Managementassistent Informatiemanagement

Zit jij vol energie, hou je graag zaken in beweging en stroomt de dienstverlening door jouw aderen? Dan zit je bij ons helemaal op je plek. Als managementassistent zet jij je elke dag weer in om 4 teammanagers van de afdeling Informatiemanagement te ontzorgen. Een veelzijdige rol, waarin je direct een verschil maakt voor onze samenleving. Is je interesse gewekt? Lees dan snel verder

Dit doe je bij de Douane

Als managementassistent draag je zorg voor een effectieve en efficiënte administratieve ondersteuning van de teammanagers. Je beheert hun ingewikkelde agenda's, het is jouw uitdaging om deze zo efficiënt mogelijk te plannen en ook goed af te stemmen als je knelpunten ziet. "Nee" zeggen en samen verder zoeken is dan ook een mogelijkheid. Ook voorraadbeheer, hotelovernachtingen boeken, jubilarissen bijhouden en de organisatie van interne aangelegenheden behoren tot jouw werkzaamheden. Ook houd je de inbox met e-mails bij en ben je het gezicht en aanspreekpunt voor het team en de afdeling.

De verschillende werkzaamheden worden uitgevoerd met verschillende (digitale) systemen en programma's zoals Notes, iBabs, Connect People, SAP, PowerPoint, Word en Excel.

De afdeling Informatiemanagement draagt bij aan de missie van de Douane door te zorgen voor veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de (IT-)dienstverlening en een optimale gebruikerservaring voor medewerkers,
burgers en bedrijven. De afdeling is volop in ontwikkeling en is de drijvende kracht achter de
digitale transformatie met behulp van nieuwe technologieën, dataplatformen en digitale klantbediening.

Een bijzondere baan, omdat...

• iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken.

• je onderdeel bent van een energiek en gezellig team, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan.

• je een directe impact hebt op een fijne en goed lopende onderlinge samenwerking van je collega's.

• er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.

Voor mij is de managementassistent onmisbaar voor een goede organisatie en planning van zaken. Ik vind het fijn dat we informeel samenwerken en dat er ook humor is op de werkvloer Natascha, teammanager

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo-werk- en -denkniveau door relevante werkervaring.

• Je hebt aantoonbare werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.

• Je beschikt over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, je beheersing van de Engelse taal is een pre.

• Je hebt ervaring met Word, Excel en agendabeheer en bent handig met digitale systemen.

• Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Wat we verder belangrijk vinden:
Het is een functie waarbij het noodzakelijk is dat je uitstekend kunt plannen, snel kunt schakelen en daardoor zorgt dat de voortgang erin blijft. Je werkt gestructureerd, bent stressbestendig en kunt vanuit een open houding zakelijk goed samenwerken. Prioriteiten stellen en creatief zijn in het vinden van oplossingen helpen jou daarbij.

Jouw competenties

Plannen en organiseren
Voortgangscontrole
Flexibiliteit
Samenwerken
Integriteit

De afdeling - Douane Landelijk kantoor

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

De organisatie
Douane

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in 8 regiokantoren, het Douane Landelijk Kantoor (DLK) en een drietal landelijke onderdelen. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem en Eindhoven en twee op de luchthaven Schiphol. Het Douane Landelijk Kantoor (DLK) in Rotterdam ziet toe op eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhavingsbeleid, operaties, financiën en control, informatiemanagement en bedrijfsvoering en bewaakt de samenhang binnen Douane Nederland. Het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. Douane Centrale Processen (DCP) beheert vanuit Apeldoorn de douanesystemen en zorgt voor geautomatiseerde ondersteuning van de heffings- en inningsprocessen van de Douane en de Douane Landelijke Service Organisatie (DLSO) levert producten en diensten op het bedrijfsvoeringsterrein aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. Als dat het geval is, vindt van (datum) tot en met (datum) de voorselectietest plaats en de zogenaamde controletest vindt plaats op (datum).
Op 13 juni a.s. vinden de selectiegesprekken plaats.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment.

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.% % %%admin%%

---