Programma Assistente opzetten secretariaat

1 week geleden


Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Matchd Voltijd
Vacaturebeschrijving

Voor de programmamanagers van 2 programma's zijn we op zoek naar twee ervaren programma assistentes (PA/Directiesecretaris/esse).

Het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd (OZJ) bouwt mee aan een lerend jeugdstelsel dat kinderen en jongeren in Nederland helpt gelukkig en veilig op te groeien. Het OZJ ondersteunt initiatieven in het hele land die bijdragen aan vernieuwing en verbetering van de jeugdhulp, en helpt mee aan kennisuitwisseling, samenwerking en innovatie. Een belangrijk doel van deze ondersteuning is om te helpen bij de implementatie van de Hervormingsagenda Jeugd.

Je bent gedreven en comfortabel in je rol. Iemand die makkelijk overzicht houdt op zowel de korte als lange termijn planning. Je hebt ruime ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en voelt je hierin op je gemak. De veranderlijkheid van deze omgeving brengt je niet van je stuk en je bent in staat om pro-actief hierop in te spelen. Door jouw gedegen ondersteuning zijn de programmamanagers in staat om zich volledig te kunnen focussen op hun rol. Jij zorgt voor een goed gebalanceerde agenda die de juiste prioriteiten heeft qua (complexe) afspraken, ruimte biedt om zaken uit te werken, inlooptijd voor collega's en, wanneer nodig, eens met de benen op tafel na te kunnen denken. Je bent in staat om de overlappende onderwerpen van beide programma's te vertalen naar de agenda's. Je anticipeert en acteert, gevraagd en ongevraagd, op signalen uit je omgeving (kantoor, inbox etc.)

Je vormt samen met nog een programma assistent(e) van gelijk niveau en een ondersteunende secretaresse (die jullie ondersteunt met o.a. Het maken van de eenvoudige afspraken, het boeken van zalen en locaties en het ondersteunen van het directe kernteam) het programmasecretariaat voor beide platforms/programma's.

Je hebt ervaring met het opzetten van een secretariaat. De inhoudelijke samenwerking tussen het Platform en het OZJ is nog in opbouw en krijgt al lopende vorm. De behoefte aan een gedegen programmasecretariaat is er nu, wat betekent dat het secretariaat nog opgezet moet gaan worden en vorm moet gaan krijgen. Hierin ligt een belangrijke rol voor jou, om dit samen met je twee collega's op te gaan zetten en te vormen tot een soepel draaiende rots in de branding voor de twee programmamanagers en de directe collega's.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

- Je beheert de complexe agenda's van beide programmamanagers

- Je overziet het speelveld van beide programma's en vertaalt dit naar relevante afspraken

- Je bent de sturende kracht in het opzetten van het programmasecretariaat

- Je onderhoudt contacten met relevante partijen en bouwt aan een (intern) netwerk

- Je werkt nauw samen met de programmasecretaris

Resultaat van de opdracht

Je hebt naast een pro-actieve ondersteuning, bijgedragen aan het neerzetten van een stevig secretariaat voor de programmamanagers.

Extra informatie

  • Bereid om te reizen en flexibel in dagen: Er is regelmatig een teamdag in het midden van het land.
  • We werven 2 kandidaten om 2 programmamanagers te ondersteunen. 1 kandidaat voor 32upw (dit is max 376 uur voor de eerste contract periode) en 1 kandidaat 24upw (dit is max 282 uur voor de eerste contractperiode)
  • Na selectie maar voor de gunning wordt verwacht dat je de volgende casus uitwerkt: Beschrijf (max 1 A4) hoe jij het opzetten van een (directie) secretariaat hebt aangepakt en ook wat je nu anders zou doen? En hoe je combineerde je het opzetten/aansturen van het secretariaat met de persoonlijke ondersteuning van een directeur?
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste
  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar werkervaring als management assistent(e) waarvan de laatste jaren binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
  • Aantoonbare werkervaring met opzetten van een (programma/directie)secretariaat
  • Werkervaring in de rol van PA/directie-assistente op het niveau van Rijksoverheid directies (DG's, MA's etc)
  • We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop als je ZZP bent.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.

