Adviseur Officemanagement en Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

3 weken geleden

Maastricht, Limburg, Nederland Matchd Voltijd
Vacaturebeschrijving

Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar zet in op efficiënte samenwerking met het Rijk, de Provincie en de regio. Het organiseren, faciliteren en beheren van de verschillende overlegorganen is cruciaal voor een effectieve samenwerking.

Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar is per 1 juli op zoek naar een adviseur officemanagement en bedrijfsvoering (hierna: adviseur) die op zelfstandige wijze vormgeeft aan een effectieve uitvoering van de officemanagement-en bedrijfsprocessen. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar de Euregio. Daarbij worden ervaringen en kennis breed gedeeld en wordt, waar mogelijk, op provincie en op landsdeel Zuid niveau samengewerkt, met vergelijkbare programma's zoals bijvoorbeeld Midden-Limburg Bereikbaar.

Het hebben van een duidelijk aanspreekpunt en weten dat belangrijke zaken snel en efficiënt worden opgepakt is noodzakelijk voor iedereen binnen het programmabureau. Door het faciliteren en beheren van een vertrouwde werkomgeving voor medewerkers, kan het programmabureau zich richten op duurzame relaties met interne en externe contacten.

De adviseur is van cruciaal belang voor het programmabureau en richt zich op het ontwikkelen, faciliteren en beheren van een prettige werkomgeving (zowel op locatie als digitaal). De rol vraagt om een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een effectieve en efficiënte aanpak voor tal van taken, een hands-on mentaliteit gesterkt door een proactieve houding en uiteraard sociale vaardigheden waarbij gepaste humor van belang is. De adviseur is een ware duizendpoot en haalt energie uit een breed takenpakket met de daarbij behorende verantwoordelijkheden.

De adviseur is een energiek en betrouwbaar persoon met oog voor detail en houdt zich graag bezig met meer dan secretariële en facilitaire zaken. Binnen de organisatie levert de adviseur dan ook een zeer belangrijke bijdrage aan Team Bedrijfsvoering en het Programmabureau in haar geheel.

De adviseur die wij zoeken:

  • Voelt zich verantwoordelijk voor het collectieve resultaat van Team Bedrijfsvoering;
  • Voelt zich betrokken bij en neemt kennis van het uitvoeringsplan van het Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar;
  • Weet op natuurlijke wijze een positief teamgevoel te creëren;
  • Toont zich bewust van de politiek-bestuurlijke gevoeligheid van zaken;
  • Weet taken goed te prioriteren voor zichzelf en, waar nodig, voor anderen;
  • Beschikt over sterke sociale vaardigheden waardoor interne en externe contacten goed kunnen worden onderhouden.

De werkzaamheden van de adviseur bestaan onder andere uit:

  • Ondersteunen van het programmamanagement;
  • Complex agendabeheer van, met name, de programmadirecteur en manager bedrijfsvoering;
  • Plannen van (politiek bestuurlijke) overleggen;
  • Beheren van diverse mailboxen;
  • Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van ruimtes;
  • (Mede)organiseren van events, zoals het jaarlijkse mobiliteit event;
  • Telefonie en correspondentie;
  • Voorbereiden, verslaglegging en nazorg van periodieke overleggen;
  • Archivering (papier, digitaal);
  • Beheer faciliteiten (nieuwe) medewerkers;
  • Bijhouden van kasboek;
  • Onderhouden van goede contacten met relevante personen en organisaties;
  • Toezien op het juiste gebruik van het CRM-systeem;
  • Beheren van kantoorlocatie(s) inclusief facilitaire benodigdheden;
  • Toezien op de uitvoering van ICT-gerelateerde werkzaamheden.

Diverse taken van Team Bedrijfsvoering:

  • Onder andere werkzaamheden met betrekking tot financiën en aanbestedingen;
  • Regelmatig bijwonen en voeren van overleggen zowel digitaal als fysiek op locatie;
  • Meedenken over - en het komen met ideeën voor het optimaliseren van processen met betrekking tot bedrijfsvoering en officemanagement.

De adviseur is zeer sensitief op het gebied van politieke ontwikkelingen binnen de regio en houdt hier rekening mee tijdens de uitvoering van deze functie. Daarnaast weet de adviseur effectief en efficiënt te werk te gaan op het gebied van het organiseren en beheren van afspraken van overlegorganen, de Manager bedrijfsvoering en de Programmadirecteur. Tevens is de adviseur verantwoordelijk voor het beheren en uitvoeren van een correct en accuraat facturatieproces in samenwerking met de rest van het team. De adviseur draagt zorg voor het aan en afmelden van nieuwe teamleden binnen alle softwarepakketten en toegangssystemen. Tevens draagt de adviseur zorg voor kennisoverdracht op de eerste werkdag van nieuwe teamleden m.b.t. Algemene informatie (rondleiding, voorstelronde, systeemkennis, etc.)

De adviseur zal werkzaam zijn binnen team bedrijfsvoering en zal zeer nauw met dit team samenwerken. Er wordt een proactieve, positieve en daadkrachtige houding van de adviseur verwacht waarbij stressbestendigheid essentieel is voor het fatsoenlijk uitvoeren van deze rol.

