Managementassistent gemeente Amsterdam

4 weken geleden

Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd
Vacaturebeschrijving

Bedrijfsomschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom

Het cluster Digitalisering Innovatie en Informatie heeft de vraag van de stad van vandaag én morgen voorop staan. Het cluster levert dienstverlening aan bewoners, ondernemers en bezoekers van de gemeente Amsterdam, en voorziet in overzicht, kennis en duidelijke van informatieverschaffing. Daarnaast zorgen we voor veiligheid van data, digitale identiteit en privacy in de stad. Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat wij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad kunnen blijven coördineren en bedienen. Daarom digitaliseert het I-Domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Zodat kunnen we een voorbeeldfunctie zijn en blijven en op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in onze stad.

Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent daardoor leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.  

Functieomschrijving

Als managementassistent schrik jij niet van zeer drukke agenda's en weet jij deze goed te organiseren. Jij bent dienstverlenend, kan prioriteiten stellen en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Verder ben je in staat overzicht te houden, tijdig en passend in te springen en kan je goed verbanden leggen. Jij weet inhoudelijk wat er speelt en je bent in staat om dingen snel eigen te maken. Je kijkt verder dan je eigen opdrachtgevers en werkt in teamverband. Het is voor jou dan ook vanzelfsprekend dat je collega's vervangt bij hun afwezigheid.

Je werkt nauw samen met de andere collega's binnen het team Ondersteuning dat vanuit een andere directie wordt aangestuurd dan de directie waarvoor je wordt ingezet. Je maakt onderdeel uit van een klein team van 3 directe collega's. De meeste collega's van het team Ondersteuning werken op meerdere taakgebieden, waaronder secretariële ondersteuning. De werklocatie is in principe de Cruquiusweg 5 in Amsterdam maar het kan voorkomen dat je wordt ingezet op andere locaties. Het is mogelijk om vanuit huis te werken, maar aanwezigheid op kantoor wordt ook verwacht zoals de President Kennedylaan, Weesperstraat of Oranje Vrijstaatplein.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

  • Complex agendabeheer;
  • Je levert organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Het beheren van actielijsten, planningen en agenda´s;
  • Maken van de agenda voor het MT en verzamelen van stukken (in ibabs);
  • Notuleren van het MT;
  • In afstemming met betrokkenen veelvoorkomende secretariële en/of administratieve ad hoc taken flexibel oppakken en afhandelen waaronder iBabs, het systeem voor digitale vergaderstukken;
  • Je vraagt laptops en functionele mailboxen aan, beheert mailgroepen, en geeft van rechten tot folders.
Functie-eisen
  • MBO niveau 4 werk en denkniveau; 
  • Minstens twee jaar werkervaring met secretariële werkzaamheden en het bedienen van meerdere personen en agenda's, bijvoorbeeld een management team;
  • Kennis en ervaring van Microsoft Office;
  • Een echte teamspeler die verder kijkt dan zijn/haar eigen werkpakket en verder dan de eigen opdrachtgevers;
  • Ervaren met het werken in in drukke omgeving met complexe en sterk veranderende agenda's;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Aan competenties breng je mee:

  • Samenwerken: jij draagt bij aan een stimulerende werksfeer en een goed gezamenlijk resultaat en je doorkruist daarbij makkelijk grenzen tussen taakgebieden, directies en teams;
  • Verantwoordelijkheid: jij bent goed aanspreekbaar op eigen handelen, je werkt zorgvuldig, integer en gewetensvol;
  • Stressbestendig: je blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
  • Klantgericht: je speelt in op de wensen en behoeften en draagt bij aan de best mogelijke oplossing.
Arbeidsvoorwaarden
  • Een parttime baan van 24 uur per week;
  • Een salaris van minimaal €3014,- en maximaal €4244,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
  • Een uitzendcontract van 6 maanden met een mogelijkheid op verlenging;
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
  • Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie.
  • Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
  • Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
  • Je bouwt direct pensioen op;
  • 8,33% procent vakantiegeld;
  • Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
  • Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.