Salarisomschrijving

€65 - €75 per uur



  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Matchd Voltijd

    JobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een ervaren programma assistente om ons team te ondersteunen bij het opzetten van een secretariaat voor twee programmamanagers.VerantwoordelijkhedenBeheer de complexe agenda's van beide programmamanagersOverziet het speelveld van beide programma's en vertaalt dit naar relevante afsprakenSturende kracht in het opzetten van...

  • Programma Assistent OZJ

    5 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Flexintens Voltijd

    FunctiebeschrijvingFlexIntens is op zoek naar een ervaren Programma Assistent voor de VNG. De VNG is de vereniging van Nederlandse gemeenten en heeft als doel om de lokale overheid te versterken. De vereniging werkt aan het versterken van de lokale uitvoeringskracht en het aanbrengen van meer samenhang in (landelijk) beleid.WerkzaamhedenBeheer van de...

  • Programma Assistente OZJ

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Flexintens Voltijd

    FunctiebeschrijvingWe zijn op zoek naar een ervaren Programma Assistente OZJ voor 32 uur per week om ons team te versterken bij FlexIntens.Over onsWe zijn een intermediair die zich specialiseert in het bemiddelen van tijdelijk personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter. Ons doel is om zowel organisaties als...

  • Programma Manager Assistent

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Matchd Voltijd

    Overzicht van de FunctieWe zijn op zoek naar twee ervaren Programmamanagers Assistenten om te ondersteunen bij de dagelijkse taken van de programmamanagers bij Matchd. Als Programmamanagers Assistent zul je een cruciale rol spelen in het ondersteunen van de programmamanagers bij het beheren van hun agenda's, het overzien van het speelveld van de programma's...

  • Secretariaat Notariaat

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland BarentsKrans Voltijd

    Over de functieAls assistent bij BarentsKrans ben je de steun en toeverlaat van de (kandidaat-)notarissen binnen onze secties Corporate / M&A én Estate Planning. Onze secties bestaan uit ongeveer 25 advocaten en (kandidaat-)notarissen die nauw en met plezier voor het vak samenwerken. Het team vormt een hecht team met hoogwaardige expertise en opereren in de...

  • Programma-assistent

    2 maanden geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Zuid-Holland, Nederland Driessen Voltijd

    Zorg jij er samen met je collega’s voor dat elke fase van het subsidieproces administratief goed ondersteund wordt? Beheer onderzoeksaanvragen, organiseer vergaderingen en bewaak deadlines in een inspirerende werkomgeving.Wat ga je doen?Als programma-assistent bij het Nationaal Regi

  • Teamleider Secretariaat

    1 maand geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Functie­omschrijving De afdeling Budgetbeheer, Secretariaat en Bedrijfsvoering (BSB), onderdeel van het directoraat-generaal Sociale Zekerheid en Intergatie (DG SZI), is verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoeringsprocessen. Als teamleider bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) ben je verantwoordelijk voor de...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland BarentsKrans Voltijd

    Over de functieAls assistent bij BarentsKrans ben je de steun en toeverlaat van de (kandidaat-)notarissen binnen onze secties Corporate / M&A én Estate Planning. Onze secties bestaan uit ongeveer 25 advocaten en (kandidaat-)notarissen die nauw en met plezier voor het vak samenwerken. Het team vormt een hecht team met hoogwaardige expertise en een...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland BarentsKrans Voltijd

    Over de functieAls assistent bij BarentsKrans ben je de steun en toeverlaat van de (kandidaat-)notarissen binnen onze secties Corporate / M&A én Estate Planning. Onze secties bestaan uit ongeveer 25 advocaten en (kandidaat-)notarissen die nauw en met plezier voor het vak samenwerken. Het team vormt een hecht team met hoogwaardige expertise en opereren in de...

  • Management Assistent

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland CSU Voltijd

    Wat ga je doen?Als management assistent bij CSU ben je de spil in het secretariaat. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van interne en externe afspraken, communicatie en acties daaromheen. Je regelt in- en externe locaties, evenementen en bent een echte gastvrouw/gastheer.Je taken:Zorg voor een goede voorbereiding van afspraken en...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland ETL Nederland Voltijd

    Over ETL NederlandETL Nederland is een dynamische en groeiende organisatie die zich specialiseert in accountancy, fiscale zaken en personeels- en salarisadministraties. Met een team van enthousiaste medewerkers bedienen wij een diversiteit aan klanten in diverse sectoren.Je functieWe zijn op zoek naar een enthousiaste en zelfstandige Assistent Accountant om...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland WR Voltijd

    Over onze werkgeverWij zijn een vooruitstrevende organisatie gespecialiseerd in financiële dienstverlening. Wij zijn op zoek naar een gedreven Junior Assistent-Accountant die ons team wil versterken.Je taken en verantwoordelijkhedenJe werkt als Junior Assistent-Accountant in ons team en ondersteunt onze accountants bij het uitvoeren van financiële taken.Je...

  • Accountant Assistent

    16 uur geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland ETL Nederland Voltijd

    Je FunctieWij zijn op zoek naar een enthousiaste en zelfstandige Assistent Accountant voor ons accountancyteam. Je zult werken aan de productie van geconsolideerde jaarrekeningen voor onze cliënten, het verzorgen van aangiftes omzetbelasting en het opzetten van prognoses en kasstromen.Wat Vragen Wij Van Jou?We zoeken iemand die zelfstandig kan werken, graag...

  • Management Ondersteuner

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland CSU Voltijd

    Wat ga je doenLocatie: Den Haag Uren: uur per week Als management assistent, ook wel bekend als directiesecretaresse, vervul je een cruciale rol binnen onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het plannen van afspraken in complexe agenda's, het efficiënt beheren van de tijd van de directeuren en fungeert als het visitekaartje van ons bedrijf.Je hebt...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ruitenburg Voltijd

    Ben jij een ervaren assistent-accountant met een passie voor audit? Bij Ruitenburg zijn we op zoek naar een gedreven professional die zijn of haar carrière verder wil ontwikkelen binnen onze succesvolle auditpraktijk.VerantwoordelijkhedenIn de rol van senior assistent-accountant controle ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van assurance-werkzaamheden...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ruitenburg Voltijd

    Ben jij een ervaren assistent-accountant met een passie voor audit? Bij Ruitenburg zijn we op zoek naar een gedreven professional die zijn of haar carrière verder wil ontwikkelen binnen onze succesvolle auditpraktijk.VerantwoordelijkhedenIn de rol van senior assistent-accountant ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van assurance-werkzaamheden op...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Globen Voltijd

    Functieomschrijving Ben jij op zoek naar een rol waarin je een cruciale bijdrage kunt leveren aan diverse projecten? De functie van assistent stratenmaker in de regio Den Haag is wellicht de perfecte kans voor jou.In deze rol ondersteun je de stratenmaker door het aanleveren van materialen zoals zand en stenen. Je bent verantwoordelijk voor taken zoals...

  • Administratief Medewerker

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland CSU Voltijd

    FunctieomschrijvingLocatie: Den Haag Uren: 24-32 uur per week Als management assistent ben je een cruciale schakel binnen onze organisatie. Je beheert complexe agenda's, organiseert afspraken en fungeert als het visitekaartje van CSU. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt ondersteunen van onze directie en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.Je...

  • Horeca Assistent Manager

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Veermat Voltijd

    Jouw WerkplekBij HNK in Den Haag bieden wij een dynamische werkomgeving met een focus op gastvrijheid en kwaliteit. Onze locatie is uitgerust met een espressomachine en een assortiment van luxe snacks en fruit. We verzorgen ook uitgebreide lunches en banqueting voor zowel bezoekers als medewerkers.Jouw TeamJe komt te werken in een hecht team van drie...

  • Horeca Assistent Manager

    7 dagen geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Veermat Voltijd

    Jouw WerkplekBij HNK in Den Haag vind je een dynamische werkomgeving waar verschillende bedrijven hun kantoorruimte huren. Deze locatie biedt een luxe espressomachine, verfrissende koeken en fruit, en een uitgebreide lunch met diverse broodjes, smoothies, soepen en wraps. Wij verzorgen ook catering voor vergaderzalen en speciale aanvragen van afdelingen. De...