Administratief medewerker evenementen

2 weken geleden

Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd
Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom

Je komt te werken in het team van Boekingen en Evenementen (B&E). Dit team is onderdeel van Locatieteam 3 van de afdeling Facilitair Beheer bij het Facilitair Bureau. B&E plant en organiseert in opdracht verschillende politieke en grotere ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen in onder andere het Stadhuis van Amsterdam. Het team bestaat uit evenementencoördinatoren, evenementenmedewerkers, medewerkers audiovisuele ondersteuning en hosts. Naast de samenwerking binnen je eigen team werk je ook samen met de andere facilitaire teams en externe partijen die ook in het stadhuis werkzaam zijn.

Werklocatie: Amstel 1, 1011PN, Amsterdam

Functieomschrijving

In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. Dit zorgt voor een dynamische omgeving waar veel gebeurt. Dagelijks heb je te maken met collega’s die een vergadering of bijeenkomst willen organiseren. Je helpt hen met het vinden van een geschikte ruimte en de benodigde faciliteiten voor hun bijeenkomst. Hiermee ondersteun je collega’s en het bestuur in het bereiken van doelen voor de stad. Het is een dynamische functie met veel contact met collega's.

Je voorziet hen van informatie over beschikbare ruimtes en faciliteiten, en begeleidt hen door het aanvraagproces. Je bent verantwoordelijk voor de verwerking van aanvragen via telefoon, e-mail en het reserveringssysteem Topdesk. Bij complexe verzoeken schakel je met de evenementencoördinatoren en informeer je de aanvrager. Daarnaast monitor je de voortgang en naleving van afspraken tot aan de uitvoeringsdatum en houd je de klant op de hoogte van de status. Dagelijks verstuur je vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en beheer je de administratie van de beschikbare ruimtes in het gebouw.

Je biedt administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning aan de evenementencoördinator. Dit omvat het vastleggen van afspraken, invoeren van reserveringen en faciliteiten in Topdesk, en het uitvoeren van laatste controles voor evenementen. Bijeenkomsten waar je aan mee werkt zijn bijvoorbeeld Raad- en commissievergaderingen, beëdiging van nieuwe politieagenten, herdenkingsbijeenkomsten of tentoonstellingen in de centrale hal.

Dit doe je:

  • Beantwoorden van telefoontjes, mail en persoonlijke vragen van collega's over het reserveren van vergaderzalen en evenementen.
  • Prioriteren en verwerken van binnengekomen reserveringsaanvragen via telefoon, email en in Topdesk.
  • Informeren van aanvragers over beschikbare ruimtes, faciliteiten en de verdere aanvraagprocedure.
  • Doorsturen van complexe verzoeken naar de Evenementencoördinatoren en aanvragers hiervan op de hoogte stellen.
  • Dagelijks versturen van vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en administreren van de beschikbare ruimtes.
  • Ondersteunen van de Evenementencoördinator door afspraken vast te leggen, reserveringen in te voeren en laatste controles uit te voeren voor evenementen.

Functie-eisen

Voor deze functie Administratief medewerker evenementen beschik je over:

  • Ervaring met plannen en organiseren van bijeenkomsten;
  • Ervaring met reserveringssystemen en planningsystemen zoals Topdesk, Planon of vergelijkbaar;
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Ervaring in klantcontact, fysiek of telefonisch.

Arbeidsvoorwaarden
  • Een fulltime baan van 36 uur per week;
  • Een salaris van minimaal €2700,- en maximaal €3831,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
  • Een uitzendcontract vanaf zo snel mogelijk voor de duur van 6 maanden met kans op verlenging;
  • Je bouwt direct pensioen op;
  • Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van €4,50 (enkele reis);
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
  • Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
  • Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
  • 8% procent vakantiegeld;
  • Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
  • Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. 

