Management Assistant Bestuurssecretariaat

Functie

Je vervult de volgende taken:

• Je maakt deel uit van het secretariaat en biedt secretariële ondersteuning aan de adjunct-directeur, de leden van het afdelingsbestuur, de afdelingsraad en de benoemingscommissies. Je werkt nauwkeurig en blijft kalm onder druk.
• Je organiseert vergaderingen met interne en externe deelnemers, beheert complexe agenda's en zorgt ervoor dat iedereen op tijd de juiste documenten ontvangt. Je biedt volledige secretariële ondersteuning : agendabeheer, voorbereiden en verspreiden van documenten, notuleren in het Engels, archiveren van dossiers en opvolgen van actiepunten.
• Je coördineert de onboarding van nieuwe medewerkers (zaalreserveringen, uitnodigingen, catering) en organiseert sociale en ceremoniële evenementen zoals jubilea, herdenkingen, feestelijke bijeenkomsten, kerstpakketten en -cadeaus, secretarissenvergaderingen en Secretarissen Dag.
• Je verzorgt de interne communicatie door facultaire mailings te versturen (bestuursaangelegenheden, facilitaire updates, nieuwsbrieven, informatie van het bestuur) en door mailinglijsten up-to-date te houden.
• Je verzorgt administratieve en financiële processen: het regelen van handtekeningen (contracten, stageovereenkomsten), het archiveren van documenten, het opstellen van inkooporders en het verwerken van declaraties (inclusief studentleden van raden en commissies).
• Je biedt praktische ondersteuning bij facilitaire en huisvestingskwesties, waaronder meubelaanvragen, en onderhoudt contacten met Facility Services.
• Je bent het aanspreekpunt voor onder andere Finance, HR, de faculteitsraad en Facility Services, en het eerste aanspreekpunt voor (toekomstige) medewerkers en gasten.
• Je fungeert als back-up voor collega-secretaresses om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.

Functie eisen

Wij zijn op zoek naar een ervaren, enthousiaste, toegewijde, principiële en zelfstandige teamspeler die aan de volgende eisen voldoet:

• Opleiding op MBO+-niveau, aangevuld met een secretariële opleiding en bij voorkeur enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je hebt een uitstekende beheersing van het Engels (niveau C1 of hoger) en een goede beheersing van het Nederlands (minimaal niveau B2). Hierdoor kun je vloeiend communiceren, notulen in het Engels schrijven en interne correspondentie in het Nederlands afhandelen;
• Een zelfstandige en proactieve werkhouding;
• Een echte teamspelersmentaliteit met een flexibele instelling;
• Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Een servicegerichte houding, initiatiefrijk en stressbestendig;
• Het heeft de voorkeur dat je op woensdag beschikbaar bent om te werken.

Aanbod

Een boeiende functie binnen een internationale en toch persoonlijke universiteit. Je bevindt je midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je hier gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden wij je:

• Een maandsalaris van minimaal € 3.057 tot maximaal € 3.985 bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Een parttime functie tussen 0.6 en 0.8 fte;
• Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor meer vakantiedagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale balans tussen werk en privé.
• Ruimte voor je talent met doorgroeimogelijkheden en uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden zoals mentoring, workshops en coaching.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en vergoeding voor reiskosten, thuiswerken en internet.

Organisatie

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van overzicht houden, plannen en schakelen met mensen op alle niveaus? Als Management Assistant bij een van de faculteiten van de TU/e ondersteun je het faculteitsmanagement in een dynamische, internationale omgeving waar onderwijs en onderzoek samenkomen. Jij bent de spin in het web die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt – van agendabeheer tot het coördineren van bijeenkomsten en het bewaken van processen.

Werk je graag in een dynamische academische omgeving waar nauwkeurigheid, service en initiatief het verschil maken en ben je klaar om je secretariële carrière naar een hoger niveau te tillen bij een van Europa's toonaangevende technische universiteiten?

Inlichtingen

Helen van Mierlo

Vragen over deze vacature?

Helen van Mierlo

Senior Consultant