Management Assistent(e)

In het kort: Je gaat als Team Assistant projectteams ondersteunen bij grote energieprojecten, door agendas te beheren, vergaderingen te organiseren, documentatie te structureren en de dagelijkse projectactiviteiten soepel te laten verlopen.

Team Assistant

Introductie
Bij TenneT werken we aan het elektriciteitsnet van morgen. Als Team Assistant ondersteun jij de grote energieprojecten van binnenuit. Dankzij jouw inzet en organisatorische kracht kunnen de projectteams in Area South optimaal functioneren en leveren aan een betrouwbare energievoorziening voor vandaag én morgen.

Over TenneT, Unit, Afdeling En Team
TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland.

De Functie
Als Team Assistant binnen de Business Unit Large Projects Netherlands (bestaande uit 6 collegas) ondersteun je meerdere projectteams die werken aan de voorbereiding, aanbesteding en realisatie van grote infrastructurele energieprojecten op vnl locaties Wijchen (voorfase), Breda en Tilburg (realisatie).

In jouw rol zorg je voor de praktische en administratieve ondersteuning van het projectteam. Er wordt een proactieve houding verwacht. Je beheert agendas, organiseert vergaderingen, verzorgt verslaglegging en bewaakt actiepunten. Daarnaast ondersteun je bij het structureren van projectdocumentatie, het bijhouden van planningen en het op orde houden van het digitale archief. Je werkt nauw samen met Project Leads en andere teamleden en bent een onmisbare schakel in het soepel laten verlopen van de dagelijkse projectactiviteiten.

Proactief plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe overleggen en events, indien gewenst verzorg je verslaglegging en bewaking van voortgang/actiepunten

Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals bijvoorbeeld besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten;

Beheren van digitale projectdossiers en archivering in SharePoint;

Signaleren van knelpunten in planning of actiepunten en proactief opvolgen;

Fungeren als aanspreekpunt binnen het team voor organisatorische en administratieve vragen;

Zorgen voor duidelijke communicatie richting betrokkenen binnen en buiten het projectteam;

Meewerken aan de verdere professionalisering van ondersteunende processen binnen Area South;

Flexibel ondersteunen bij ad-hoc taken of tijdelijke piekbelasting binnen het team.

Je werkt hoofdzakelijk vanuit het hoofdkantoor in Arnhem, maar bent ook regelmatig op (project)locaties in Wijchen en Zuid Nederland actief. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Praktische Informatie
Standplaats: Arnhem TenneT MCe (2-3 x per week, Donderdag vaste dag) en (project)locaties in Wijchen en Zuid Nederland 1-2 per week;

Hybride werken is optioneel en in overleg bij een 40-uurige werkweek;

Bij een zeer geschikte kandidaat kan er overleg worden gehouden voor 32 uurige werkweek;

Optie tot verlenging is aanwezig: ja;

Interviews: 2 rondes, 1 kan optioneel online, 2de op locatie in Arnhem (MCe);

Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd;

Aanvullende Informatie
Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (TenneT) cao. Deze inzet valt in schaal 5 van de TenneT cao;

Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands;

Beschikbaarheid
Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag;

Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke consultant.

Samen zorgen we voor een stabiel en duurzaam energienet. Nederland aan samen met jou.

Functie-eisen
Een afgeronde mbo+ en/of hbo opleiding in een administratieve projectondersteunende richting. Aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie binnen een projectorganisatie (minimaal 5 jaar), bij voorkeur in een technische omgeving. Ervaring met werken binnen meerdere projectteams tegelijk, en het effectief balanceren van uiteenlopende prioriteiten. Ervaring met projectmatig werken en gevoel voor deadlines, structuur en besluitvormingsprocessen. Goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, in woord en geschrift. Zeer vaardig met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en SharePoint. Voornamelijk diepgaande kennis en aantoonbare ervaring in Excel is een vereiste. VOG dient binnen te zijn voordat een kandidaat mag starten. Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd. De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd. Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag. Aanvraag leent zich niet voor de inhuur van een zelfstandige.

Functie-voorstel
LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met veel verschillende stakeholders en weet hierin overzicht te houden. Je hebt een proactieve houding, oog voor detail en sterke communicatieve vaardigheden. Je bent in staat om snel te schakelen tussen het werk dynamiek/cultuur van het hoofdkantoor en de (project)locaties. Je bent sterk in het navigeren door complexe situaties. Je luistert actief naar je team, begrijpt de impact van je werk op anderen en communiceert op een diplomatieke manier om samenwerking te bevorderen. Je staat stevig in je schoenen, neemt niet zomaar iets aan op basis van een eerste indruk en durft kritische, maar constructieve vragen te stellen. Je bent flexibel, durft het initiatief te nemen, klantgericht, stressbestendig en een echte teamplayer. Je bent bereid wekelijks te reizen naar de verschillende locaties. Kernwoorden: ontzorgen, proactief, initiatiefrijk, leergierig, flexibel, mensenkennis, sterk communicatief. Hybride werken is optioneel en in overleg bij een 40-uurige werkweek. Bij een zeer geschikte kandidaat kan er overleg worden gehouden voor 32 uurige werkweek. Optie tot verlenging is aanwezig: ja.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de
harde deadline
van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

5cd8a0b9cc68f9ffa4c a55wer