Bestuurssecretaresse / Management Assistent, Utrecht

In het kort: Je gaat het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris ondersteunen door agendabeheer, prioriteiten stellen en diverse secretariële taken uitvoeren, zodat zij zich kunnen concentreren op belangrijke zaken.

Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven

Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar. Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collegas over hoe het is om bij ons te werken vind je op .

Opdracht

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich kunnen focussen op wat écht belangrijk is. Als Bestuurssecretaresse zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en je laat je niet gek maken door de complexe puzzel die wij agendabeheer noemen. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje-precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. Dankzij deze kwaliteiten ben jij goed in staat om ons college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris écht te ontzorgen. Je hebt een afwisselende functie en geen dag is hetzelfde. Dagelijks verricht je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor het college, de gemeentesecretaris en domeinmanagers. Daarnaast ondersteun je regelmatig de medewerkers van Kabinetszaken.

Een Greep Uit Jouw Afwisselende Takenpakket
Proactief beheren en bewaken van de agendas van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;

Met een grote mate van zelfstandigheid (mede) bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren;

Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;

Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, de bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.

Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collegas.

Competenties

Je bent een prettige gesprekspartner;

Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;

Je bent accuraat, integer en stressbestendig;

Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;

Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;

Je hebt een flexibele werkinstelling.

Functie-eisen
Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde dat met het verstrekken van de opdracht en de gemeente Wijk bij Duurstede géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand mag komen. Aan deze voorwaarde wordt niet voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is). Bring your own device is van toepassing; bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, waaronder laptop, telefoon en toebehoren. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent bij een gemeente. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent. Uiterlijk beschikbaar per 26 januari 2026 voor 28 uur per week. De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Functie-voorstel
LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen de overheid. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs. Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris. Je bent een prettige gesprekspartner. Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal. Je bent accuraat, integer en stressbestendig. Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen. Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden. Je hebt een flexibele werkinstelling. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de
harde deadline
van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

5cd8a0b9cc68f9ffa4c a55wer