Management Assistent

Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een **management assistent / office coördinator**. Deze positie is perfect voor iemand die niet alleen het managementteam wil ondersteunen maar ook zorg wil dragen voor een optimale werkplek voor alle collega’s.

**Als management assistent herken je jezelf in het volgende**:

- ** Ervaring als management assistent** is een pre, maar een hands-on mentaliteit en organisatorisch talent zijn minstens zo belangrijk.
- ** Ervaring met contract
- en leveranciersmanagement** op het gebied van facilitair en office management is ook een grote pre.
- ** Flexibiliteit en proactiviteit**: Bereid om buiten reguliere werktijden af te stemmen en snel te schakelen bij onverwachte situaties.
- ** Uitstekende organisatorische vaardigheden**: Je stelt prioriteiten en behoudt overzicht, zelfs in een dynamische omgeving.
- ** Servicegericht en communicatief sterk**: Professionele communicatie in Nederlands en Engels.

**Wat ga je doen als management assistent?**:
De Management Assistant & Office Coördinator is een sleutelpositie binnen de organisatie en biedt hoogwaardige ondersteuning aan de directie en het managementteam. Je bent de rechterhand van het management en fungeert als cruciaal aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Naast de MA-werkzaamheden zorg je ervoor dat de werkomgeving optimaal functioneert en ondersteun je de organisatie met facilitaire en operationele taken.

Jij bent de drijvende kracht achter een efficiënt en goed georganiseerd managementteam. Je beheert agenda’s, coördineert afspraken en zorgt voor een vlotte communicatie.. Daarnaast neem je een actieve rol in office management en facility management, zodat de organisatie soepel en professioneel blijft draaien. Je bent iemand die met energie en daadkracht zaken regelt en geen 9-tot-5 mentaliteit heeft: een sparringpartner die goed bereikbaar is om zaken af te stemmen, ook buiten reguliere kantoortijden vind je het jouw taak om nog even de puntjes op de i te zetten.

**Jouw takenpakket**:
Je verantwoordelijkheden liggen voor ongeveer 70% op het vlak van management assistent, en 30% op office & facility coördinator.

**Typische Verantwoordelijkheden**

**Management Assistant**
- ** Complex agendabeheer**: Beheer en coördinatie van de agenda’s van de directie en het managementteam.
- ** Dagelijkse prioriteiten en afstemming**: Je houdt overzicht over lopende zaken en stemt regelmatig af, ook buiten reguliere werktijden indien nodig.
- ** Reis
- en eventplanning**: Organisatie van zakenreizen, hotels en transfers, evenals coördinatie van interne en externe events.
- ** Voorbereiding en opvolging van meetings**: Verzamelen van relevante documenten, notuleren en bewaken van actiepunten.
- ** Correspondentie en communicatie**: Beheer van inkomende en uitgaande communicatie, voorbereiding van presentaties en rapportages.
- ** Sparringpartner voor de directie**: Actieve betrokkenheid bij strategische en organisatorische vraagstukken, anticiperen op behoeften en meedenken over oplossingen.
- ** Vertrouwelijke en strategische ondersteuning**: Discreet beheer van gevoelige informatie en directe ondersteuning van de directie.

**Facility & Office Coördinator**
- ** Kantoor
- en gebouwbeheer**: Verantwoordelijk voor een veilige, schone en functionele werkomgeving.
- ** Facilitair contract
- en leveranciersbeheer**: Onderhouden van contacten met leveranciers voor schoonmaak, beveiliging, catering, wagenparkbeheer en overige facilitaire diensten.
- ** Werkplekbeheer en ergonomie**: Zorgen dat werkplekken voldoen aan Arbo
- en ergonomische richtlijnen.
- ** Onderhoud en duurzaamheid**: Implementeren van energiezuinige en duurzame faciliteiten.
- ** Evenementen en hospitality**: Coördinatie van interne en externe evenementen en gastvrije ontvangst van bezoekers.

Ben jij een energieke management assistent met sterke organisatorische vaardigheden die niet bang is om de handen uit de mouwen te steken? Dan zoeken wij jou

**Waar staat Ecorus Home voor?**:
Iedereen wil duurzamer. Bij Ecorus Home weten we als geen ander hoe je dat het beste kunt doen. Ecorus Home, gevestigd in Amsterdam, richt zich op de samenwerking met woningcorporaties, waarbij het haar missie is om haar klanten volledig te ontzorgen en zo maximaal bij te dragen aan de energie transitie. Op een manier die het beste bij hun past. We sluiten contracten af, verzorgen de werving en advisering van huurders en sturen de zonnestroom installaties aan. Hierbij wordt gewerkt met externe installatiepartners.

Ecorus Home is dynamisch, innovatief en steeds meer een IT gestuurde organisatie. Naast solar zijn wij constant op zoek naar andere duurzame oplossingen voor de woningbouw. Wij ontzorgen onze klanten om voor 2030 te voldoen aan de EFG label verbetering.

**Wat kan je van ons verwachten?**:
Jij wordt onderdeel van een sociaal en gedreven team. Wij zijn ambitieus en proberen elke dag ons werk een stukje beter te doen. Naast hard werken kunnen we ook hard