EMEA Office Manager

Dutch: EMEA Office Manager

De EMEA Office Manager zal samenwerken met de Managing Director voor EMEA en het Global Head of Executive en Office Management om de dagelijkse administratie en activiteiten te beheren, ondersteuning te bieden en alle kantoorsystemen en -diensten te beheren.

De kandidaat moet een zelfstarter zijn en resultaat nastreven, zijn of haar gezond verstand gebruiken en over uitstekende communicatieve vaardigheden, oog voor detail en tijdsmanagement beschikken, wat essentieel is als je dit team ondersteunt.

Bovendien moet deze persoon in staat zijn om talloze projecten tegelijk af ​​te handelen en zijn/haar workflow met hoge nauwkeurigheid en professionaliteit uit te voeren. Dit is noodzakelijk om met spraakmakende klanten te kunnen communiceren.

Deze functie ontwikkelt en stroomlijnt systemen en processen, zorgt voor kantoorefficiëntie en beheert kantoorbeleid en communicatie, werkt samen met leidinggevenden bij het beheren van alle zakelijke aangelegenheden van de leidinggevende en waarborgt de efficiëntie van de projecten van hun leidinggevende en de effectiviteit van de communicatie. Deze functie rapporteert aan het de Managing Director voor EMEA (solid) en Global Head of Executive en Office Management (dotted).

Primaire verantwoordelijkheden:

• Beheer alle en eventuele toekomstige EMEA-kantoren:

• Het uiterlijk van het kantoor bijhouden en indien nodig verbeteringen aanbrengen.

• Stroomlijn kantoorprocessen naarmate het personeelsbestand toeneemt.

• Coördinatie van kantoorverhuizingen.

• Werk waar nodig samen met HR.

• Bewaken van budgetten:

• Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en presenteren van het budget van de afdeling EMEA.

• Individueel kantoorbudgetbeheer.

• Kantoor- en directiekosten met elkaar in overeenstemming brengen, budgettering en leveranciersbeheer, contracten onderhandelen en relaties met leveranciers onderhouden.

• Beheer kantoorsystemen en -diensten:

• DocuSign.

• FedEX.

• Onderzoek, selectie en implementatie van wereldwijde service- en productoplossingen.

• Servicecontracten onderhandelen en afsluiten.

• Onderhandeling over hoteltarieven voor kantoren.

• Beheer de intranetsite van de afdeling Directie en Office Management.

• Ondersteuning van de EMEA Managing Director, SVP Corporate Finance en het Global Head of Executive en Office Management, inclusief een verscheidenheid aan complexe, vertrouwelijke en kritische administratieve en organisatorische taken, naast het bieden van uitvoerende ondersteuning terwijl   op reis is:

• Agendabeheer.

• Coordineren van complexe binnenlandse en internationale reisarrangementen, inclusief ondersteuning voor visa en internationale documentatie.

• Voorbereiding van vergaderingen, inclusief coördinatie en logistiek van zowel interne als externe vergaderingen, externe conferenties en externe evenementen; inclusief catering en vervoer.

• Speciale projecten, waaronder het doen van onderzoek, het maken van rapporten, het beheren van gegevens in spreadsheets, het actueel houden van administratie en vertrouwelijke informatie.

• Alle juridische verzoeken bijhouden voor een efficiënte afhandeling.

• Voorraadbeheer:

• Verwerken van alle verzoeken.

• Voorraad bijhouden van onder andere bedrijfskleding en de kantine.

• Creëer indien nodig een nieuw product.

• Beheer speciale projecten, inclusief, maar niet beperkt tot.

  Kennis, vaardigheden en capaciteiten:

• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatie in het leiden van teams en het coördineren met collega's en andere disciplines om projecten/problemen tot een goed einde te brengen.

• Toewijding aan organisatorische uitmuntendheid en constant bewustzijn om mogelijkheden te zoeken om processen/kwaliteit van resultaten te verbeteren.

• Benadert nieuwe uitdagingen en situaties onder hoge druk met een positieve houding en kalmte

• Uitstekend vermogen om meerdere projecten/verantwoordelijkheden te prioriteren en te beheren.

• Uitstekend vermogen om vastgelegde tijdlijnen te halen, waarbij gebruik wordt gemaakt van de hulp/inbreng van collega's.

• Sterke en effectieve teamspeler die werkt met verschillende disciplines en peer groups; kan alle taken dekken die nodig zijn om 'een klus te klaren'.

• Aandacht voor details.

• Betrouwbaarheid en discretie; vertrouwelijke zaken zorgvuldig behandelen.

   

  Ervaring/opleiding:

• 10+ jaar ervaring op het gebied van kantooradministratie en directieassistent.

• Zowel Nederlands als Engels vloeiend vereist.

• Bachelordiploma vereist.