Contactgegevens
Charlotte Schotanus
Rhijnspoorplein 10
1018 TX Amsterdam

Email: c.schotanus@werk.olympia.nl

Salarisomschrijving

4244

  • Managementassistent Gemeente Amsterdam: ondersteun de managers en teamleiders

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    De functieAls managementassistent bij de Directie Wonen van de Gemeente Amsterdam werk je nauw samen met de managers en teamleiders. Je ondersteunt hen op secretarieel gebied door de agenda's te beheren, afspraken te regelen en vergaderingen te organiseren.VerantwoordelijkhedenAgenda's beheren en afspraken regelenVergaderingen organiseren en...

  • Managementassistent: Werkzaamheden en Verantwoordelijkheden

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    FunctiebeschrijvingIn de functie van managementassistent ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van diverse administratieve, financiële en organisatorische taken. Je bent het belangrijkste contactpunt voor het team en ondersteunt het teamhoofd bij de dagelijkse werkzaamheden.VerantwoordelijkhedenUitvoering van administratieve taken, zoals het beheren...

  • Managementassistent gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    Vacaturebeschrijving BedrijfsomschrijvingDe Afdeling Innovatie heeft als visie om de stad, regio en organisatie voor te bereiden op nieuwe technologieën en grote veranderingen. Wij werken aan vooruitstrevende projecten die de toekomst van Amsterdam vormgeven.We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd...

  • Managementassistent gemeente Amsterdam

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    Vacaturebeschrijving BedrijfsomschrijvingWe willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de...

  • Managementassistent gemeente Amsterdam

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    Vacaturebeschrijving BedrijfsomschrijvingWe willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de...

  • Managementassistent gemeente Amsterdam

    7 dagen geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    Vacaturebeschrijving BedrijfsomschrijvingWe willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de...

  • Managementassistent gemeente Amsterdam

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Olympia Voltijd

    BedrijfsomschrijvingWe willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgtdat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesterenverschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betereresultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbijnaar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van deberoepsbevolking van...

  • Managementassistent Directie Wonen

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    Uren per week**32-36 uur** - Plaatsingdatum**29-08-2024** - Vacaturenummer**CA10045267** - Werk - en denkniveau**MBO** - Salarisniveau**€ 3.014; - tot € 4.244,-** - Sluitingsdatum**29-09-2024** - Aantal fte**1** - Als managementassistent beheer je de agenda's en afspraken van de directie Wonen en regel je vergaderingen en bijeenkomsten. - Je ondersteunt...

  • Directie Wonen: een managementassistent gezocht voor een dynamische afdeling

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    De functieAls managementassistent bij de Directie Wonen van de Gemeente Amsterdam werk je nauw samen met de managers en teamleiders. Je ondersteunt hen op secretarieel gebied door de agenda's te beheren, afspraken te regelen en vergaderingen te organiseren.Je taken en verantwoordelijkhedenAgenda's beheren en afspraken regelenVergaderingen organiseren en...

  • Managementassistent jeugdzorg Amsterdam

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Stichting Timon Voltijd

    Als managementassistent bouw je samen met ons aan hoop, herstel en perspectief bij jongeren en gezinnen. Vanuit jouw professionaliteit draag je eraan bij dat kinderen veilig thuis opgroeien. Ter ondersteuning van de regiomanager Amsterdam, zijn wij op zoek naar een managementassistent. Binnen de st...Als managementassistent bouw je samen met ons aan hoop,...

  • Communicatieadviseur Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    De FunctieIn deze functie werk je als communicatieadviseur bij de Gemeente Amsterdam. Je bent verantwoordelijk voor het begeleiden van een team van acht teammanagers die zich richten op bestuursvoorlichting, beleid en strategie, concernmedia, online communicatie, stedelijk evenementenbureau, externe betrekkingen, beeld en taal.Samen met jouw collega's werk...

