Manager Bedrijfsvoering

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m tot 09:00 uur.

Functiebeschrijving

Voor gemeente Maastricht is FlexIntens op zoek naar een manager bedrijfsvoering voor uur per week.

Introductie Zuid-Limburg BereikbaarProgrammabureau Zuid-Limburg Bereikbaar (ZLB) is een samenwerkingsverband van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Provincie Limburg en de Zuid-Limburgse gemeenten. Het programma wordt medegefinancierd door het Ministerie IenW, de provincie en alle zestien Zuid-Limburgse gemeenten. Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar valt onder de juridische entiteit Gemeente Maastricht.

Het programmabureau is opgericht in 2010 en werkte tot het najaar van 2019 onder de vlag van Maastricht Bereikbaar.

ZLB werkt gezamenlijk aan de bereikbaarheid van stad en regio. Mobiliteitsmaatregelen gaan niet alleen files tegen, ze zorgen ook voor CO2-reductie en voor een aantrekkelijke en gezonde leefomgeving. Zo draagt ZLB bij aan het realiseren van de ambities uit het Klimaatakkoord, de provinciale Mobiliteitsvisie en lokaal beleid.

Het programmabureau voert de gezamenlijke ambities van de (lokale en regionale) overheden, vertaald in een concrete uitvoeringsagenda, uit. Het programmabureau wordt aangestuurd door een brede stuurgroep waarin overheden en bedrijfsleven samen de kaders bepalen voor de aan- en bijsturing van het programma. De geldende samenwerkingsafspraken zijn vastgelegd in de Structuurovereenkomst Maastricht Bereikbaar addendum). De aanpak van het programmabureau zorgt voor flexibiliteit en daadkracht in de uitvoering van innovatieve samenwerkingsprojecten gericht op gedragsbeïnvloeding.

OpdrachtomschrijvingBinnen ZLB is per 1 juli 2024 de functie van manager bedrijfsvoering, die tevens stuurt op de inhoudelijke professionele samenwerking tussen de programmadirecteur en de projectleiders, beschikbaar. Van de inschrijvende partij wordt verwacht dat één (1) kandidaat wordt aangeboden welke ingezet zal worden voor de uitvoering van de onderhavige opdracht en de functie van manager bedrijfsvoering. Het werkgebied is ZuidLimburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar de Euregio. Daarbij worden ervaringen en kennis breed gedeeld en wordt, waar mogelijk, op provincie en op landsdeel Zuid niveau samengewerkt, met vergelijkbare programma's zoals bijvoorbeeld Midden-Limburg Bereikbaar.

De manager bedrijfsvoering heeft een veelzijdig takenpakket; hij/zij draagt mede zorg voor o.a. de (jaarlijkse) programmering van het programmabureau en de formatieplanning (cijfermatige kant van P&O). De manager bedrijfsvoering denkt strategisch mee over hoe o.a. kansen benut kunnen worden binnen de programmering.

Daarnaast is de manager bedrijfsvoering verantwoordelijk voor zaken als financiën, inkoop en privacy en vervult deze een aansturende en adviserende rol richting projectleiders gericht op het behalen van de (projectgebonden) prestatiedoelen van het programma. Binnen diverse projecten is de manager bedrijfsvoering ook inhoudelijk betrokken en kan tevens een coördinerende rol vervullen.

Verder geeft deze leiding aan het team bedrijfsvoering, is het eerste aanspreekpunt voor juridische aangelegenheden, is de verbindende schakel tussen het programmabureau en de stakeholders én is de rechterhand van de programmadirecteur.

Samen met de programmadirecteur, de adviseur M&E en de projectleider communicatie vormt de manager bedrijfsvoering het managementteam, genaamd het PTO (Project Team Overleg). Binnen dit gremium wordt van de manager bedrijfsvoering een brede en substantiële bijdrage verwacht.

De belangrijkste uitdaging voor de manager bedrijfsvoering zit in het vinden van evenwicht tussen de dagelijkse bedrijfsvoering (kwaliteit van de dienstverlening, klantrelaties, productiviteit, vertrouwen van de markt) en de bedrijfsverandering (vooruitkijken, inspelen op actuele ontwikkelingen en besluiten hoe de bedrijfsverandering kan worden doorgevoerd met het beste resultaat voor de organisatie). Binnen dit krachtenspel moet de manager bedrijfsvoering kunnen meedenken, mee schakelen en flexibiliteit kunnen tonen.

Innovatief denken, adaptief kunnen handelen, het nemen van initiatief om zaken te verbeteren en veranderingen zien als een kans om nieuwe mogelijkheden uit te werken zijn competenties van de te selecteren kandidaat. Daarnaast dient de kandidaat evenwichtig te zijn en iemand te zijn die zich niet uit het veld laat slaan, ervaring heeft in het adviseren en aansturen van professionals in een multidisciplinaire setting en mensen weet mee te krijgen. Verder is de kandidaat een gedreven persoonlijkheid met een positief kritische en resultaatgerichte instelling.

