Management Assistent Vice-rector Organisatieontwikkeling bij Universiteit Leiden
2 maanden geleden
Wij zijn op zoek naar een energieke en servicegerichte management assistent ter ondersteuning van de Vice-rector Organisatieontwikkeling en Strategisch Secretaris van de Universiteit Leiden.
Functieomschrijving
De Vice-rector Organisatieontwikkeling van de Universiteit Leiden heeft als taak de organisatie van de universiteit verder te professionaliseren en verbeteren. Als management assistent ontzorg je de Vice-rector maar ook de Strategisch Secretaris door agendabeheer, het plannen en organiseren van bijeenkomsten etc. Ook speel je een belangrijke rol bij de diverse lopende projecten. Je houdt deadlines in de gaten, monitort actiepunten die bij derden uitgezet zijn. Je onderhoudt intensief contact met de diverse stakeholders waardoor je altijd op de hoogte bent van de stand van zaken.
Je bent een ondernemende en energieke management assistent die sterk is in plannen en overzicht houden, goed verbanden kan leggen en prioriteiten kan stellen. Je kent de weg in de organisatie en je weet waar je de juiste informatie kunt vinden.
Je hebt uitstekende sociale vaardigheden en bent daardoor een goede gesprekspartner voor zowel collega's als externe relaties.
Wat doe je zoal?
- Complex agendabeheer met zowel interne als externe afspraken, rekening houdend met efficiënte tijdsplanning;
- Je volgt de ontwikkelingen in de bestuurlijke organisatie en attendeert de Strategisch Secretaris en Vice-rector Organisatieontwikkeling op ontwikkelingen en zaken die (persoonlijke) aandacht vragen;
- Je legt verband tussen inkomende berichten in de mailbox en de ontwikkelingen binnen het werkveld van de Strategisch Secretaris en Vice-rector Organisatieontwikkeling. Je weet wat er speelt, anticipeert daarop en neemt actie;
- Je zorgt voor tijdige aanlevering van de juiste stukken voor diverse vergaderingen en voor het juist (digitaal) archiveren van deze stukken;
- Je bent in staat zelfstandig te prioriteren, je verzorgt en behandelt de correspondentie, bewaakt de termijnen, legt zaken vast en zorgt voor dossiervorming;
- Je verricht taken met betrekking tot personele, facilitaire en ICT-zaken en verwerking van facturen en declaraties;
- Je werkt samen met de andere management assistent om de kwaliteit en voortgang van de processen en procedures binnen het secretariaat van het Stafbureau te bewaken. Je lost problemen op, voert verbeteringen door en vervangt elkaar bij afwezigheid.
Organisatie
De Universiteit Leiden is de oudste universiteit van Nederland (opgericht in 1575). Met haar rijke historie behoort deze universiteit tot een van Europa's meest vooraanstaande internationale onderzoeks-universiteiten. Het kantoor bevindt zich aan het Rapenburg, een van de mooiste grachten van Leiden in een prachtig pand, midden in het historische stadscentrum van Leiden.
Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra en vervult het op een aantal terreinen ook een serviceverlenende rol voor de gehele organisatie (financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie).
Het College van Bestuur bestaat uit drie leden: de voorzitter, de rector magnificus en de vicevoorzitter. De Vice-rector Organisatieontwikkeling is aangesteld met als doel de organisatie verder te professionaliseren en te verbeteren.
Het Stafbureau is onderdeel van het Bestuursbureau. Samen met de secretaresse van Juridische Zaken vorm je een duo, en ben je gezamenlijk verantwoordelijk voor optimale ondersteuning van betrokkenen.
Wat vraagt onze opdrachtgever?
Je hebt:
- Tenminste HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur;
- secretariële/projectervaring;
- Ruime ervaring met ondersteuning op bestuursniveau;
- Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
- Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, ook in het Engels;
- Een oplossingsgerichte, proactieve en flexibele werkhouding;
- Gevoel voor humor.
Je bent:
- Een kei in plannen, prioriteiten stellen en overzicht bewaren;
- In staat snel te schakelen, op diverse niveaus en met verschillende onderwerpen;
- Zeer bedreven in Microsoft 365 en iBabs en je bent in staat nieuwe programma's gemakkelijk onder de knie te krijgen;
- Gestructureerd en nauwkeurig;
- Stressbestendig, integer en discreet;
- Resultaatgericht.
Wat biedt onze opdrachtgever?
- Goed salaris afhankelijk van je opleiding en ervaring;
- Eindejaarsuitkering van 8,3%;
- Vakantietoeslag van 8%;
- Uitstekende opleidingsfaciliteiten;
- Betaald ouderschapsverlof;
- Sabbatical leave;
- Mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen;
- Deels hybride werken is bespreekbaar;
- Een contract voor 38 uur voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
- Een uitdagende zelfstandige functie met aanzienlijke verantwoordelijkheden;
- Een prachtige werkplek in het hartje van Leiden, er is helaas geen parkeergelegenheid.
