Managementondersteuner

Word jij de rechterhand voor een van de bestuurders van het Openbaar Ministerie? Het OM zoekt een Managementondersteuner voor een boeiende en impactvolle rol. Klaar om te schitteren in deze dynamische omgeving?

Wat ga je doen?
Het College van Procureurs-Generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie en bestaat uit vier leden. Het College wordt hierin bijgestaan door een landelijke staf, gezamenlijk het Parket-Generaal (PaG) genoemd. Het PaG is opgedeeld in verschillende afdelingen. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering en Staf zijn de volgende disciplines: secretariaatsfunctie, HRM Advisering, Business & Financial Control, Facilitair Management en Informatiemanagement. In verband met de pensionering van de huidige ondersteuner zijn wij op zoek naar een Managementondersteuner voor een Procureur-Generaal (pg).

OMdat je elke dag de kans hebt om te groeien, is geen dag hetzelfde. Dat maakt deze functie zo leuk en uitdagend.

De drie belangrijkste elementen van de functie zijn:

• Agendabeheer en mailboxbeheer, je maakt de puzzel van verschillende agenda's en houdt daarbij rekening met de wensen van jouw pg;
• Het ontvangen van bezoek en deze gasten begeleid je op een prettige manier;
• Het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat.

Als Managementondersteuner van de PG ben je primair verantwoordelijk dat de werkzaamheden van de PG zo zijn georganiseerd dat de beschikbare werktijd optimaal wordt benut. Dit gebeurt onder andere door een continu timemanagement van de agenda. De managementondersteuners van de pg's hebben in beginsel een vaste pg waarvoor ze werken, maar zijn ook gezamenlijk verantwoordelijk dat het College goed wordt bediend. Belangrijk is dat je samen met jouw directe collega's zorg draagt voor een soepel lopend secretariaat en proactief bijspringt waar nodig.

Je verricht alle voorkomende secretariële en ondersteunende werkzaamheden. Je regisseert de agenda van de pg en de bijbehorende stroom van informatie (e-mail verkeer, telefoon, vergaderstukken). Daarbij houd je rekening met belangen, prioriteiten en samenhang met andere zaken. Tevens dien je de samenhang met de agenda's en portefeuilles van de andere pg's te bewaken en daarop te sturen. Je maakt zelfstandig en op basis van voldoende informatie een zorgvuldige inschatting van de verschillende belangen zodat (ook zonder ruggespraak) tijdig een besluit kan worden genomen over de dagindeling en agenda-invulling van de pg. Je onderhoudt daartoe veel contact met interne en externe stakeholders, waarmee je helder en zakelijk communiceert met gevoel voor de context en de politieke setting.

Je ontvangt en begeleidt het nationale en internationale bezoek dat op het Parket-Generaal komt op een prettige en klantvriendelijke manier.

Wie ben jij?
Je hebt ervaring als (Directie) Secretaresse, Managementassistent of Officemanager en bent toe aan een volgende stap. Je durft het initiatief te nemen, weet wat het betekent om servicegericht te werken en maakt makkelijk contact met jouw omgeving. Je vindt het leuk om snel te schakelen, denkt in oplossingen en krijgt misschien wel vleugels als je enige druk of stress ervaart. Daarnaast ben je integer, collegiaal, representatief en vind je het prettig om in een team te werken.

Daarnaast beschik je over:

• MBO werk en of denkniveau, voorkeur met een secretariële opleiding;
• Aantoonbare relevante werkervaring;
• Goede beheersing van de applicaties die binnen het Rijk worden gebruikt;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Het hebben van werkervaring met een politiek-bestuurlijke omgeving en ervaring met het werken in een ondersteunerspool is een pre.

Arbeidsvoorwaarden
Salarisschaal 8 conform CAO Rijk (Min € 3.246,16 – Max. € 4.340,57 (bruto). Dit zijn de nieuwe bedragen vanaf

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je jaarsalaris en IKB-uren. Met IKB kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren ook onder meer maximaal 60% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien kun je je arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf samenstellen.

Waar kom je te werken?
De afdeling Bedrijfsvoering en Staf draagt zorg voor een goede bedrijfsvoering van het Parket-Generaal. Deze afdeling voert bedrijfsvoeringstaken uit op het gebied van HRM, organisatie, Financiën & Control, Facilitair Management, Documentatie & Registratie. Voorts zijn de volgende Secretariaten bij deze afdeling ondergebracht: Collegesecretariaat, Directiesecretariaat en het algemeen secretariaat. In totaal bestaat het team uit 23 enthousiaste medewerkers.

Parket-Generaal
Het Parket-Generaal is gelegen in het centrum van Den Haag vlakbij het Centraal Station. Werken bij het Parket-Generaal betekent werken in het bestuurlijke centrum van Nederland. Een kleurrijke stad met een rijke historie en cultuur. Met meer dan 150 collega's lever je een bijdrage aan het werk van het Openbaar Ministerie. Samen zijn we het Parket-Generaal en wij geloven in de kracht van diversiteit en inclusie, in alle lagen van de organisatie. Met medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, seksuele geaardheid, arbeidsbeperking en verscheidenheid in opleiding en ervaring. Een organisatie waar we gebruik maken van elkaars verschillen, kwaliteiten en talenten. Een organisatie waar iedereen ertoe doet, zichzelf kan en mag zijn, gerespecteerd en gewaardeerd wordt.

Het Parket-Generaal bestaat uit de volgende afdelingen: Beleid & Strategie, Bestuurlijke en Juridische zaken, Communicatie, Wetenschappelijk Bureau, Finance & Control, Bedrijfsvoering &Staf, Kwaliteitsontwikkeling -Advisering & toetsing en de Afdeling Internationaal. Aan het hoofd van het Parket-Generaal staat een directeur. Daarnaast faciliteren drie concerndirecteuren het College van procureurs-generaal om in control te zijn op de concernbrede bedrijfsvoeringsonderdelen Finance & Control, HRM&O en Huisvesting & Facilities.

Werken bij het Openbaar Ministerie
Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim zesduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega's zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Bijzonderheden

• Het betreft een functie voor 32-36 uur met een contractduur van één jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling. Heb je al een vaste aanstelling binnen het Rijk, zullen we deze overnemen.
• Het selectiegesprek zal plaatsvinden op donderdag 6 juni 2024 in Den Haag. Vervolgens vindt er nog een tweede gesprek plaats.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• B-screening is noodzakelijk
• Hybride werken is mogelijk.
• Verwachte instroom datum is 1 september 2024 of eerder indien mogelijk.

Meer informatie
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Hans de Goeij (Afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Staf) via e-mail of via telefoonnummer 06 –

Selectieprocedure
Voor vragen over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Nienke van Abeelen (Senior Recruitment Adviseur) via telefoonnummer

Sollicitatiewijze
Je kan je sollicitatiebrief en cv uploaden tot en met o.v.v. vacaturenummer OM-3133 via de knop solliciteer hieronder.