Supervisor Reserveringen en Receptie

Word je vrolijk van gastencontact, ben je commercieel en wil je samen met ons informele, betrokken team op enthousiaste wijze het verschil maken voor onze gasten? Ben je per direct op zoek naar een leuke baan? Word jij onderdeel van het receptie
- en reserveringsteam van La Vie Meeting Center Utrecht? Dat zouden wij geweldig vinden

Ben jij het zonnetje in huis, ben je dol op meetings en krijg je energie van een thuisgevoel creëren? Houd je van organiseren, neem je graag het initiatief en ben je commercieel? Dan pas jij helemaal in Team La Vie. Wij zijn een bijzonder Meeting Center in hartje Utrecht en maken onze gasten ieder dag gelukkig met onze hartverwarmende gastvrijheid.

**Wat ga ik doen in deze functie?**

De Supervisor Receptie & Reserveringen is ondersteunend aan het ontvangen, inchecken en geven van algemene informatie aan gasten, verlenen van service tijdens het verblijf en uitchecken van gasten. Daarnaast verricht je administratieve en secretariële werkzaamheden. Vanuit de rol als receptieverantwoordelijke stuur je de Servicemedewerker(s) Receptie en stagiaires op inspirerende en enthousiaste wijze aan. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling en houdt je bezig met controlerende werkzaamheden. Binnen de afdelingen reserveringen ben je meewerkend waarbij er een sterke focus ligt op het begeleiden en controleren van de medewerkers reserveringen. Naast het meewerken en coachen kijk je vooruit, verdeelt het werk en zorgt voor optimaal gebruik van het boekingssysteem door alle teamleden. Het signaleren van kansen en leads is onderdeel van de rol. De Supervisor Receptie & Reserveringen voert in overleg met de leidinggevende BLOEI- en sollicitatiegesprekken.

Als Supervisor Reserveringen en Receptie ben je het visitekaartje van onze locatie en onder andere verantwoordelijk voor:

- De gastvrije ontvangst van onze gasten;
- Het verstrekken van informatie en verlenen van service aan onze gasten;
- Verzorgen van communicatie tussen de eigen en andere afdelingen;
- Ontvangen van feedback/bijzonderheden, deze zoveel mogelijk zelf oplossen of doorgeven aan collega’s;
- Het aansturen en coachen van het team;
- Opstellen van roosters;
- Mede opstellen en realiseren van (afdelings)doelstellingen;
- Verkoop en relatiebeheer van evenementen, congressen, vergaderingen en trainingen;
- Verwerken van aanvragen en wijzigingen;
- Personeelsbeheer;
- Optimalisatie van processen en de dienstverlening;
- Commerciële kansen zien en benutten.

**Oké, leuk En wie zijn jullie dan?**

Training
- en vergaderlocatie La Vie Meeting Center, intern ook wel La Vie genaamd, is gevestigd in hartje Utrecht, dichtbij het Centraal Station. Geschikt voor alle soorten bijeenkomsten tot 180 personen en voorzien van alle denkbare faciliteiten. La Vie zit barstensvol nieuwe energie en inspiratie. De locatie heeft maar liefst 40 meetingruimtes met oneindig veel mogelijkheden, zowel fysiek als op afstand met hybride oplossingen. De medewerkers zijn alleraardigst en intrinsiek gemotiveerd om andere mensen - gasten en collega’s - blij te maken. Het is onze missie om ons volledig in te leven in onze gasten & klanten, het La Vie thuisgevoel te bieden en iedereen zich welkom te laten voelen. De aardigheid van de medewerkers wordt door gasten beoordeeld met een 8,7. Daar zijn we trots op Ze vormen een hecht team waarin niet alleen de gast centraal staat, maar waar ze ook goed voor elkaar zorgen. Het stilstaan bij bijzondere momenten doen ze graag samen.

**Jouw dag**

Je start de dag met een kop koffie of thee samen met je collega’s. Vervolgens begin je met het opstarten van de receptie, zodat alles klaarstaat voordat de eerste gasten worden ontvangen. Rond 08:30 uur zal je collega van de receptie starten en verwelkomen jullie samen alle docenten, voorzitters en overige gasten. Je schakelt bij vragen vanuit de zaal met de juiste operationele collega’s en zorgt ervoor dat het gevraagde printwerk wordt afgedrukt en klaarligt. Om 10:00 uur start de Morning Meeting en bespreken we met heel team La Vie de bijzonderheden van de ochtend. Jij deelt de feedback van gasten welke je samen met het receptieteam hebt ontvangen. Vervolgens ga je aan de slag met een het opstellen van het rooster en ondersteun je bij administratieve werkzaamheden zoals het inboeken van dozen met cursusmateriaal. Daarna voer je een coachingsgesprek met één van je medewerkers. In de middag ga je aan de slag op de afdeling reserveringen om te zorgen dat alle aanvragen die binnenkomen binnen 24 uur een reactie ontvangen. Je stelt een offerte op voor een groot congres en coacht de medewerkers reserveringen om te zorgen dat de klant zijn optionele reservering omzet naar een definitieve boeking. Verder spreek je samen met de F&B manager de bijzonderheden voor de boekingen van volgende week door en volg je acties die hieruit voortkomen op om te zorgen dat alles voor de gasten tot in de puntjes geregeld is.

**Wat vragen we van jou?**
- Je bent vrolij