Geïnteresseerd?
Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.
De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam.
Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.
-
Leiden, Nederland Pro Assistance BV VoltijdWij zijn op zoek naar een energieke en servicegerichte management assistent ter ondersteuning van de Vice-rector Organisatieontwikkeling en Strategisch Secretaris van de Universiteit Leiden. FunctieomschrijvingDe Vice-rector Organisatieontwikkeling van de Universiteit Leiden heeft als taak de organisatie van de universiteit verder te professionaliseren en...
-
Support Office Coördinator Universiteit Leiden
1 dag geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdVacaturenr. 15145 Functie-categorie Niet-wetenschappelijke functies Omvang (fte) 0,8 Extern/intern Extern, Intern Locatie Leiden Geplaatst op 12 september 2024 Sluitingsdatum 8 oktober 2024 **Support office Coördinator Universiteit Leiden Academie (0,8 fte)** Ben jij een ervaren onderwijscoördinator en krijg jij energie van het opzetten en...
-
Medewerker Digitaal Toetsen
6 dagen geleden
Leiden, Zuid-Holland, Nederland Universiteit Leiden VoltijdVacaturebeschrijvingWij zijn op zoek naar een medewerker die ons toetsteam kan versterken bij de Universiteit Leiden. Als medewerker Digitaal Toetsen zul je ondersteuning bieden aan docenten bij het opzetten van digitale toetsen.VerantwoordelijkhedenVerstrekken van informatie en het maken van afspraken met docenten over de opzet van digitale toetsen;Houden...
-
Secretaris Doelbesteding
3 dagen geleden
Leiden, Zuid-Holland, Nederland Universiteit Leiden VoltijdOverzicht van de functieWe zijn op zoek naar een Secretaris Doelbesteding om ons team te versterken. Als Secretaris Doelbesteding ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de doelbesteding van diverse fondsen van het Leids Universiteits Fonds. Je zult werken aan het opzetten en beheren van subsidierondes, het begeleiden en ondersteunen van...
-
Management Assistent
2 maanden geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdDe Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen LIACS zoekt een: Management Assistent (0.6-0.8 fte) De werkzaamheden Als management assistent werk je samen in een ondersteunend team onder leiding van de afdelingscoördinator bij het LIACS, het Leiden Institute of Advanced Computer Science. Het betreft een veelzijdige functie, waarbij je binnen het team...
-
Student-assistent Functioneel Beheer
1 maand geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdStudent-assistent functioneel beheer O&S (0,2-0,3 FTE) Ben je een enthousiaste student die analytisch en zelfstandig is, help je graag je medestudent en ook docenten binnen de universiteit en ga je uitdagingen niet snel uit de weg? Dan zoeken wij jou! Dit ga je doen Als student-assistent ondersteun je functioneel beheerders in de uitvoering van...
-
Programma Coördinator Leiden Healthy Society Center
1 dag geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdVacaturenr. 15142 Omvang (fte) 0,4 Extern/intern Extern, Intern Locatie Leiden Geplaatst op 17 september 2024 Sluitingsdatum 11 oktober 2024 **Programma Coördinator Leiden Healthy Society Center** Deze functie biedt een unieke kans om kennis over onderzoek, onderwijs en beleid in de samenleving te brengen en daarmee bij te dragen aan de...
-
Zakelijk directeur Hortus Botanicus Leiden
2 maanden geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdDe Hortus botanicus van de Universiteit Leiden zoekt een Zakelijk directeur Hortus Botanicus Leiden (0,8 - 1,0 fte) Vacaturenummer 15061 Heb jij altijd al willen werken in de oudste botanische tuin met museale functie in Nederland? En ben je te typeren als een cultureel ondernemer en bestuurder, dan is dit je kans. Dit ga je doen Wij zoeken een...
-
Projectmedewerker Facilitaire Processen/Systemen/Kwaliteitsaudits
4 maanden geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdDit doe je In de afgelopen jaren is het taakveld van het UFB substantieel uitgebreid, waarbij verzameling en gebruik van data een belangrijke rol heeft gespeeld bij het opnieuw inrichten van processen en/of het ondersteunen van de bedrijfsvoering. Het genereren, verwerken en conceptmatig analyseren van deze data is een speerpunt geworden binnen een...
-
Leiden, Zuid-Holland, Nederland Universiteit Leiden VoltijdWat ga je doen?Als Projectmedewerker Educational Facilities werk je in een team dat verantwoordelijk is voor het beheren van de facilitaire dienstverlening aan de Universiteit Leiden. Je rapporteert aan het afdelingshoofd Educational Facilities.Wat bieden wij?Een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische werkomgevingDe kans om bij te dragen aan de...
