Planner/administratief Medewerker

Je ziet op bord dat er vandaag veel overlijdensmeldingen zijn. Je moet meerdere uitvaarten, rouwbezoeken en laatste verzorgingen plannen. Je voelt dat het een drukke dag gaat worden met een uitdagende planning. Het is hierbij belangrijk dat alle nabestaanden zich persoonlijk gehoord en geholpen voelen en niets van deze hectiek merken, daar ga jij voor zorgen. In jouw regio Zuid (Limburg en Noord-Brabant) heb je 4 teams met collega's en 15 locaties. Je kijkt welke collega's je op welke dag in kunt plannen. Je probeert een gestroomlijnde planning te maken en houdt rekening met de standplaats van de collega en de locatie waar je ze inplant. Je wilt de collega's niet van hot naar her sturen. De Medewerkers Hospitality, Uitvaart en Laatste Verzorging zijn ingepland voor de verschillende activiteiten zoals aula werkzaamheden, het schenken van de koffie na een dienst en de laatste verzorging. Je werkt nauw samen met de Uitvaartverzorgers en kijkt hoe de uitvaarten het beste gepland kunnen worden. Na lang puzzelen is de planning rond en vallen alle puzzelstukjes in elkaar. Je werkdag zit er weer op, met een goed gevoel sluit je de computer af.

Dat is precies de reden dat je Planner / Administratief Medewerker bent geworden. Vanuit jouw functie draag je bij aan de missie van Monuta: Voor iedereen een afscheid met een goed gevoel.

**de baan**
Binnen deze uitdagende baan heb je 3 hoofdtaken: klantcontact, plannen en administratie. Vanaf het eerste moment dat je contact hebt met de nabestaanden, het plannen en coördineren van de uitvaart, het inplannen van collega's, ervoor zorgen dat alle gegevens volledig en juist in het systeem staan, de tussentijdse controles van deze gegevens tot de financiële afhandeling en de nazorg. Binnen deze functie vervul jij hier een grote rol in. Jij bent dagelijks met verschillende uitvaarten bezig.

**Klantcontact**
- het eerste contactmoment met de nabestaanden verloopt via de Planner / Administratief Medewerker. Je staat hen telefonisch te woord over allerlei vragen tot de Uitvaartverzorger het contact met de nabestaanden overneemt.

**Plannen**
- je reserveert de beschikbare ruimtes zodat deze zo optimaal mogelijk worden benut;
- je plant collega's (Medewerkers Hospitality, Uitvaart en Laatste Verzorging) in voor onder meer uitvaarten, aulaplechtigheden, condoleances, catering, vervoer, thuiscontroles en laatste zorg. Hierbij zorg je ervoor dat er geen overuren ontstaan.

**Administratie**
- agendabeheer, contacten onderhouden met leveranciers en het doen van bestellingen, controle van de inkoopfacturen en het verzorgen van de overige (financieel) administratieve werkzaamheden die komen kijken op de uitvaartcentra;
- je zorgt ervoor dat alle gegevens van de uitvaart in het dossier staan. Je controleert de volledigheid van het dossier op vaste momenten, bijvoorbeeld na 48 uur, op volledigheid. Ook controleert je op de gemaakte financiële afspraken kloppen met de financiële afhandeling achteraf.

Jouw werkplek, het regiebureau, bevindt zich in het uitvaartcentrum in Herten. Het team bestaat uit 10 collega's.

Het Regiebureau is dagelijks, dus ook in de weekenden en feestdagen, geopend van 8.00 - 21.00 uur. Er wordt gewerkt volgens een rooster die 6 weken van tevoren bekend is waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met je wensen. Ongeveer één keer in de drie weken wordt je in het weekend en op feestdagen ingeroosterd. Het rooster wordt opgesteld conform de wettelijke regels omtrent werk
- en rusttijden.

**de kandidaat**
Je bent de Planner / Administratief Medewerker als je:

- beschikt over een MBO 4 werk en denkniveau;
- ervaring hebt met MS Office applicaties; we werken met Word, Excel, Outlook en Teams;
- jij op zoek bent naar een baan waar de taken klantcontact, plannen, regelen en administratie centraal staan;
- binnen een straal van 50 km van onze uitvaartlocatie in Herten woonachtig bent.

Als je ons team wilt komen versterken, vinden wij het ook belangrijk dat je:

- een echte multitasker bent met een flexibele en oplossingsgerichte instelling. Bij onverwachte situaties bewaar je de rust en het overzicht op de afdeling;
- stressbestendig bent; tussen het moment van overlijden tot aan de dag van de uitvaart zit een week. De planning en coördinatie van de uitvaart moet ook onder tijdsdruk foutloos gaan;
- positief kritisch bent en kwaliteit belangrijk vindt. Je verbetert jezelf continu en spreekt ook anderen aan om samen tot een optimaal resultaat te komen;
- je thuis voelt in een organisatie en binnen een afdeling die continu in beweging is. Je vindt het een uitdaging om zelf actief een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de afdeling;
- goed om kunt gaan met emotionele en verdrietige omstandigheden van de nabestaanden.

Monuta wil een afspiegeling zijn van de samenleving, binnen alle lagen van onze organisatie. We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt, herkent en gerespecteerd voelt. In onze werving en selectie kijken we of iem