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl

  • Administratief Medewerker Evenementen

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    **Wat ga je doen?**: In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. Dit zorgt voor een dynamische omgeving waar veel gebeurt. Dagelijks heb je te maken met collega’s die een vergadering of bijeenkomst willen organiseren. Je...

  • Administratief medewerker evenementen

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    BedrijfsomschrijvingWe willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgtdat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesterenverschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betereresultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbijnaar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van deberoepsbevolking van...

  • Administratief Medewerker Conferenties

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Amsterdam UMC Voltijd

    Ben jij een administratief talent dat Amsterdam UMC wil ondersteunen?Wij zijn op zoek naar een medewerker die ons kan helpen bij de organisatie van onze conferenties en evenementen. Als medewerker zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en dat onze gasten een geweldige tijd hebben. Je bent een teamspeler die niet bang is om te werken onder druk en die...

  • Administratief Medewerker Evenementen

    1 week geleden

    Amsterdam, Nederland Randstad Nederland Voltijd

    In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. wat bieden wij jou salaris tussen € 2700 en € 3831 afh. van ervaring vakantiegeld, pen

  • Administratief medewerker evenementen

    2 weken geleden

    amsterdam, Nederland Randstad Nederland Voltijd

    In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest.wat bieden wij jousalaris tussen € 2700 en € 3831 afh. van ervaringvakantiegeld, pen...

  • Administratief medewerker

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Page Personnel Voltijd

    Administratieve ondersteuningpagina Personnel zoekt voor een toonaangevend bedrijf een administratief medewerker om ons team te versterken. Als administratief medewerker ben je de spil binnen ons kantoor en ondersteun je diverse afdelingen met uiteenlopende werkzaamheden.VerantwoordelijkhedenLichte administratieve werkzaamheden: Je houdt administratieve...

  • Administratief medewerker evenementen

    2 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Noord-Holland, Nederland Randstad Nederland Voltijd

    In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest.wat bieden wij jousalaris tussen € 2700 en € 3831 afh. van ervaringvakantiegeld, pen

  • Parttime Administratief Medewerker Onderwijsbureau

    3 maanden geleden

    Amsterdam Zuid, Nederland Projob Voltijd

    Voor een grote Onderwijsinstelling in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker die het Onderwijsbureau tot in ieder geval het einde van 2024 kan ondersteunen met diverse administratieve werkzaamheden. In deze functie is het van groot belang dat je zorgvuldig kan werken om zo de onderwijsprocessen soepel te laten verlopen. **Over het...

  • Evenement medewerker

    4 uur geleden

    Amsterdam, Nederland Vermaat Voltijd

    Hey event topper! Maak jij van alle events een succes? In jouw rol ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van diverse events. Jij bent het aanspreekpunt, zorgt dat het draaiboek loopt volgens planning en kan snel schakelen indien nodig. Kom jij ons enthousiaste team versterken?Welkom bij dit Amerikaans internetbedrijf dat internationaal actief is, bekend...

  • Junior Administratief Medewerker

    5 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland BDO Nederland Voltijd

    Als Junior Administratief Medewerker bij BDO Nederland werk je als rechterhand van het management en bied je ondersteuning bij de werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van alle voorkomende secretariële werkzaamheden.Jouw takenpakket bestaat uit het voeren van ondersteunende secretariële, facilitaire en organisatorische werkzaamheden...

  • Administratief Coördinator

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Page Personnel Voltijd

    Bij Page Personnel zijn we op zoek naar een gedreven Administratief Coördinator om ons kantoor te ondersteunen in de dagelijkse gang van zaken.Als Administratief Coördinator ben je verantwoordelijk voor het beheren van kantoorbenodigdheden, het coördineren van vergaderingen en het ondersteunen van het personeel bij diverse administratieve taken.Je zult...

  • Administratief medewerker KPMG: een rol met uitdagingen

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Vermaat Voltijd

    Werk bij Vermaat: administratief medewerkerAls administratief medewerker bij Vermaat werk je in een dynamische omgeving waar je regelmatig uitgedaagd wordt. Je bent verantwoordelijk voor de administratie van onze winkels en restaurants, waaronder het uitwerken van wekelijkse doorbelastingen en het bijhouden van interne kostprijzen.Je ondersteunt ook bij het...

  • Festival & Evenementen Coördinator

    2 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Red Bull Voltijd

    BedrijfsomschrijvingWe zijn op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde student die wil leren hoe het is om te bouwen aan een groot merk.Als Festival & Events stagiair(e) krijg je de kans om in de praktijk te leren hoe het is om festivals en evenementen te organiseren.We werken met een selectiedag. Deelnemers moeten aanwezig zijn om te kunnen starten in de...

  • Financieel Administratief Specialist

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Eventic Voltijd

    Financieel Administratief Medewerker VacatureBij Eventic, een snelgroeiende internationale evenementenorganisatie, zijn we op zoek naar een Financieel Administratief Medewerker om ons team te versterken. In deze rol zorg je voor de financiële ondersteuning van onze evenementen en projecten.TakenVerantwoordelijkhedenFacturatie en Debiteurenbeheer:...

  • Financieel Administratief Medewerker: Evenementenplanner

    1 week geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Eventic Voltijd

    WerkbeschrijvingWe zijn op zoek naar een gedreven Financieel Administratief Medewerker die wil werken aan de financiële operaties van onze internationale evenementenbureau. De juiste persoon zal ons team bij Eventic helpen om top-notch evenementen te organiseren en ons bureau verder uit te breiden.TakenFacturatie en debiteurenbeheer: Coördineer...

  • Administratief Medewerker

    5 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Amrâth Hôtels Voltijd

    **Administratief Medewerker - Amsterdam**: Grand Hotel Amrâth Amsterdam Amsterdam - € 1.874 - 1.988 per maand - Parttime, 24 - 28 uur p/w - MBO - 0 - 1 jaar ervaring - Taal: NL / EN - Operationeel - Administratie In het voormalige Scheepvaarthuis van Amsterdam is nu één van de meest iconische 5* hotels van Amsterdam gevestigd, Grand Hotel Amrâth...

  • Administratief medewerker

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Page Personnel Voltijd

    Ben jij een veelzijdige administratieve kracht met een passie voor klantgerichtheid en ondersteunende taken? Heb je affiniteit met logistiek en techniek? Voor een toonaangevend bedrijf dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling van WMS-systemen en de verkoop/verhuur van heftrucks, zijn wij op zoek naar een administratief medewerker om ons team te...

  • Administratief medewerker

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Page Personnel Voltijd

    Ben jij een veelzijdige administratieve kracht met een passie voor klantgerichtheid en ondersteunende taken? Heb je affiniteit met logistiek en techniek? Voor een toonaangevend bedrijf dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling van WMS-systemen en de verkoop/verhuur van heftrucks, zijn wij op zoek naar een administratief medewerker om ons team te...

  • Administratief Medewerker Evenementen en Beurzen

    3 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Redlocx BV Voltijd

    Houd je van afwisseling en de dynamiek achter de schermen van beurzen, festivals en sport evenementen? Zou jij graag bij een dynamisch bedrijf op de Rai of op de Jaarbeurs willen werken. En ben jij iemand die het leuk vindt om veelzijdig en afwisselend werk achter de computer te doen, tegelijkertijd persoonlijke aandacht te geven aan klanten en zelfstandig...

  • Medewerker Evenementen Amsterdam

    2 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Pillows Hotels Voltijd

    Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en gastvrije persoonlijkheid die zich inzet voor onze gasten.Als Medewerker Evenementen plan je evenementen voor ons hotel in Amsterdam. Van een vergadering tot een gala en van een borrel tot een bruiloft; jij bent van alle markten thuis. Jij neemt de reserveringen van de gasten aan en met een commerciële denkwijze...