6 maanden - 24 tot 40 uur - 0,69 tot 1,00 fte.

  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste;
  • Minimaal een opleiding afgerond op mbo niveau middels het behalen van een officieel diploma;
  • Kennis van het ontwikkelen, faciliteren en beheren van een prettige werkomgeving (zowel op locatie als digitaal);
  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring met het ondersteunen van een directeur/manager op financieel en organisatorisch werkgebied binnen een middelgrote organisatie (20-60 teamleden). Uitgaande van de terugkijkperiode van 7 jaar dienen de ervaringsjaren gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 13 juni 2017;
  • Je hebt minimaal 1 jaar relevante werkervaring met het voorbereiden van- en ondersteunen bij aanbestedingen binnen een publieke organisatie. Uitgaande van de terugkijkperiode van 7 jaar dient het ervaringsjaar gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 13 juni 2017;
  • Mimimaal 4 jaar ervaring met het zakelijk gebruiken van de programma's binnen de Microsoft Office Business licentie;
  • Mimimaal 4 jaar ervaring met agendabeheer van minimaal 3 personen tegelijk uit het middel tot hoger management;
  • Mimimaal 3 jaar ervaring met het optimaliseren van bedrijfsvoering processen binnen een organisatie;
  • Mimimaal 2 jaar ervaring met het uitvoeren en beheren van een volledig order/facturatieproces.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.

Salarisomschrijving

€45 - €51 per uur

  • Adviseur Officemanagement en Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Matchd Voltijd

    Vacaturebeschrijving Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar zet in op efficiënte samenwerking met het Rijk, de Provincie en de regio. Het organiseren, faciliteren en beheren van de verschillende overlegorganen is cruciaal voor een effectieve samenwerking.Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar is per 1 juli op zoek naar een adviseur officemanagement en...

  • Adviseur Officemanagement en Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Matchd Voltijd

    Maastricht is een stad met allure, groot genoeg voor interessante opgaven en klein genoeg om elkaar te kennen. In Maastricht werken 1.700 collega's voor het college en de gemeenteraad. Samen met externe partners, bedrijven en zo'n inwoners werken wij aan een prachtige stad en regio.FunctiebeschrijvingProgrammabureau Zuid-Limburg Bereikbaar zet in op...

  • Adviseur Officemanagement en Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Gemeente Maastricht Voltijd

    De uitdagingHet Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar streeft naar efficiënte samenwerking met diverse overheidsinstanties. Het cruciale beheer van overlegorganen bevordert deze samenwerking.Het Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar zoekt een adviseur officemanagement en bedrijfsvoering die zelfstandig zorgt voor effectieve uitvoering van...

  • Adviseur officemanagement en bedrijfsvoering

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Flexintens Voltijd

    Adviseur officemanagement en bedrijfsvoering Provincie Limburg Branche Lokale overheid Opleidingsniveau HBO MBO Dienstverband Detachering Interim Plaats Mosae Forum 10, Maastricht Gepubliceerd op Functie omschrijving Voor Programmabureau Zuid-Limburg bereikbaar is FlexIntens op zoek naar een adviseur officemanagement en bedrijfsvoering...

  • Adviseur officemanagement en bedrijfsvoering

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Flexintens Voltijd

    FunctiebeschrijvingVoor het FlexIntens team is er een toffe kans! Ze zoeken namelijk een adviseur officemanagement en bedrijfsvoering voor 40 uur per week bij het Programmabureau Zuid-Limburg Bereikbaar.ZLB is een samenwerking tussen het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Provincie Limburg en de Zuid-Limburgse gemeenten. Het doel is om de stad en...

  • Manager Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    3 weken geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Matchd Voltijd

    Vacaturebeschrijving Binnen ZLB is per 1 juli 2024 de functie van manager bedrijfsvoering, die tevens stuurt op de inhoudelijke professionele samenwerking tussen de programmadirecteur en de projectleiders, beschikbaar. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar...

  • Manager Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    4 weken geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Matchd Voltijd

    Vacaturebeschrijving Binnen ZLB is per 1 juli 2024 de functie van manager bedrijfsvoering, die tevens stuurt op de inhoudelijke professionele samenwerking tussen de programmadirecteur en de projectleiders, beschikbaar. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar...

  • Manager Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Matchd Voltijd

    Maastricht is een stad met allure, groot genoeg voor interessante opgaven en klein genoeg om elkaar te kennen. In Maastricht werken 1.700 collega's voor het college en de gemeenteraad. Samen met externe partners, bedrijven en zo'n inwoners werken wij aan een prachtige stad en regio.FunctiebeschrijvingBinnen ZLB is per 1 juli 2024 de functie van manager...

  • Manager Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Gemeente Maastricht Voltijd

    De functieBinnen ZLB is per 1 juli 2024 de functie van manager bedrijfsvoering, die tevens stuurt op de inhoudelijke professionele samenwerking tussen de programmadirecteur en de projectleiders, beschikbaar. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar de...

