Management Assistent

In het kort: Je gaat het college van burgemeester en wethouders ondersteunen, agendabeheer en coördinatie binnen het secretariaatsteam verzorgen, en zorgen voor efficiënte werkprocessen en samenwerking tussen afdelingen in de gemeente Wijk bij Duurstede.

Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven

Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar. Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collegas over hoe het is om bij ons te werken vind je op .

Opdracht

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers en zorgt daardoor dat zij zich kunnen focussen op wat écht belangrijk is. Daarnaast neem je een coördinerende rol op je binnen het secretariaatsteam, waarbij je zorgt voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.

Een Greep Uit Jouw Afwisselende Takenpakket
Proactief beheren en bewaken van de agendas van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;

Met een grote mate van zelfstandigheid (mede) bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren;

Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;

Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, de bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;

Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collegas.

Naast De Secretariële Ondersteuning Van Het College, De Gemeentesecretaris En De Domeinmanagers, Vervul Je Een Coördinerende Rol Binnen Het Secretariaatsteam. Dat Betekent Dat Je

Zorgt voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen;

Werkwijzen en processen uniformeert en professionaliseert, zodat iedereen op dezelfde manier werkt;

De bezetting en werkverdeling bewaakt, en tijdig signaleert waar knelpunten ontstaan;

Als spin in het web fungeert tussen verschillende afdelingen, en zorgt dat afspraken en verantwoordelijkheden helder zijn;

Initiatieven neemt om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren.

Als meewerkend voorman heb je een afwisselende functie en geen dag is daarom hetzelfde voor jou. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. En dan ben je ook nog een prettige collega met wie het goed samenwerken is

Competenties

Je bent een prettige gesprekspartner;

Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;

Je bent accuraat, integer en stressbestendig;

Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;

Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;

Je bent gestructureerd en hebt oog voor detail;

Je hebt een flexibele werkinstelling.

Functie-eisen
Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag (er mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen; ZZPers zijn uitgesloten). Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse binnen een overheidsinstelling. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in het coördineren van een secretariaatsteam. Aantoonbare werkervaring met het in staat zijn om burgemeester, wethouders en directeur te adviseren in het bepalen van prioriteiten bij e-mail verkeer, verzoeken om afspraken en telefonische verzoeken om contact. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau. Uiterlijk beschikbaar per 19 januari 2026 voor 36 uur per week.

Functie-voorstel
LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente Aantoonbare werkervaring in het uniformeren van werkprocessen en het verbeteren van samenwerking binnen teams Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van (directie)secretaresse / management assistent Je bent een prettige gesprekspartner Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal Je bent accuraat, integer en stressbestendig Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden Je bent gestructureerd en hebt oog voor detail Je hebt een flexibele werkinstelling

De sluitingsdatum van deze opdracht is de
harde deadline
van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

5cd8a0b9cc68f9ffa4c a55wer