Executive Administrative Assistant

2 maanden geleden

Arnhem, Nederland Medline Europe Voltijd

We are looking for a full time Executive Administrative Assistant to provide advanced secretarial and administrative support to our senior management. Using technical and business vocabulary and with a detailed knowledge of our organisation’s operations, procedures, and personnel, your role is instrumental in supporting two members of our executive team (the President, International and the VP International Human Resources) to be their most productive.

In this dynamic role, you will make independent decisions regarding planning, organizing and scheduling work, all within established guidelines. You will collect, compile and analyse relatively complex data and information and compose straightforward written descriptions/summaries of the results.

**How can you help us?**
- Provide professional, accurate, and timely support, contributing to executive, team and departmental objectives.
- Manage the calendars for the President, International and VP International Human Resources.
- Manage and coordinate heavy travel schedules for executive including international travel.
- Compose and proofread letters and documents.
- Coordinate meetings and conference calls, including venues, transportation, food, materials preparation and meeting notes transcription.
- Exercise discretion and independent judgment in analyzing and summarizing complex information requests/reports and determining complex trends.
- Assist at Executive meetings as requested or needed.

**Are you our match**
- At least 6 years’ experience of personal/executive assistance experience, with at least 4 years supporting the highest level of management in an organisation.
- Intermediate level skills in Microsoft Outlook.
- Intermediate level skills in Microsoft Excel (for example: using SUM function, setting borders, setting column width, inserting charts, using text wrap, sorting, setting headers and footers and/or print scaling).
- Intermediate level skills in Microsoft Word (for example: inserting headers, page breaks, page numbers and tables and/or adjusting table columns).
- Excellent communication skills.
- Excellent command of the English language (advanced skills, both spoken and written).
- Hands-on mentality.
- Available for 5 days (40 hours) per week with a minimum of 2 days working from our European Headquarters in Arnhem.

**We have everything covered**
- A comprehensive introduction by experienced colleagues - An individually tailored onboarding plan and fixed contacts so you can be off to a great start.
- Company pension plan - We increase our contributions to your pension plan throughout your employment because setting you up for a successful retirement is important to us.
- 26 days of vacation - We also focus on personal development
- A range of training opportunities - We actively support you in your professional development
- Fresh fruit, free coffee, bi-weekly team lunch and other benefits, such as Medfit Wellness Centre - So that your physical well-being is taken care of
- Employee Assistance Programme - So that your mental well-being is taken care of
- Flexible working options - To make your work flexible and productive
- International working environment - Our European headquarters is truly diverse.
- Medline is committed to reducing our carbon footprint, developing responsible products, supporting our employees and local communities, and promoting high ethical standards internally and among our supplier partners. Click_ _here_ _to discover what Medline is doing to make healthcare more sustainable for people and the planet._

  • Executive Assistant

    1 maand geleden

    Arnhem, Nederland Innova Market Insights Voltijd

    **About the job** Innova Market Insights is seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to oversee the day-to-day operations of our Arnhem office. As the first point of contact, you're the go-to person for keeping our office running smoothly. From managing day-to-day tasks like security and maintenance to coordinating with different...

  • Executive Assistant

    5 maanden geleden

    Arnhem, Nederland Cito Voltijd

    **Functieomschrijving**: **Collega gezocht**: Cito gelooft in een wereld waarin iedereen een eerlijke kans krijgt om zich te ontwikkelen. Daarom maken we leren zichtbaar. Zodat met vertrouwen de volgende stap gezet kan worden. Bij ons staat de vraag centraal. Uiteraard de toetsvraag, maar ook de vraag achter die vraag. Zodat we samen met...

  • Executive Assistant

    5 maanden geleden

    Arnhem, Nederland Cito Voltijd

    Functieomschrijving Zorg jij voor een efficiënt en gastvrij secretariaat en werk je graag in een omgeving waar ad hoc veel van jewordt verwacht? Word onze Executive Assistant voor de Raad van Bestuur en breng jouw creativiteit enorganisatorisch talent naar een nieuw niveau van impact en succes! In deze functie als Executive Assistant ben je de rechterhand...