De werkzaamheden van de manager bedrijfsvoering bestaan onder andere uit:

• Bewaken van de voortgang van het programma als geheel;
• Beheersbaar houden van de financiën op programmaniveau en de jaarbegroting(en), inclusief het maken van afspraken met financiers op programmaniveau (bijvoorbeeld provinciale subsidie) en de jaarbegroting(en);
• Voorbereiden en laten uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole;
• Overleggen met- en het eerste aanspreekpunt zijn voor de externe accountant, fiscalist, jurist en andere inhoudelijke experts;
• Op effectieve wijze aansturen, ondersteunen en adviseren van de projectleiders over en toezien/ aanspreken op het realiseren van de projectafspraken binnen de afgesproken scope (tijd en geld) en adviseren van de projectleiders en programmadirecteur over hoe om te gaan met eventuele afwijkingen;
• Voorstellen en ideeën inbrengen en zorgdragen voor de inhoudelijke afstemming tussen de programmadirecteur en de projectleiders;
• Wanneer benodigd; leveren van een inhoudelijke bijdrage aan uiteenlopende projecten en aanpakken (zoals smart mobility, zero emissie logistiek, Minder Hinder projecten etc.);
• Integraal adviseren aan- en ondersteunen van de programmadirecteur (o.a. op het gebied van de inrichting van- en samenhang tussen de processen);
• Leveren van een bijdrage aan het opstellen van de inhoudelijke, beheersmatige en financiële kaders van de nieuwe jaarplannen en (indien van toepassing) de (meerjarige) uitvoeringsagenda alsmede het monitoren en bijsturen ervan;
• Leveren van een inhoudelijke bijdrage aan de verantwoordingslijnen van de subsidies van de moederorganisaties;
• Verantwoordelijk voor de processen m.b.t. aanbestedingen alsmede het uitvoeren van kwaliteitscontroles op aanbestedingen;
• Leidinggeven aan het team bedrijfsvoering dat verantwoordelijk is voor de operationele/dagelijkse administratie;
• Integraal adviseren aan de programmadirecteur op het gebied van compliance (o.a. de actuele privacy weten regelgeving);
• Overleg voeren en afstemmen met diverse interne/ externe en private/publieke partijen (Rijk, Provincie Limburg, Gemeente Maastricht, Belastingdienst, Uitvoeringsorganisaties binnen de regio Limburg etc.).

Daarnaast vervult de manager bedrijfsvoering ook de rol van secretaris binnen de stuurgroep ZLB. Vanuit deze deeltaak is de manager bedrijfsvoering verantwoordelijk voor:

• Plannen en voorbereiden van de stuurgroep vergaderingen (gemiddeld 1x per halfjaar), de daaraan voorafgaande vergaderingen van het dagelijks bestuur van de stuurgroep ZLB en het kernteam van ZuidLimburg Bereikbaar;
• Verslaglegging van bovengenoemde overleggen;
• Bewaken van de actiepunten;
• Instrueren van de projectleiders voor het leveren van de benodigde bijdragen aan deze overleggen.

Naast bovengenoemde werkzaamheden is de manager bedrijfsvoering de eerst aangewezen vervanger van de programmadirecteur.

Functieprofiel Manager Bedrijfsvoering:

• Opleiding: De kandidaat heeft minimaal een universitaire bacheloropleiding afgerond middels het behalen van een officieel universitair bachelor diploma (bij voorkeur een bedrijfskundige of een daarmee vergelijkbare opleiding).
• Kennis: De kandidaat heeft diepgaande kennis van politieke (publieke) besluitvormingsprocessen op regionaal en provinciaal niveau en beschikt over inhoudelijke kennis op het gebied van financiën, programmering en P&O binnen een middelgroot bedrijf/programmabureau teamleden).

Competenties: De kandidaat die gezocht wordt beschikt over o.a. de volgende competenties en vaardigheden:

• Beschikt over een helicopterview; overziet de programmadoelstellingen, -voortgang en - middelen;
• Is gericht op samenwerking en is sterk in plannen, organiseren en structureren alsmede in het bewaken van processen en het stellen van prioriteiten;
• Heeft een sterke financiële oriëntatie;
• Beweegt gemakkelijk in een politiek-bestuurlijke omgeving en kan omgaan met verschillende (soms tegenstrijdige) belangen en deze tegen elkaar afzetten en keuzes maken;
• Bezit goede communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• En kan getypeerd worden aan de hand van de volgende kernwoorden:
  • Resultaatgericht.
  • Verbindend.
  • Analytisch.
  • Organisatiesensitief.
  • Proactief.
  • Positief kritisch.
  • Daadkrachtig.
  • Integer Stressbestendig.

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal een Universitaire bachelor opleiding (bij voorkeur een bedrijfskundige of een daarmee vergelijkbare opleiding).
2. De kandidaat dient minimaal vier (4) ervaringsjaren te hebben met betrekking tot de uitvoering van de rol van manager bedrijfsvoering. Uitgaande van de terugkijkperiode van tien (10) jaar dienen de ervaringsjaren gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 13 juni 2014.
3. De kandidaat dient minimaal drie (3) ervaringsjaren te hebben op het gebied van mobiliteitsmanagement en/of innovatieve mobiliteitsprojecten. Uitgaande van de terugkijkperiode van tien (10) jaar dienen de ervaringsjaren gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 13 juni 2014.

Wensen:

1. Minimaal zes (6) jaar ervaring op het gebied van bedrijfsvoering in het algemeen en financiële kaders & afleggen verantwoording in het bijzonder binnen de publiek/private sector.
2. Minimaal vijf (5) jaar ervaring met de invulling van de rol van projectleider en/of manager in één of meerdere langlopende projecten of programma's in regionaal samenwerkingsverband, waar een samenwerkings- danwel uitvoeringsovereenkomst aan ten grondslag ligt.

Arbeidsvoorwaarden
Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.

---