  • Manager Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Matchd Voltijd

    Vacaturebeschrijving Binnen ZLB is per 1 juli 2024 de functie van manager bedrijfsvoering, die tevens stuurt op de inhoudelijke professionele samenwerking tussen de programmadirecteur en de projectleiders, beschikbaar. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar...

  • Manager Bedrijfsvoering

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Flexintens Voltijd

    Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m tot 09:00 uur.FunctiebeschrijvingVoor gemeente Maastricht is FlexIntens op zoek naar een manager bedrijfsvoering voor uur per week.Introductie Zuid-Limburg BereikbaarProgrammabureau Zuid-Limburg Bereikbaar (ZLB) is een samenwerkingsverband van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Provincie Limburg en...

  • Manager Bedrijfsvoering

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Flexintens Voltijd

    Manager Bedrijfsvoering Provincie Limburg Branche Lokale overheid Opleidingsniveau WO Dienstverband Detachering Interim Plaats Mosae Forum 10, Maastricht Gepubliceerd op Functie omschrijving Voor gemeente Maastricht is FlexIntens op zoek naar een manager bedrijfsvoering voor uur per week. Introductie Zuid-Limburg Bereikbaar ...

  • Alle vacatures bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Brandweer Voltijd

    Brandweer Zuid-Limburg maakt onderdeel uit van Veiligheidsregio Zuid-Limburg. De werkzaamheden van onze organisatie zijn onderverdeeld in Brandweerzorg, Crisisbeheersing & Rampenbestrijding en Bedrijfsvoering. Wil jij dat jouw werk er toe doet? Wil jij werken bij een organisatie die verantwoordelijk is voor de veiligheid van meer dan mensen? En wil jij...

  • Directeur/secretaris

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland RUD Zuid Limburg Voltijd

    **Omdat je staat voor je omgeving**Gemeenten en provincie hebben hetzelfde doel: werken aan een veilige en gezonde leefomgeving voor onze inwoners en ondernemers. Door samen te werken kunnen we nóg efficiënter en professioneler werken. De 16 Zuid-Limburgse gemeenten en de Provincie Limburg bundelen daarom sinds 2013 de krachten.De Omgevingsdienst...

  • Omdat Je Staat Voor Je Omgeving

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Rud Zuid-Limburg Voltijd

    Gemeenten en provincie hebben hetzelfde doel: werken aan een veilige en gezonde leefomgeving voor onze inwoners en ondernemers. Door samen te werken kunnen we nóg efficiënter en professioneler werken. De 16 Zuid-Limburgse gemeenten en de Provincie Limburg bundelen daarom sinds 2013 de krachten.De Omgevingsdienst Zuid-Limburg is één van de 28...

  • Administratief Medewerker Verzekeringen

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Veiligheidsregio Zuid-Limburg Voltijd

    Je wil jezelf uitdagen en echt iets betekenen voor een ander? Bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg draag je actief bij aan de veiligheid van meer dan mensen. Dat doe je in een netwerkorganisatie waarin samenwerking centraal staat, maar je ook volop ruimte krijgt voor je eigen aanpak en inbreng. Jouw talenten zijn waardevol voor ons, jouw ideeën brengen ons...

  • Service Adviseur Zuid-limburg

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland JAM Voltijd

    Heb jij affiniteit met automotive en kun jij klanten de beste service geven? Dan is deze functie als (junior) service adviseur echt iets voor jouWat ga je doen?Als Service Adviseur ben jij het autowonder dat klanten met een gerust hart hun geliefde vierwieler toevertrouwen.Je bent niet alleen het eerste aanspreekpunt, maar ook de verbinding tussen de klant...

  • Service adviseur Zuid-Limburg

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland JAM Voltijd

    Heb jij affiniteit met automotive en kun jij klanten de beste service geven? Dan is deze functie als (junior) service adviseur echt iets voor jou Wat ga je doen? Als Service Adviseur ben jij het autowonder dat klanten met een gerust hart hun geliefde vierwieler toevertrouwen. Je bent niet alleen het eerste aanspreekpunt, maar ook de verbinding tussen de...

  • Programmamedewerker Interreg Vlaanderen-nederland

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Provincie Limburg NL Voltijd

    Als programmamedewerker Interreg Vlaanderen-Nederland ondersteun en stimuleer je samenwerking over de Limburgse grens. Je bent een verbinder tussen bedrijfsleven, overheid, kennisinstellingen en de Europese burger. Je doet dit nadrukkelijk in het kader van het economisch beleid, maar ook binnen andere provinciale opgaven. Je moet flexibel zijn en je kunt je...

  • Managementassistent

    1 week geleden

    Maastricht, Limburg, Nederland Provincie Limburg Voltijd

    De functieIn deze functie maakt je deel uit van het team van de Statengriffie dat zorg draagt voor de ondersteuning van Provinciale Staten; zowel procedureel, procesmatig als inhoudelijk. Je bent het in- en externe aanspreekpunt van de Griffie en is daarmee een belangrijk visitekaartje van de Griffie. Verder ondersteun je de Statengriffier en andere...