Administratief medewerker evenementen

2 weken geleden

Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd
Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgtdat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesterenverschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betereresultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbijnaar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van deberoepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons benje van harte welkom

Je komt te werken in hetteam van Boekingen en Evenementen (B&E). Dit team is onderdeelvan Locatieteam 3 van de afdeling Facilitair Beheer bij hetFacilitair Bureau. B&E plant en organiseert in opdrachtverschillende politieke en grotere ambtelijke bijeenkomsten envergaderingen in onder andere het Stadhuis van Amsterdam. Het teambestaat uit evenementencoördinatoren, evenementenmedewerkers,medewerkers audiovisuele ondersteuning en hosts. Naast desamenwerking binnen je eigen team werk je ook samen met de anderefacilitaire teams en externe partijen die ook in het stadhuiswerkzaam zijn.

Werklocatie: Amstel 1, 1011PN,Amsterdam

Functieomschrijving

In de functie van administratief medewerker boekingenkom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals degemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. Ditzorgt voor een dynamische omgeving waar veel gebeurt. Dagelijks hebje te maken met collega’s die een vergadering of bijeenkomst willenorganiseren. Je helpt hen met het vinden van een geschikte ruimteen de benodigde faciliteiten voor hun bijeenkomst. Hiermeeondersteun je collega’s en het bestuur in het bereiken van doelenvoor de stad. Het is een dynamische functie met veel contact metcollega's.

Je voorziet hen van informatie overbeschikbare ruimtes en faciliteiten, en begeleidt hen door hetaanvraagproces. Je bent verantwoordelijk voor de verwerking vanaanvragen via telefoon, e-mail en het reserveringssysteem Topdesk.Bij complexe verzoeken schakel je met de evenementencoördinatorenen informeer je de aanvrager. Daarnaast monitor je de voortgang ennaleving van afspraken tot aan de uitvoeringsdatum en houd je deklant op de hoogte van de status. Dagelijks verstuur jevergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en beheer jede administratie van de beschikbare ruimtes in hetgebouw.

Je biedt administratieve, secretariële enorganisatorische ondersteuning aan de evenementencoördinator. Ditomvat het vastleggen van afspraken, invoeren van reserveringen enfaciliteiten in Topdesk, en het uitvoeren van laatste controlesvoor evenementen. Bijeenkomsten waar je aan mee werkt zijnbijvoorbeeld Raad- en commissievergaderingen, beëdiging van nieuwepolitieagenten, herdenkingsbijeenkomsten of tentoonstellingen in decentrale hal.

Dit doeje:

  • Beantwoorden van telefoontjes,mail en persoonlijke vragen van collega's over het reserveren vanvergaderzalen en evenementen.
  • Prioriteren enverwerken van binnengekomen reserveringsaanvragen via telefoon,email en in Topdesk.
  • Informeren van aanvragersover beschikbare ruimtes, faciliteiten en de verdereaanvraagprocedure.
  • Doorsturen van complexeverzoeken naar de Evenementencoördinatoren en aanvragers hiervan opde hoogte stellen.
  • Dagelijks versturen vanvergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams enadministreren van de beschikbareruimtes.
  • Ondersteunen van deEvenementencoördinator door afspraken vast te leggen, reserveringenin te voeren en laatste controles uit te voeren voorevenementen.

Functie-eisen

Voordeze functie Administratief medewerker evenementen beschik jeover:

  • Ervaring met plannen enorganiseren van bijeenkomsten;
  • Ervaring metreserveringssystemen en planningsystemen zoals Topdesk, Planon ofvergelijkbaar;
  • Goede beheersing van deNederlandse taal in woord engeschrift;
  • Ervaring in klantcontact, fysiek oftelefonisch.

Arbeidsvoorwaarden
  • Een fulltime baan van 36 uur perweek;
  • Een salaris van minimaal €2700,- enmaximaal €3831,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijkvan relevante opleiding en werkervaring;
  • Eenuitzendcontract vanaf zo snel mogelijk voor de duur van 6 maandenmet kans op verlenging;
  • Je bouwt directpensioen op;
  • Reiskostenvergoeding van 0,10 centper kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met hetOV met een max van €4,50 (enkele reis);
  • Veelruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
  • Een teammet gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijkeorganisatie;
  • Thuiswerkvergoeding van € 3,- perdag;
  • 8% procentvakantiegeld;
  • Eindejaarsuitkering (dertiendemaand);
  • Olympia heeft voor iedereen voorscholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aanwaarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- enopleidingsmogelijkheden.

De gemeenteAmsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hartvoor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereenwelkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van desamenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maarvooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigendaarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtigeAmsterdam van harte uit om tesolliciteren. 

Deze vacature is in beheervan Charlotte, voor vragen kun je mailen metc.schotanus@olympia.nl

  • Administratief Medewerker Evenementen

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    **Wat ga je doen?**: In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. Dit zorgt voor een dynamische omgeving waar veel gebeurt. Dagelijks heb je te maken met collega’s die een vergadering of bijeenkomst willen organiseren. Je...

  • Administratief medewerker evenementen

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    BedrijfsomschrijvingWe willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van...

  • Administratief Medewerker Conferenties

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Amsterdam UMC Voltijd

    Ben jij een administratief talent dat Amsterdam UMC wil ondersteunen?Wij zijn op zoek naar een medewerker die ons kan helpen bij de organisatie van onze conferenties en evenementen. Als medewerker zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en dat onze gasten een geweldige tijd hebben. Je bent een teamspeler die niet bang is om te werken onder druk en die...

  • Administratief Medewerker Evenementen

    1 week geleden

    Amsterdam, Nederland Randstad Nederland Voltijd

    In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. wat bieden wij jou salaris tussen € 2700 en € 3831 afh. van ervaring vakantiegeld, pen

  • Administratief medewerker evenementen

    2 weken geleden

    amsterdam, Nederland Randstad Nederland Voltijd

    In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest.wat bieden wij jousalaris tussen € 2700 en € 3831 afh. van ervaringvakantiegeld, pen...

  • Administratief medewerker

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Page Personnel Voltijd

    Administratieve ondersteuningpagina Personnel zoekt voor een toonaangevend bedrijf een administratief medewerker om ons team te versterken. Als administratief medewerker ben je de spil binnen ons kantoor en ondersteun je diverse afdelingen met uiteenlopende werkzaamheden.VerantwoordelijkhedenLichte administratieve werkzaamheden: Je houdt administratieve...

  • Administratief medewerker evenementen

    2 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Noord-Holland, Nederland Randstad Nederland Voltijd

    In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest.wat bieden wij jousalaris tussen € 2700 en € 3831 afh. van ervaringvakantiegeld, pen

  • Parttime Administratief Medewerker Onderwijsbureau

    3 maanden geleden

    Amsterdam Zuid, Nederland Projob Voltijd

    Voor een grote Onderwijsinstelling in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker die het Onderwijsbureau tot in ieder geval het einde van 2024 kan ondersteunen met diverse administratieve werkzaamheden. In deze functie is het van groot belang dat je zorgvuldig kan werken om zo de onderwijsprocessen soepel te laten verlopen. **Over het...

  • Junior Administratief Medewerker

    5 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland BDO Nederland Voltijd

    Als Junior Administratief Medewerker bij BDO Nederland werk je als rechterhand van het management en bied je ondersteuning bij de werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van alle voorkomende secretariële werkzaamheden.Jouw takenpakket bestaat uit het voeren van ondersteunende secretariële, facilitaire en organisatorische werkzaamheden...

  • Evenement medewerker

    6 uur geleden

    Amsterdam, Nederland Vermaat Voltijd

    Hey event topper! Maak jij van alle events een succes? In jouw rol ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van diverse events. Jij bent het aanspreekpunt, zorgt dat het draaiboek loopt volgens planning en kan snel schakelen indien nodig. Kom jij ons enthousiaste team versterken?Welkom bij dit Amerikaans internetbedrijf dat internationaal actief is, bekend...

  • Administratief Coördinator

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Page Personnel Voltijd

    Bij Page Personnel zijn we op zoek naar een gedreven Administratief Coördinator om ons kantoor te ondersteunen in de dagelijkse gang van zaken.Als Administratief Coördinator ben je verantwoordelijk voor het beheren van kantoorbenodigdheden, het coördineren van vergaderingen en het ondersteunen van het personeel bij diverse administratieve taken.Je zult...

