Office Assistant

Zit ondersteuning bieden je in het bloed en wil je graag actief bijdragen aan een betere wereld? Dan zijn wij op zoek naar jou

Voor INGKA Foundation, de internationale NGO-tak van IKEA en gevestigd in Leiden (pal naast het Centraal Station), zijn wij op zoek naar een enthousiaste Office Assistant voor 28 uur per week (maandag, dinsdag, woensdagochtend en vrijdag).

**Over de organisatie**:
De INGKA Foundation is een Nederlandse stichting met als doel om het dagelijkse leven van vele mensen in nood te verbeteren. De INGKA Foundation is de eigenaar van de INGKA Groep, de grootste IKEA winkelketen met meer dan 390 winkels in 32 landen.

De INGKA Foundation is de filantropische tak van de IKEA Groep en heeft als missie het creëren van substantiële en blijvende veranderingen door het financieren van holistische langetermijnprogramma's in een aantal van de armste gemeenschappen ter wereld. Dit doen zij door te voorzien in de basisbehoeften van kinderen: huis, gezondheid, onderwijs en duurzaam gezinsinkomen. Daarnaast helpen ze diverse armen gemeenschappen in de wereld om in hun strijd tegen en omgaan met klimaatveranderingen.

INGKA Foundation heeft een nauwe samenwerking met de IKEA Foundation (uitvoerder van de diverse programma's) en de IMAS Foundation (vermogensbeheerder). De afgelopen jaren zijn de drie stichtingen hard gegroeid en vandaag de dag werken er zo'n 100 collega's. Office Management is een essentieel bedrijfsonderdeel die wordt gedeeld door de drie stichtingen en wordt aangeboden als gedeelde dienst.

**Wat je gaat doen**:
Als Office Assistant bij de INGKA Foundation ben je het visitekaartje van de organisatie en zorg je ervoor dat alles op kantoor dagelijks goed verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, gasten en externe en daarnaast geef je leiding aan het BHV team om een veilige werkplek te creëren. Als echte 'spin in het web' maak je deel uit van een klein maar enthousiast team van collega's die zich dagelijks inzetten om echt het verschil te maken. Als Office Assistant werk je nauw samen met de andere Office Assistant(s) en rapporteer je aan de Office Manager en assisteer je de dynamische en internationale organisatie. Bij een fijne werkplek hoort een georganiseerde, representatieve en inspirerende werkruimte en jij zet je kennis en kunde in om dit te faciliteren. Je takenpakket bestaat o.a. uit:

- Als visitekaartje van de organisatie ben je het eerste aanspreekpunt en zorg je ervoor dat gasten zich welkom voelen (welkom heten en voelen, koffie/thee aanbieden etc.)
- Eerste aanspreekpunt voor externe m.b.t. onderhoud, (kantoor)benodigdheden, schoonmaak-, catering
- en beveiligingsdiensten etc.
- Zorgen dat het kantoor er representatie uitziet en samenwerken met de Office Manager en IT-teams om goede werkplekken te creëren
- Diverse administratieve verantwoordelijkheden, zoals het opstellen en doorsturen van facturen en offertes, zorgen dat facturen tijdig betaald worden en dat documenten goed worden gearchiveerd.
- Assisteren bij lunchbestellingen, boeken van reizen, inwerkproces nieuwe medewerkers, reserveren vergaderruimtes etc.
- Nauw samenwerken met andere afdelingsassistenten zoals de Executive Assistant, Organisation Assistant en de Portfolio Assistant om algemene ondersteuning en informatie te bieden
- Als hoofd van het BHV-team ervoor zorgen dat het team georganiseerd is en dat de leden getraind zijn om correct te reageren in het geval van een incident.
- Eventuele ad-hoc (administratieve) ondersteuning bieden

**Wie ben jij**:

- MBO werk
- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
- 28 uur per week beschikbaar (maandag, dinsdag, woensdagochtend en vrijdag
- Bereid om te reizen met het OV (kantoor zit vlakbij Leiden Centraal)
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
- Verder ben je flexibel, representatief, organisatiesensitief en werk je georganiseerd en gestructureerd.

**Wat je krijgt**:

- Bruto fulltime salaris tussen €3.000 en €4.000, afhankelijk van senioriteit en ervaring
- 8% vakantiegeld
- 30 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband (+ standaard vrij op 24 december)
- Ruime arbeidsongeschiktheid verzekering + collectieve ongevallen verzekering
- NS Businesscard
- Ruim persoonlijk opleidingsbudget van €3.000 per jaar
- IKEA kortingen van maximaal €500 per jaar
- Stoelmassage op vrijdag, elke dag vers fruit op kantoor en 1x per 2 weken een uitgebreide lunch op kantoor