  • Office Manager

    6 maanden geleden

    Arnhem, Nederland Medline Europe Voltijd

    Department: HR Role reports to: HR Manager Benelux Directly reporting to this role: None Location: Arnhem (Netherlands) **Purpose** We are looking for an Office Manager/Executive Assistant to support to our executive team and oversee the effective management of our European headquarters in Arnhem. Your primary focus will be on ensuring that the...

  • Board Office Assistant Nl

    1 maand geleden

    Arnhem, Nederland TenneT Voltijd

    Facebook - LinkedIn - X - WeChat - Xing - TenneT is hard groeiend en op zoek naar nieuwe collega's om onze ambities waar te kunnen maken. Zo nemen wij een leidende rol in het aanjagen van de energietransitie. Het werven van nieuw talent speelt daarin een cruciale rol. Wij zijn op zoek naar een **Board Office Assistant NL **voor ons kantoor met standplaats...

  • Virtual Assistant for E-commerce Operations

    1 maand geleden

    Arnhem, Gelderland, Nederland beBee Professionals Voltijd

    Job Title: Virtual Assistant for E-commerce ServicesJob Summary:We are seeking a highly skilled Virtual Assistant for E-commerce Services to join our team at beBee Professionals in Arnhem. The successful candidate will provide administrative and customer service support to our e-commerce clients, including responding to customer inquiries, processing orders,...

  • {Dutch Speaking} Executive Assistant

    2 weken geleden

    Arnhem, Nederland PreZero Voltijd

    Ben jij het type dat ’s ochtends gelijk actie onderneemt, zelfs nog voordat je je jas hebt opgehangen? Als rechterhand van onze directeuren ben jij het aanspreekpunt voor vragen en weet jij de complexiteit van hun agenda te managen, nog voor je aan je eerste kop koffie zit. je speelt een onmisbare rol in onze organisatie door je eigen proactieve aanpak en...

  • {Dutch Speaking} Executive Assistant

    2 weken geleden

    Arnhem, Nederland PreZero Voltijd

    Ben jij het type dat ’s ochtends gelijk actie onderneemt, zelfs nog voordat je je jas hebt opgehangen? Als rechterhand van onze directeuren ben jij het aanspreekpunt voor vragen en weet jij de complexiteit van hun agenda te managen, nog voor je aan je eerste kop koffie zit. je speelt een onmisbare rol in onze organisatie door je eigen proactieve aanpak en...

  • {Dutch Speaking} Executive Assistant

    2 weken geleden

    Arnhem, Nederland PreZero Voltijd

    Ben jij het type dat ’s ochtends gelijk actie onderneemt, zelfs nog voordat je je jas hebt opgehangen? Als rechterhand van onze directeuren ben jij het aanspreekpunt voor vragen en weet jij de complexiteit van hun agenda te managen, nog voor je aan je eerste kop koffie zit. je speelt een onmisbare rol in onze organisatie door je eigen proactieve aanpak en...

  • {Dutch Speaking} Executive Assistant

    2 weken geleden

    Arnhem, Nederland PreZero Voltijd

    Ben jij het type dat ’s ochtends gelijk actie onderneemt, zelfs nog voordat je je jas hebt opgehangen? Als rechterhand van onze directeuren ben jij het aanspreekpunt voor vragen en weet jij de complexiteit van hun agenda te managen, nog voor je aan je eerste kop koffie zit. je speelt een onmisbare rol in onze organisatie door je eigen proactieve aanpak en...

  • Front Office Manager Fulltime Nh Arnhem Rijnhotel

    3 maanden geleden

    Arnhem, Nederland NH Hotels Voltijd

    NH Arnhem Rijnhotel is located near the Center of Arnhem right on the banks of the river Rhine. Especially in the summer our guests can enjoy the perfect view over the river Rhine on our sunny terrace. Most of our business guests are welcomed during weekdays and the leisure guests we welcome during the weekends. We are a small hotel and know all our regular...

  • Manager Executive Assistants regio Utrecht, Arnhem, Eindhoven en Maastricht

    27 minuten geleden

    Arnhem, Gelderland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doen Als teamleider secretariaat speel je een belangrijke rol in de ondersteuning van onze dynamische organisatie. Je staat voor de uitdaging om een ervaren team van secretaresses te coachen en te begeleiden naar uitmuntende prestaties. De ideale kandidaat heeft een HBO werk- en denkniveau, 2-5 jaar leidinggevende ervaring en een uitstekende...