  • Managementassistent Jeugdzorg Amsterdam

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Timon Voltijd

    Als managementassistent bouw je samen met ons aan hoop, herstel en perspectief bij jongeren en gezinnen. Vanuit jouw professionaliteit draag je eraan bij dat kinderen veilig thuis opgroeien. Ter ondersteuning van de regiomanager Amsterdam, zijn wij op zoek naar een managementassistent. Binnen de stad Amsterdam werken de teams op verschillende locaties in de...

  • Auditmanager bij Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    De rolGemeente Amsterdam zoekt een ervaren auditor om de jaarrekening te controleren en advies te geven aan het college, stadsdelen en directies. Als auditor bij Gemeente Amsterdam ben je verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van controles, het identificeren van risico's, het analyseren van processen en het adviseren van...

  • Meewerkstage Communicatie bij Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    De FunctieGemeente Amsterdam is op zoek naar een stage communicatie om te helpen bij de voorbereiding van het jubileumjaar van Amsterdam. In nauwe samenwerking met partners en andere organisaties werkt Gemeente Amsterdam aan het creëren van een onvergetelijk en bruisend jaar, vol met activiteiten.750x Amsterdam. Voor altijd... verhalen.Tijdens jouw...

  • Veiligheidsadviseur Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    FunctiebeschrijvingWe zoeken een ervaren accountmanager om ons te helpen bij de bestrijding van ondermijnende criminaliteit in de regio Amsterdam-Amstelland. Als accountmanager zul je een sleutelrol spelen in de ontwikkeling en implementatie van strategieën om ondermijnende criminaliteit te bestrijden.VerantwoordelijkhedenAdviseer proactief over...

  • Meewerkstage Communicatie bij Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    De FunctieGemeente Amsterdam werkt aan de voorbereiding van een jubileumjaar. In nauwe samenwerking met partners en andere organisaties zorgt Gemeente Amsterdam ervoor dat het een onvergetelijk en bruisend jaar wordt, vol met activiteiten. We werken bij Gemeente Amsterdam samen in een hecht team dat bestaat uit 20 personen.Je WerkzaamhedenJe werkt deels op...

  • Projectmedewerker Duurzaamheid bij Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    FunctiebeschrijvingAls projectmedewerker duurzaamheid bij Gemeente Amsterdam werk je mee aan het verduurzamen van sportclubs en sportparken. Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van sportclubs bij hun duurzaamheidsprojecten en het ontwikkelen van innovatieve oplossingen voor het verduurzamen van sportparken.VerantwoordelijkhedenWerken aan het...

  • Stage Financieel Adviseur Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    FunctiebeschrijvingAls stagiair van de afdeling Financieel Advies bij Gemeente Amsterdam maak je onderdeel uit van een team met financieel adviseurs die samen met de business controller verantwoordelijk zijn voor het proces van de Planning & Control (P&C) cyclus van de verschillende afdelingen. Je draagt, onder begeleiding, bij aan de analyses en adviezen...

  • Meewerkstage ICT-medewerker bij Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    Functiebeschrijving Als ICT-stagiair in het 2e lijns ICT-team van Gemeente Amsterdam ben je het aanspreekpunt en geef je 2e lijnondersteuning aan gebruikers. Je helpt collega's aan de telefoon of online met al hun vragen over hun laptop of mobiele device. Je onderzoekt de vraag en zorgt voor de beste oplossing zodat de gebruiker gegarandeerd is van...

  • Procescontroller Gemeente Amsterdam

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Gemeente Amsterdam Voltijd

    FunctiebeschrijvingIn deze uitdagende rol krijg je de kans om je kennis en ervaring in te zetten om de organisatie 'in control' te houden. Je bent verantwoordelijk voor het adviseren van directies over het kader van beheersing waaraan processen moeten voldoen.Je bent het aanspreekpunt en sparringpartner voor het management van de diverse...