  • Administratief medewerker KPMG: een rol met uitdagingen

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Vermaat Voltijd

    Werk bij Vermaat: administratief medewerkerAls administratief medewerker bij Vermaat werk je in een dynamische omgeving waar je regelmatig uitgedaagd wordt. Je bent verantwoordelijk voor de administratie van onze winkels en restaurants, waaronder het uitwerken van wekelijkse doorbelastingen en het bijhouden van interne kostprijzen.Je ondersteunt ook bij het...

  • Festival & Evenementen Coördinator

    2 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Red Bull Voltijd

    BedrijfsomschrijvingWe zijn op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde student die wil leren hoe het is om te bouwen aan een groot merk.Als Festival & Events stagiair(e) krijg je de kans om in de praktijk te leren hoe het is om festivals en evenementen te organiseren.We werken met een selectiedag. Deelnemers moeten aanwezig zijn om te kunnen starten in de...

  • Financieel Administratief Specialist

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Eventic Voltijd

    Financieel Administratief Medewerker VacatureBij Eventic, een snelgroeiende internationale evenementenorganisatie, zijn we op zoek naar een Financieel Administratief Medewerker om ons team te versterken. In deze rol zorg je voor de financiële ondersteuning van onze evenementen en projecten.TakenVerantwoordelijkhedenFacturatie en Debiteurenbeheer:...

  • Financieel Administratief Medewerker: Evenementenplanner

    1 week geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Eventic Voltijd

    WerkbeschrijvingWe zijn op zoek naar een gedreven Financieel Administratief Medewerker die wil werken aan de financiële operaties van onze internationale evenementenbureau. De juiste persoon zal ons team bij Eventic helpen om top-notch evenementen te organiseren en ons bureau verder uit te breiden.TakenFacturatie en debiteurenbeheer: Coördineer...

  • Administratief Medewerker

    5 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Amrâth Hôtels Voltijd

    **Administratief Medewerker - Amsterdam**: Grand Hotel Amrâth Amsterdam Amsterdam - € 1.874 - 1.988 per maand - Parttime, 24 - 28 uur p/w - MBO - 0 - 1 jaar ervaring - Taal: NL / EN - Operationeel - Administratie In het voormalige Scheepvaarthuis van Amsterdam is nu één van de meest iconische 5* hotels van Amsterdam gevestigd, Grand Hotel Amrâth...

  • Administratief medewerker

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Page Personnel Voltijd

    Ben jij een veelzijdige administratieve kracht met een passie voor klantgerichtheid en ondersteunende taken? Heb je affiniteit met logistiek en techniek? Voor een toonaangevend bedrijf dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling van WMS-systemen en de verkoop/verhuur van heftrucks, zijn wij op zoek naar een administratief medewerker om ons team te...

  • Administratief medewerker

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Page Personnel Voltijd

    Ben jij een veelzijdige administratieve kracht met een passie voor klantgerichtheid en ondersteunende taken? Heb je affiniteit met logistiek en techniek? Voor een toonaangevend bedrijf dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling van WMS-systemen en de verkoop/verhuur van heftrucks, zijn wij op zoek naar een administratief medewerker om ons team te...

  • Administratief Medewerker Evenementen en Beurzen

    3 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Redlocx BV Voltijd

    Houd je van afwisseling en de dynamiek achter de schermen van beurzen, festivals en sport evenementen? Zou jij graag bij een dynamisch bedrijf op de Rai of op de Jaarbeurs willen werken. En ben jij iemand die het leuk vindt om veelzijdig en afwisselend werk achter de computer te doen, tegelijkertijd persoonlijke aandacht te geven aan klanten en zelfstandig...

  • Medewerker Evenementen Amsterdam

    2 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Pillows Hotels Voltijd

    Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en gastvrije persoonlijkheid die zich inzet voor onze gasten.Als Medewerker Evenementen plan je evenementen voor ons hotel in Amsterdam. Van een vergadering tot een gala en van een borrel tot een bruiloft; jij bent van alle markten thuis. Jij neemt de reserveringen van de gasten aan en met een commerciële denkwijze...