Managementassistent afdeling Apotheek, Farmacologie en Toxicologie

1 jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd Ben jij een proactieve managementassistent die graag overzicht houdt en vooruitdenkt? Wij zijn op zoek naar een managementassistent voor de afdeling Apotheek, Farmacologie en Toxciologie. In deze veelzijdige functie ondersteun je de afdelingsleiding, hoogleraren, opleiders en tactisch managers en de beroepsvereniging KNVFB. Je draagt bij aan een goed georganiseerde en toekomstgerichte afdeling. Wij zien jouw sollicitatie graag tegemoet

Wat ga je doen?

Als managementassistent vervul je een centrale en verbindende rol. Je zorgt dat alles soepel verloopt voor de afdelingsleiding, hoogleraren en opleiders: van dagelijkse secretariële werkzaamheden tot de coördinatie van vergaderingen en projecten. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het bestuur van de Nederlandse Vereniging Klinische Farmacologie en Biofarmacie (KNVFB). Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en denkt vooruit in een dynamische en academische werkomgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

Secretariële ondersteuning

• Beheren van complexe agenda's en maken van afspraken, waarbij je anticipeert op de inhoud en samenhang van afspraken.
• Behandelen van telefoon-, e-mail- en postverkeer en bewaken van de voortgang van actiepunten.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Opstellen, redigeren en verzorgen van brieven, rapporten en documenten.
• Verwerken en opmaken van verslagen, rapporten en andere stukken.

Vergaderondersteuning

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen (ruimte, catering, stukken verzamelen en verzenden).
• Notuleren en opstellen van verslagen of actielijsten in Teams.
• Bewaken van de voortgang van actiepunten en waar mogelijk zelf opvolging geven.

Organisatorische ondersteuning

• Coördineren van interne en externe bijeenkomsten, symposia en evenementen.
• Bewaken van procedures, planningen en afspraken.
• Onderhouden van het relatiebestand van de afdeling en betrokken externe partners.
• Communicatie activiteiten zoals de nieuwsbrief, intranet, website en social media.

Projectondersteuning

• Deelnemen aan, voorbereiden en/of coördineren van projecten binnen de afdeling (bijvoorbeeld een verhuizing of verbouwing).
• Signaleren van knelpunten, prioriteiten stellen en vooruitdenken om de afdelingsleiding te ontzorgen.

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.020 en € schaal 7) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek.

De afdeling Apotheek, Farmacologie en Toxicologie van het Radboudumc zet zich in voor veilig en effectief medicijngebruik voor patienten in het ziekenhuis of in de thuissituatie. We onderzoeken hoe geneesmiddelen en giftige stoffen werken en passen deze kennis toe in onze patientenzorg en onderwijs. Daarnaast leveren we farmaceutische producten, steriele medische hulpmiddelen, informatie en advies aan patienten van het Radboudumc en externe zorgverleners.

Van een ondersteunende kleine afdeling zijn we uitgegroeid tot een groot, innoverend en patiëntgericht onderdeel van het Radboudumc, waarbij we onze diensten in toenemende mate op afstand en in de thuissituatie van patiënten leveren. Met een team van ruim 450 collega's zetten we ons elke dag in voor kwalitatief hoogstaande patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs.

Het secretariaat is een belangrijke spil binnen de afdeling en werkt voor alle 9 secties. Als managementassistent ontvang je leiding van het hoofd secretariaat. Het secretariaat maakt onderdeel uit van het bedrijfsbureau. Je werkt nauw samen met de andere managementassistenten binnen het team, met de tactisch en farmaceutisch managers van de secties en de afdelingsleiding. Naast een eigen aandachtsgebied heb je een aantal gezamenlijke taken.

Nederlandse Vereniging voor Klinische Farmacologie en Biofarmacie (KNVFB)

Een deel van je werkzaamheden verricht je voor de Nederlandse Vereniging voor Klinische Farmacologie en Biofarmacie (NVKFB), een beroepsvereniging met circa 850 leden. Voor deze beroepsvereniging werk je zelfstandig en proactief, in nauwe samenwerking met de voorzitter van het bestuur en de bestuursleden.

Je voert coördinerende en secretariële werkzaamheden uit voor het bestuur en je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning, bijvoorbeeld met betrekking tot de ledenregistratie en de organisatie van het jaarlijkse congres. Deze werkzaamheden voer je uit vanaf jouw werkplek bij de afdeling Apotheek, Farmacologie en Toxicologie.

Het Radboudumc

Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken. Jij bent een professional die proactief is, vooruit kijkt, prioriteiten stelt en overzicht houdt. Je werkt in een omgeving waar zorg, onderzoek en onderwijs samenkomen, en weet je daarin soepel te bewegen. Je beschikt over analytisch inzicht en het vermogen om zorgvuldig en nauwkeurig te werken. Daarbij ben je organisatiesensitief en hebt oog voor verhoudingen en belangen binnen een academische setting. Je bent actiegericht, maar neemt de tijd om keuzes en gevolgen zorgvuldig af te wegen.

Je handelt altijd tactvol, respectvol en discreet. Integriteit, betrokkenheid en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend. Daarbij kun je goed omgaan met dynamiek en verandering. Je werkt zelfstandig, behoudt het overzicht en schakelt gemakkelijk tussen operationele details en strategische vraagstukken. Ook denk je mee, signaleert wat beter kan en draagt actief bij aan een goed georganiseerde afdeling.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Een afgeronde opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar, met hbo-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een complexe of academische organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (Engels is een pre).
• Goede beheersing van Microsoft Office 365, inclusief Teams; ervaring met SharePoint Online is een pre.
• Affiniteit met administratieve processen en werkzaamheden.

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel dan met Annette de Boer of Angelique Lejic, managementassistenten afdeling Apotheek, Farmacologie en Toxicologie, via Voor solliciteren gebruik de knop 'solliciteer'.