Administratief Secretarieel Medewerker

Ben jij die daadkrachtige duizendpoot die ook in drukke tijden het hoofd koel kan houden? Herken jij je in de woorden flexibel, assertief en sociaal? Lijkt het je bovendien leuk om in een dynamische omgeving te werken? Dan ben jij de administratief secretarieel medewerker die wij zoeken

**Specificaties vacature**:
**Locatie(s)**:

- Amsterdam, Amstelveen**Organisatieonderdeel**:

- Eenheid Amsterdam**Vakgebied(en)**:

- Administratie en secretarieel**Niveau**:

- MBO 3**Wat ga je doen?**:
Je bent een klantvriendelijk aanspreekpunt voor zowel in
- als externen en handelt binnenkomende vragen zoveel mogelijk zelfstandig af. Je biedt brede ondersteuning bij het bijhouden van de mailboxen. Je beheert de vaak overvolle agenda's met een vooruitziende blik, signaleert knelpunten en lost deze op. Je ontlast de teamchef in de dagelijkse administratieve werkzaamheden en bereidt vergaderingen en besprekingen voor met alles wat daarbij komt kijken. Zo reserveer je de locatie, bestel je de catering, regel je dat de benodigde IT-middelen aanwezig zijn, zorg je dat iedereen op tijd de stukken ontvangt en meld je bezoekers aan. Tijdens het overleg ben je zo nodig aanwezig om te notuleren of een actielijst bij te houden en je bewaakt de deadlines van uitgezette acties. Daarnaast verzorg je attenties bij ziekte, jubilea enzovoort, en je ondersteunt bij teamgebonden activiteiten (zoals de teamdag). Je bent de spin in het web, overziet de werkzaamheden en onderneemt actie waar nodig

**Waar ga je werken?**:
Wij zoeken administratief secretariële ondersteuning voor twee basisteams. Je gaat werken binnen een basisteam in een district binnen de Eenheid Amsterdam. In een dynamische en een afwisselende omgeving zorg jij voor een optimale (administratieve) ondersteuning aan twee teamchefs.
- **Basisteam Amstelveen** bestaat uit ongeveer 126 collega’s die samen zorgen voor de veiligheid binnen de gemeente Amstelveen. Amstelveen heeft ongeveer 94.000 inwoners met ruim 130 verschillende nationaliteiten en kent een grote Indiase en Japanse gemeenschap. Het werkgebied is divers en gevarieerd. Aan de kant van Amsterdam ligt het Amsterdamse Bos waar veel grote (dance)evenementen worden georganiseerd. In het centrum van Amstelveen is het Stadshart met een groot winkelcentrum, horeca en veel (internationale) bedrijvigheid. In het zuiden van Amstelveen is lichte industrie en worden nog steeds nieuwe wijken gebouwd. We werken nauw samen met het lokale bestuur om de veiligheid te verbeteren. In ons team hechten we waarde aan een veilige werkomgeving waarin ruimte is voor eigen initiatieven en medewerkersparticipatie.
- **Basisteam Overtoomsesluis** bestaat uit ongeveer 115 collega's en vormt met de basisteams Haarlemmerweg, Nieuw-West-Noord en Nieuw-West-Zuid, de districtsrecherche en het flexteam het District Amsterdam-West. Het werkgebied van ons basisteam is dynamisch en de bewonerssamenstelling is heel multicultureel. Er is een groot en gevarieerd werkaanbod, waarbij de nadruk ligt op jeugd, ondermijning, high impact crime delicten en verkeer. Het uitgaansgebied is een van de grootste van Amsterdam. Problematiek wordt in nauwe samenwerking met diverse ketenpartners aangepakt en dat resulteert in een buurtgerichte integrale aanpak van veiligheid
- en leefbaarheidsproblemen. De werksfeer binnen ons team is ontspannen en we zijn altijd bereid om elkaar te helpen. Je kunt bij ons jezelf zijn. De werklocatie is goed te bereiken met het openbaar vervoer.

**Wie ben jij?**:
Je werkt graag in een drukke en soms hectische omgeving, en behoudt daarin het overzicht. Je anticipeert op wat er om je heen gebeurt en pakt alle voorkomende secretariële werkzaamheden zelfstandig op. Als rechterhand van de teamchef vang je de eerste vragen zo veel mogelijk op, beantwoordt deze waar mogelijk zelf of verwijst door, zodat uiteindelijk alleen de vragen overblijven die de teamchef zelf moet/kan beantwoorden. Uiteraard ben je communicatief sterk en secuur. Je bent efficiënt in het beheren van mails, afspraken en agenda's en kunt snel schakelen. Je bent integer en weet goed om te gaan om met vertrouwelijke informatie waar je mee in aanraking komt. Je kunt jezelf zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken. Zelfredzaamheid is belangrijk, maar ook dat je goed kunt samenwerken met je collega's en dat doet vanuit het hogere plaatje (we werken samen aan hetzelfde doel). Vanzelfsprekend ben je thuis in de toepassing van standaard kantoorautomatiseringspakketten (onder andere Word, PowerPoint, Excel en Outlook). Verder leg je makkelijk contact en heb je een servicegerichte instelling. Wat ook onmisbaar is? Een goed gevoel voor humor, want we vinden het belangrijk dat er naast hard werken ruimte is voor een grapje.

Verder heb je:

- een mbo 3-diploma, bij voorkeur in de richting van secretarieel medewerker.

**Wat wij bieden**:
De standplaats is Amsterdam of Amstelveen. Wij hebben vacatures in de basisteams Amstelveen, en Overtoomsesluis. Geef in je moti