Directiesecretaris - Institute Secretary

Functie-inhoud

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht

Als directiesecretaris draag je als rechterhand van de instituutsdirecteur samen met de opleidingsmanagers bij aan het IMT en daarmee aan de sturing en kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering van ons Instituut. Het Institute for International Business Studies (ca. 160 collega’s, ca. 2400 studenten) bestaat momenteel uit de Engelstalige bacheloropleidingen Creative Business, International Business Studies en de Masteropleiding Sustainable Business Transition.

Het instituut is vanwege de opleidingen hoofdzakelijk Engelstalig. Wij trekken docenten/medewerkers en studenten aan van over de hele wereld met meer dan veertig nationaliteiten. Onze opleidingen spelen flexibel in op de veranderende business functies en internationale economische vraagstukken. Zoals altijd in het onderwijs, zijn wij voortdurend in ontwikkeling om ons onderwijs en de effectiviteit ervan te verbeteren. Vaardigheden als samenwerken, kunnen reflecteren en leren naast een gezonde dosis kritisch denken worden steeds belangrijker in onze beroepspraktijk. Samen met de recente veranderingen in organisatiestructuur zorgt dit voor een interessante en nieuwe dynamiek in ons instituut.

Binnen het IMT ben je verantwoordelijk voor ondersteuning op de bestuurlijke beleid- en besluitvormingscyclus. Daarmee ben je procesbegeleider van onder meer de rapportagecyclus naar het College van Bestuur en van het opstellen van meerjarenplannen voor het instituut. Daarnaast ondersteun je overleg met de medezeggenschap, borg je de gemaakte IMT-besluiten en ondersteun je het IMT met de uitvoering hiervan. Ook ben je verantwoordelijk voor specifieke studentzaken, zoals diverse inschrijfverzoeken en klachten, beroepsprocedures, het Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beleid en de contacten met de rest van de organisatie.

We zoeken een mens- en resultaatgerichte secretaris die zijn / haar bijdrage levert aan de beleidsontwikkeling, structuur aan brengt en processen verbetert, zorgdraagt voor in- en externe afstemming en de correspondentie van het instituut. Daarbij denk je van buiten naar binnen en weet je ontwikkelingen in het werkveld en de samenleving te vertalen naar beleid dat recht doet aan het (veranderende) beroeps- en werkgelegenheidsperspectief. Naast jouw verantwoordelijkheden als directiesecretaris kun je (mede-) verantwoordelijk worden voor instituut brede portefeuilles. Dit vraagt een goede organisator die conform beleid, afspraken en planning doelen weet te realiseren. Bij de diverse uitdagingen van het instituut denk je mee in oplossingen en draagt bij aan een soepele executie van de plannen en zorgvuldige in-/externe communicatie daaromtrent.

Wij bieden jou
Naast het zijn van een werkgever met grote ambities, bieden wij goede voorwaarden om te werken bij de HU:
We bieden een arbeidsovereenkomst voor één jaar met de mogelijkheid tot een vast contract na een jaar (D3) met een omvang van 0,8 - 1,0 FTE. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm; Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en het takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 11, met een maximum salaris van € 5936,77 bij een voltijd-aanstelling. Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%. Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internet vergoeding van €37,50 netto bij een voltijd-aanstelling. Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding. Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal, gericht op ontplooiing als onderzoeker en als docent; Bij een fulltime dienstbetrekking bestaat de mogelijkheid tot wel 428 uur verlof per jaar en 45 duurzame inzetbaarheidsuren.
Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel
Een proactieve, dienstverlenende, objectieve en zelfstandige professional; Je bent analytisch, gestructureerd, nauwgezet, bestuurlijk- en organisatiesensitief, je hebt strategisch inzicht en een helicopterview in grote organisaties; Teamspeler die met draagvlak én daadkracht toegevoegde waarde heeft bij organisatie- en onderwijsverbetering en vernieuwing; Inspirerende, verbindende en professionele gesprekspartner voor leidinggevenden, docenten, medezeggenschap, diensten, kenniscentra, lectoren, externe relaties enz.;
En natuurlijk stel je hoge eisen aan de kwaliteit van het door jou opgeleverde werk.

Wat je hebt
Een juridische, bestuurskundige en/of bedrijfskundige Masteropleiding; Vloeiend in Nederlands en Engels (in woord en geschrift) Ervaring in een (vergelijkbare) secretarisfunctie is een pré; Ervaring in het onderwijs is een pré; Je hebt de ambitie om je steeds verder te ontwikkelen en zorgt ervoor dat jouw kennis actueel blijft.
Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 docenten, onderzoekers en medewerkers. Wij werken intensief samen met de beroepspraktijk en met elkaar. Hier komt alles samen. Want hoe meer wij samen optrekken, hoe beter we in staat zijn om onze studenten en professionals te leren werken aan oplossingen voor de vraagstukken van nu. Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien.

Werkomgeving
De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort. We bieden hoger beroepsonderwijs aan op drie niveaus: associate degree, bachelor en master. En recent is daar een niveau bijgekomen, namelijk dat van het professional doctorate. Met ons onderzoek hebben we (regionale) impact én creëren we een omgeving waarin we studenten opleiden tot professionals die in staat zijn hun beroepspraktijk te innoveren. Het Instituut is gevestigd aan de Heidelberglaan 15, Utrecht.

---