Secretaresse Informatievoorziening

GGD GHOR Nederland is de landelijke vereniging van de 25 regionale GGD’en en GHOR-bureaus. Wij beschermen, bewaken en bevorderen de gezondheid en veiligheid van inwoners in Nederland. Dit heet ook wel: publieke gezondheid en veiligheid. Om dit doel te bereiken heeft GGD GHOR Nederland twee kerntaken:

• het collectief behartigen van de belangen van onze leden, de directeuren publieke gezondheid (DPG’en) richting politiek, overheden, samenwerkingspartners en publiek;
• en het uitvoeren van landelijke projecten op het vlak van de publieke gezondheid en veiligheid. De opdrachtgevers van de projecten zijn vaak ministeries.

De organisatie Het team

Wij zijn een enthousiast team professionals dat zich onder andere bezighoudt met verschillende projecten op het gebied van de informatievoorziening van GGD GHOR Nederland en de GGD’en. Dat betekent dat er veel overleg plaatsvindt en bijeenkomsten worden georganiseerd. Als secretaresse informatievoorziening (IV) verzorg je alle gangbare secretariële werkzaamheden en de coördinatie hiervan, zoals het organiseren, plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten. We zijn dan ook met spoed op zoek naar een secretaresse die onze rots in de branding wil zijn.

Wat houdt de functie in?

Als secretaresse IV vind je het natuurlijk prettig om zelf je werkzaamheden te organiseren, daar krijg je binnen ons team alle ruimte voor. Dit zijn de belangrijkste dagelijkse werkzaamheden die onder jouw verantwoordelijkheid vallen:

• Je beheert de agenda’s van teamleads, zowel met interne als externe contacten;
• Je beheert de mailbox van maximaal twee teamleads;
• Je organiseert bijeenkomsten, vergaderingen, heidagen en ondersteund bij een conferentie;
• Je bereidt vergaderingen voor en notuleert deze;
• Je biedt ondersteuning bij online meetingen;
• Je verzorgt de digitale processen en archivering van (besluitvorming)documenten en (vergader)stukken;
• Je verstrekt informatie van feitelijke aard en verwijst door naar juiste personen of afdelingen binnen of instanties buiten GGD GHOR Nederland;
• Je beheert het administratieproces rondom vergaderingen en genomen besluiten;
• Je rapporteert aan de Coördinator PMO Office.

Wie zoeken we?

Je bent een ster in het hoog houden van veel ballen. Je kan snel schakelen tussen diverse taken en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent leergierig en weet systemen snel eigen te maken. Communicatief ben je zeer vaardig en niet bang om hulp te vragen. Daarnaast herken jij jezelf in onderstaande punten.

• Je hebt een secretaresseopleiding op HBO/MBO+-niveau afgerond;
• Je werkt accuraat, gestructureerd en kwaliteitsgericht;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent ICT-vaardig (Microsoft Office, Microsoft Teams).
• Ervaring in een politiek- en bestuurlijke omgeving is een pre;
• Bijvoorkeur enkele jaren relevante werkervaring als secretaresse.

We hebben voor deze functie een secretaresse met ervaring in gedachten, maar ben jij een startende secretaresse en denk je dat deze functie jou op het lijf is geschreven, dan nodigen we je ook van harte uit om te reageren.

Wat we jou bieden

Je komt in een leuke nieuwe functie te werken die je deels zelf gaat vormgeven, in een geweldig team, in een maatschappelijk zeer relevante organisatie en in een professionele en prettige werkomgeving, met goede arbeidsvoorwaarden.

• Wij hebben een eigen arbeidsvoorwaardenregeling en zijn aangesloten bij pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Invulling van de vacature secretaresse IV is op basis van minimaal 32 uur per week;
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € ,65 en maximaal € ,64 bruto per maand (schaal 7) op basis van een 40-urige werkweek;
• De aanstelling is in eerste instantie voor de duur van een jaar;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een collectieve zorgverzekering, ADV-dagen, flexibele werktijden;
• Standplaats is Utrecht. Wij werken op dit moment deels vanuit huis en deels op kantoor.

---