Kwartiermaker Bedrijfsvoering

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 11-09-2024 om 12:00.

Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Voorschoten is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker Bedrijfsvoering voor 36 uur per week.

Onze groene gemeente, vlak bij Leiden, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze 25.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en ons team dat zich dagelijks inzet voor het welzijn van onze inwoners. Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

Opdracht
Voorschoten staat aan de vooravond van een ingrijpende verandering We hebben ambities, willen concrete resultaten behalen en deze duurzaam verankeren om een toekomstbestendige organisatie te worden. We zijn binnen onze organisatie een ontwikkeltraject gestart met maar liefst 17 projecten. Eén van deze projecten is de transitie naar een klantgerichte organisatiestructuur. Vanaf 1 januari 2025 gaan we volgens deze nieuwe structuur werken, met een extra managementlaag en nieuwe teamindelingen.

Om de aanstaande verandering vorm te geven zijn wij op zoek naar een kwartiermaker voor de afdeling Bedrijfsvoering. Deze afdeling gaat in de toekomst bestaan uit het team Kernsupport (Financiën, Juridische zaken en Inkoop) en het team Werkbeleving (HR, Facilitaire zaken en Vastgoed). Samen zorgen deze teams voor de ondersteuning van de twee andere afdelingen: Dienstverlening en Bestuur.

Om de interne dienstverlening tot 1 januari 2025 te continueren en na 1 januari de inrichting en processen duurzaam te borgen binnen de gemeentelijke organisatie, zoekt de gemeente Voorschoten een ervaren kwartiermaker. De kwartiermaker heeft als hoofdtaken:

• De afdeling bedrijfsvoering in hernieuwde samenstelling vorm te geven en in te passen in de bredere organisatieontwikkeling;
• De kwaliteit en stabiliteit van (kritische) werk- en bedrijfsprocessen te optimaliseren;
• Planmatig te werken aan teamontwikkeling binnen de teams van de afdeling Bedrijfsvoering;
• De randvoorwaarden te creëren op het gebied van bedrijfsvoering ter ondersteuning van hoogwaardige dienstverlening binnen de afdelingen Dienstverlening en Bestuur;
• Interne dienstverleningsafspraken op te stellen en deze te implementeren binnen de bedrijfsprocessen;
• Sturen op de dienstverleningsovereenkomsten op het gebied van ICT, DIV en informatiemanagement, welke in regie worden uitgevoerd;
• Hiërarchisch leiding geven aan de huidige teammanagers binnen Bedrijfsvoering en het toekomstig afdelingshoofd en toekomstige teammanagers voor te bereiden op hun werkzaamheden.

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Uiterlijk beschikbaar per 1 oktober 2024 voor 32 tot 36 uur per week
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als Kwartiermaker bedrijfsvoering
3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau

Wensen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal WO-niveau in de richting van facilitair of bedrijfskunde
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als kwartiermaker/ interim manager/ programmanager op het gebied van bedrijfsvoering binnen een gemeente
3. Aantoonbare werkervaring met procesinrichting, interne sturing en beheersing en verbetertrajecten, licht dit duidelijk toe in het cv
4. Een afgeronde opleiding Lean Six Sigma

Arbeidsvoorwaarden
Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

---