verwerkt weekstaten, behandelt de gebiedsmail en werkt briefconcepten uit. Samen met de planner/werkvoorbereider vorm je het hart van het bedrijfsbureau, want jullie werken nauw samen aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse operatie.

Je houdt je bezig met het opstellen van overeenkomsten, de afhandeling van projecten en het bijhouden van opleidingen van collega’s. Ook ben je betrokken bij alles wat er rondom het gebouw en het terrein gebeurt, zoals schoonmaak en onderhoud. Daarnaast regel je bestellingen, beheer je de voorraad van kantoorartikelen en persoonlijke beschermingsmiddelen en ben je verantwoordelijk voor het gebouwbeheer. Als preventiemedewerker heb je een belangrijke rol in het zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s met vragen over veiligheid en gezondheid. Je zorgt dat werkplekinspecties worden gedaan, bereidt toolboxen voor en houdt de aanwezigheidslijsten bij. Ook houd je het overzicht van de opleidingen en regel je de aanmeldingen en administratie.

Naast deze praktische en administratieve taken ondersteun je wijkopzichters bij agendabeheer. Je onderhoudt contact met de hoofdpost (Tractieweg) en andere afdelingen en zoekt actief naar verbeteringen in werkprocessen. Je hebt oog voor de mens achter het werk; bij ziekte of verzuim zorg je bijvoorbeeld voor een kaartje of een ander gebaar van persoonlijke aandacht. Tot slot neem je graag het initiatief voor bedrijfsuitjes en andere verbindende activiteiten, want een goede sfeer op de post vinden we erg belangrijk.

**Dit is je werkplek**:
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Wijkonderhoud & Service (W&S).

W&S is één van de zes afdelingen van Stadsbedrijven en zorgt ervoor dat onze stad schoon, heel en veilig is. W&S is onderverdeeld in 5 gebieden en een Stadsteam. Jij komt te werken in het gebied Oost - Noordoost. Onze post vind je op de Van Swindenstraat.

In het gebied werken ongeveer 30 collega’s in verschillende teams; Groen, Grijs en Schoon. Dit betekent dat er groenploegen, stratenmakers, vuil
- en veegmedewerkers aan het werk zijn in het gebied. Onder aanvoering van meewerkend voormannen werken we aan een schone en veilig stad.

Om goed contact te houden met je collega’s op de post en er voor elkaar te kunnen zijn, werk je meestal op dezelfde tijden als zij. De dag begint om 6.45 uur met een kop koffie en rond 15.30 uur á 16.00 uur komt de collega’s terug op de post. In overleg is er flexibiliteit in je werktijden. Zo kun je bijvoorbeeld ook kiezen om negen uur per dag te werken.

**Dit is jouw inbreng**:
Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij administratieve processen soepel en efficiënt kunt laten verlopen.

Je helpt anderen graag en neemt initiatief om collega’s of klanten verder te helpen. Je denkt mee over oplossingen, handelt snel en zorgvuldig en hebt oog voor wat anderen nodig hebben. Je communiceert helder en weet informatie duidelijk over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht bij drukte en gaat secuur om met cijfers en gegevens.

Wat we verder graag terugzien:

- Mbo 4 werk
- en denkniveau;
- Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Goede digitale vaardigheden (bijvoorbeeld Outlook, Word, Excel en SAP).

**Dit bieden we je**:
Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als Medewerker Bedrijfsbureau doet er dus toe Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod:

- Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.700;
- en € 3.831;
- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
- Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas