MT-secretaris

Functie­omschrijving Wij zoeken een proactieve verbinder, iemand die stevig in zijn schoenen staat, vooruitdenkt en onze managementteams ontzorgt. Iemand die met energie en overtuiging het verschil maakt. Iemand die de businessunit IT vertegenwoordigt als ambassadeur en zorgt dat alles op rolletjes loopt, van overleg tot heidag. Wat ga je doen? Als MT-secretaris (of beter gezegd: spin in het web van de businessunit IT) ben jij het hart van de organisatie. Je bent een strategisch ondersteuner, je verbindt afdelingen, afdelingsmanagers en collega's en zorgt dat iedereen goed geïnformeerd en voorbereid is. Je: Bereidt overleggen, heisessies en regie- of stuurgroepen inhoudelijk én organisatorisch voor; Leest, analyseert en annoteert het managementteam over de inkomende stukkenstroom van BZK en O&P Rijk en schrijft mee aan stukken vanuit de businessunit IT; Helpt de managementteams bij de voorbereiding van overleggen en bewaakt afspraken, deadlines en acties; Geeft gevraagd en ongevraagd inhoudelijk, procedureel en bestuurlijk advies over actuele zaken aan de directeur, de afdelingshoofden en teammanagers; Helpt de managementteams om gestructureerd te overleggen en haalbare realistische planningen op te stellen. Hier pak jij het eigenaarschap; Pakt afdelingsoverstijgende onderwerpen op en brengt deze tot een resultaat; Hebt een spilfunctie bij het opstellen van verschillende rapportages van de businessunit; Werkt samen met de managementondersteuners. Zij pakken de organisatorische kant op, jij houdt de regie bij diverse voorkomende werkzaamheden; Schakelt moeiteloos tussen inhoud en proces en houdt altijd het overzicht; Stelt de agenda's van de managementteamoverleggen samen, maakt de verslagen en bewaakt de actiepunten; Coördineert de managementplanning van de businessunit IT; Bent verantwoordelijk voor de communicatie intern en extern voor de businessunit IT; Werkt samen met de MT-secretarissen van de andere businessunits van O&P Rijk en de directiesecretarissen van O&P Rijk. Je bent de verbinder tussen beleid, uitvoering en management. Of het nu gaat om een upgrade van het hr-landschap, vernieuwing van telefonie, Identity & Access Management of de introductie van een nieuw ITSM-systeem: jij zorgt dat de juiste mensen aan tafel zitten en dat beslissingen goed landen in de organisatie. Je bent een echte doener én denker: proactief, zelfstandig en in staat om het overzicht te bewaren, ook in complexe situaties. Je houdt van structuur, maar weet je ook moeiteloos aan te passen wanneer de dynamiek daarom vraagt. Als sterke gesprekspartner en natuurlijke verbinder weet je mensen mee te krijgen en bruggen te slaan tussen verschillende belanghebbenden. Daarnaast heb je plezier in schrijven, analyseren en adviseren. Je vindt het leuk om teksten te schrijven en te redigeren, en zorgt ervoor dat stukken niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook helder en aantrekkelijk zijn. Je voelt je thuis in een omgeving waar IT en organisatie samenkomen, en je staat stevig voor de belangen van de businessunit. Functie-eisen Je hebt hbo-/wo-werk- en -denkniveau. Ten minste 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie is een pré. Je hebt een scherp gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Competenties Samenwerken – je communiceert constructief, werkt gericht aan gezamenlijke doelen en weet mensen met verschillende achtergronden te verbinden. Zelfontwikkeling – je reflecteert op je eigen handelen, vraagt en geeft feedback, en zet je actief in voor het leren en ontwikkelen van jezelf én anderen. Initiatief – je ziet kansen, denkt vooruit en draagt ideeën aan die bijdragen aan de verbetering van processen, samenwerking en klantwaarde. Moed – je durft te handelen in complexe of nieuwe situaties, spreekt je uit met respect en zet veranderingen met optimisme in beweging. Klantgerichtheid – je hebt oog voor de impact van IT-dienstverlening op de organisatie en draagt actief bij aan de verbetering van onze interne klantwaarde. Arbeids­voorwaarden Salaris­niveau schaal 10 Maand­salaris: Min €3404 - Max €5389