• Sterke ervaring met kantoorbeheer, klantenservice, evenementenplanning, agenda's voor managers en reisarrangementen (binnenlands en internationaal).

• Ervaring met systemen, servicebeheer en juridische documentatie.

• Ervaring in de datacenterindustrie, bouw- of vastgoedomgeving is een pluspunt.

  EdgeConneX gelooft dat diversiteit – van gedachten, achtergronden en ervaringen – invloed heeft op alles wat we doen, van onze medewerkers tot de oplossingen die we leveren.

  Ons doel is om een ​​omgeving te creëren waarin inclusie door diversiteit de levens en werkervaring van onze medewerkers helpt verdiepen, onze innovatie en creativiteit vergroot en onze betrokkenheid bij onze gemeenschappen verrijkt. EdgeConneX is een werkgever die gelijke kansen biedt op werk. Alle gekwalificeerde sollicitanten komen in aanmerking voor een baan, ongeacht ras, huidskleur, religie, geslacht, leeftijd, nationale afkomst of afkomst, lichamelijke of geestelijke handicap en elke andere categorie die wordt beschermd door toepasselijke wetten.

  English: EMEA Office Manager

  The EMEA Office Manager will work with the Managing Director for EMEA and the Global Head of Executive and Office Management to manage day-to-day administration and operations, provide support and manage all office systems and services.

  The candidate must be a self-starter and drive for results, use his or her common sense and have excellent communication skills, attention to detail and time management, which is essential when supporting this team.

  Furthermore, this person must be able to handle numerous projects simultaneously and execute his/her workflow with high accuracy and professionalism. This is necessary to communicate with high-profile customers.

  This position develops and streamlines systems and processes, ensures office efficiency and manages office policies and communications, partners with executives in managing all executive business matters and ensures the efficiency of their executive's projects and the effectiveness of communications. This position reports to the Managing Director for EMEA (solid) and Global Head of Executive and Office Management (dotted).

  Primary responsibilities:

• Manage all and any future EMEA offices:

• Maintain the appearance of the office and make improvements as necessary.

• Streamline office processes as headcount increases.

• Coordination of office moves.

• Work with HR where necessary.

• Monitoring budgets: 

• Responsible for developing and presenting the budget of the EMEA department.

• Individual office budget management

• Reconciling office and management costs, budgeting and supplier management, negotiating contracts and maintaining supplier relationships

• Manage office systems and services:

• DocuSign.

• FedEX.

• Research, selection and implementation of global service and product solutions.

• Conclusions and service contract negotiation.

• Negotiation of hotel rates for offices.

• Manage the intranet site of the Management and Office Management department.

• Support the EMEA Managing Director, SVP Corporate Finance and the Global Head of Executive and Office Management, including a variety of complex, confidential and critical administrative and organizational tasks, in addition to providing executive support while  traveling.

• Diary management

• Coordinating complex domestic  and international travel arrangements, including visa and international documentation support.

• Meeting preparation, including coordination and logistics of both internal and external meetings, external conferences and external events; including catering and transport.

• Special projects, including conducting research, creating reports, managing data in spreadsheets, keeping administration and confidential information up to date.

• Keep track of all legal requests for efficient handling.

• Inventory management:

• Process and of all requests.

• Keep track of the  inventor among other things, company clothing and canteen. 

• Create a new product if necessary.

• Manage special projects including, but not limited.

  Knowledge, skills and abilities:

• Strong written and verbal communication in leading teams and coordinating with colleagues and other disciplines to successfully complete projects/issues.

• Commitment to organizational excellence and constant awareness to seek opportunities to improve processes/quality of results.

• Approaches new challenges and high-pressure situations with a positive attitude and calmness.

• Excellent ability to prioritize and manage multiple projects/responsibilities.

• Excellent ability to meet established timelines, utilizing assistance/input from colleagues.

• Strong and effective team player who works with different disciplines and peer groups; can cover all the tasks required to 'get a job done'.

• Attention for details.

• Reliability and discretion; handle confidential matters carefully.

   

  Experience/training:

• 10+ years of experience in office administration and executive assistant.

• Both Dutch and English fluency required.

• Bachelor's degree required.

• Strong experience in office management, customer service, event planning, executive agendas and travel arrangements (domestic and international).

• Experience with systems, service management and legal documentation.

• Experience in the data center industry, construction or real estate environment is a plus.

  EdgeConneX believes that diversity – of thoughts, backgrounds and experiences – impacts everything we do, from our employees to the solutions we deliver.

  Our goal is to create an environment where inclusion through diversity helps deepen the lives and work experiences of our employees, increases our innovation and creativity, and enriches our engagement with our communities. EdgeConneX is an equal employment opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, age, national origin or ancestry, physical or mental disability, and any other category protected by applicable law.

Powered by JazzHR