-
Assetmanager
1 maand geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdAssetmanager Impact, maatschappelijke relevantie én een goede werk-privébalans. Daar kun je op rekenen in deze baan bij het ICT Shared Service Centre (ISSC) van de Universiteit Leiden. Wil jij werken aan hoogstaande IT bij een van de meest gerenommeerde universiteiten van Europa? Bouw dan bij het ISSC mee aan de campus van de toekomst waar virtueel en...
-
Projectmedewerker Educational Facilities
1 maand geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdDit doe je niet alleen, maar in samenwerking met collega’s die verantwoordelijk zijn voor het reserveren van ruimten en de operationele aspecten rondom de systemen behartigen. Je rapporteert aan het afdelingshoofd Educational Facilities. Wij bieden Een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische werkomgeving De kans om bij te dragen aan...
-
Projectmedewerker Educational Facilities
1 maand geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdDe afdeling Directie & Staf van het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) is op zoek naar een Projectmedewerker Educational Facilities (0,8 - 1,0 FTE) Vacaturenummer: 15067 Dit doe je In de afgelopen jaren is het taakveld van het UFB substantieel uitgebreid op het gebied van onderwijslogistiek. Het betreft hier o.a. reserveringen ten behoeve van onderwijs en...
-
Projectmedewerker Onderwijsfaciliteiten
6 dagen geleden
Leiden, Zuid-Holland, Nederland Universiteit Leiden VoltijdJouw rol In deze functie werk je nauw samen met collega's die verantwoordelijk zijn voor het reserveren van ruimtes en de operationele aspecten van de systemen. Je rapporteert aan het hoofd van de afdeling Onderwijsfaciliteiten. Wat wij bieden Een veelzijdige en uitdagende rol binnen een dynamische werkomgeving. De mogelijkheid om bij te dragen aan...
-
Projectmedewerker Facilitaire Ondersteuning
6 dagen geleden
Leiden, Zuid-Holland, Nederland Universiteit Leiden VoltijdJouw rol In deze functie werk je nauw samen met collega's die verantwoordelijk zijn voor het beheer van ruimtes en de operationele processen rondom de facilitaire systemen. Je rapporteert aan de leidinggevende van de afdeling Facilitaire Ondersteuning. Wat wij bieden Een veelzijdige en uitdagende rol binnen een dynamische organisatie De mogelijkheid...
-
Hoofd Studentenwerving en Voorlichting
1 dag geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdVacaturenr. 15118 Functie-categorie Niet-wetenschappelijke functies Omvang (fte) 0,8-1,0 Extern/intern Intern, Extern Locatie Leiden Geplaatst op 17 september 2024 Sluitingsdatum 30 september 2024 Het Bestuursbureau, Directie Strategische Communicatie en Marketing, is op zoek naar een ervaren en veelzijdige **Hoofd Studentenwerving en...
-
Leiden, Zuid-Holland, Nederland Universiteit Leiden VoltijdOverzicht van de FunctieWij zoeken een ervaren Informatiebeheerder Planon Vastgoed om ons team te versterken. Als Informatiebeheerder Planon Vastgoed zul je verantwoordelijk zijn voor de verdere ontwikkeling en het gebruik van Planon op het gebied van Vastgoed binnen de Universiteit Leiden.VerantwoordelijkhedenVerder ontwikkelen van het gebruik van Planon...
-
Controller NOVA
3 weken geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdController NOVA (0,6-0,8 fte) Behoud het financiële overzicht bij NOVA, een samenwerking tussen vier Nederlandse universiteiten, werkzaam in de internationale top van het astronomisch onderzoek. Deze functie combineert financial control met business control en project control. Dit ga je doen Je bent verantwoordelijk voor de financiële...
-
Onderzoeker op het gebied van Diversiteit en Inclusie bij de Politie
2 maanden geleden
Leiden, Nederland Universiteit Leiden VoltijdPostdoctorale onderzoeker op het gebied van Diversiteit en Inclusie bij de Politie (0,6 fte) Het Institute of Security and Global Affairs (ISGA) van de Faculteit Governance and Global Affairs zoekt een postdoctorale onderzoeker voor het onderzoeksteam Politiestudies. Het onderzoeksteam is het resultaat van een samenwerking tussen de Universiteit Leiden en de...
-
Vastgoedbeheerder Planon: Een Geleerde en Creatieve Rol
6 dagen geleden
Leiden, Zuid-Holland, Nederland Universiteit Leiden VoltijdOverzichtUniversiteit Leiden zoekt een ervaren Informatiebeheerder Planon Vastgoed om te werken in ons Vastgoedbedrijf. Als Informatiebeheerder Planon Vastgoed ben je verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling en het gebruik van Planon op het gebied van Vastgoed binnen de Universiteit Leiden.VerantwoordelijkhedenVerder ontwikkelen van het gebruik van...
