Office Coordinator

6 dagen geleden

Utrecht, Utrecht, Nederland Artefact Voltijd

About Artefact

Artefact is a world-leading consulting partner, specialized in data consulting and digital marketing. With 1500 employees in 25 offices across 21 countries, we help more than 1000 clients, including 300 international brands. We offer end-to-end services to our clients, from strategy to execution. Our expertise spans data acceleration programs and AI solutions to media consulting, operating at the intersection of data consulting and digital marketing.

Our Team

Artefact Northern Europe spans the Netherlands, Belgium, Luxembourg, and Sweden. Our office is based in Creative Valley Utrecht, right next to Utrecht Central Station. The full team currently consists of 80 ambitious, diverse, and kind people. As an Office Manager, you will play a vital role in our daily operations, ensuring the office runs smoothly while managing secretarial, administrative, and financial tasks. Additionally, you will take on the organization and coordination of events.

Your Role

As an Office Manager, you will join our staff team that consists of the HR Lead, HR Officer, Talent Specialist, Finance Lead, Finance Controller, and B2B Lead, and support daily business operations related to the following areas:

General Office Management

  • Office Organization: Ensure the office is tidy and presentable, maintain a good storage system, manage weekly office orders and office supplies, handle and file physical mail for finance and HR.
  • Office Decoration: Help decorate the new office area by organizing and styling it well, coordinating plans, and ordering furniture.

Finance Support

  • Bookkeeping: Process accounts payable in Exact Online, manage company credit card, and support the finance team with ad-hoc tasks and projects.
  • Financial Planning: Support budget preparation, financial planning activities, and ERP system management (e.g., timesheets).

People & Event Support

  • Team Events: Organize and coordinate team events, including planning events and tracking participants.
  • Gifts and Occasions: Arrange gifts and gestures for various occasions and special events.
  • Travel Coordination: Help coordinate agendas, book flights and hotels for grouped meetings, and arrange travel for relocators.

Marketing & Communications

  • Work closely with the B2B manager on marketing initiatives, social media posts, and client events.

Your Profile

  • You have 1-2 years of experience in office management, hospitality, or a similar role.
  • You are friendly, organized, and able to communicate effectively with team members at all levels.
  • You are proficient with MS Office and have experience with Exact Online.
  • You are familiar with basic financial tasks such as bookkeeping, processing expense reports, and assisting with budget preparation.
  • You are fluent in both English and Dutch, both spoken and written.
  • You have a keen eye for detail, a proactive and independent work attitude, and a hands-on mentality.
  • You are comfortable managing agendas, organizing documents, and internal events, and planning.

What We Offer

  • Learning and Development: Become part of a team who are always ready to support each other, offering opportunities to learn and collaborate with some of the best professionals in the field. You will work alongside our staff and management team and also support our financial controller with tasks such as budgeting—a versatile role with much to learn.
  • Culture of Celebration: We take pride in our work and celebrate successes together. Expect regular team events, fun activities, and a collaborative spirit that makes coming to work enjoyable.
  • Competitive Rewards: We offer a comprehensive benefits package including a competitive salary, phone & travel reimbursements, remote work allowance, and a Onefit membership discount.
  • Work-Life Balance: Maintain a healthy balance with a hybrid work environment that allows flexibility.
  • Fuel Your Day: Enjoy a delicious and healthy lunch provided daily with an extensive organic buffet (including warm dishes).
  • Weekly Unwind: Relieve stress and promote relaxation with a weekly massage session from our office physiotherapist.
  • Career Growth Opportunities: We're committed to your professional development. With a focus on continuous learning and internal promotions, you'll have ample opportunities to advance your career at Artefact.

  • Coördinator Front Office: een sleutelrol in een dynamisch team

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Bartimeus Voltijd

    OverzichtBij Bartiméus, een organisatie die zich inzet voor een inclusieve samenleving, zoeken we een Front Office Coördinator om ons team te ondersteunen. Als Front Office Coördinator ben je de spil in ons web van teams en zorg je ervoor dat alle administratieve processen soepel verlopen.VerantwoordelijkhedenJe bent verantwoordelijk voor het beheren van...

  • Office Coordinator

    13 uur geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Oceaneering Voltijd

    About OceaneeringOceaneering is a global engineering company that specializes in solving complex problems by making material movement more reliable, safer, and more efficient. We believe in embracing diversity and pushing the boundaries of what is possible with technology.Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Office Professional to...

  • Coördinator Front Office: een uitdagende rol bij Bartiméus

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Bartiméus Voltijd

    Overzicht van de functieBij Bartiméus Accessibility zijn we op zoek naar een Front Office Coördinator die onze klanten met een vraag kan helpen en onze organisatie kan ondersteunen in de planning en organisatie van activiteiten.Je taken en verantwoordelijkhedenJe bent de eerste contactpersoon voor klanten met vragen en problemen.Je coördineert de planning...

  • Evenementen Coördinator: Werk aan de Dag

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Go Office Voltijd

    FunctieomschrijvingIn deze functie van Evenementen Coördinator werk je als een sleutelfiguur in de organisatie van evenementen. Je bent verantwoordelijk voor het adviseren en begeleiden van exposanten bij de operationele uitvoering van evenementen. Je werkt nauw samen met interne afdelingen en leveranciers om te zorgen dat de gemaakte afspraken en gestelde...

  • Evenementen Coördinator: Een Unieke Gelegenheid

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Go Office Voltijd

    FunctieomschrijvingIn deze functie als Evenementen Coördinator werk je als een sleutelfiguur in de organisatie van evenementen. Je bent verantwoordelijk voor het adviseren en begeleiden van exposanten bij de operationele uitvoering van evenementen. Je hebt contact met interne afdelingen en leveranciers om te zorgen dat de gemaakte afspraken en gestelde...

  • Coördinator Planning

    5 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Flexintens Voltijd

    FunctiebeschrijvingVoor de gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een ervaren coördinator voor de planning en control van financiële producten. De coördinator zal werken in het team Planning & Control coördinatie van de afdeling Financiën en zal verantwoordelijk zijn voor het inrichten, coördineren en bewaken van de planning en het totstandkomen...

  • Administrative Coordinator for International Team

    4 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.800

    Job DescriptionJob Summary:We are seeking an experienced Administrative Coordinator to provide essential support to our International Leadership Team. This role involves managing office functions, coordinating internal and external meetings, and supporting various events and marketing activities.Key Responsibilities:Manage office supplies, oversee...

  • Logistics Coordinator

    2 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Tempo Team Voltijd

    About the RoleWe are seeking a highly motivated and detail-oriented Logistics Coordinator to join our team at Tempo Team. As a Logistics Coordinator, you will play a crucial role in ensuring the smooth operation of our warehouse and supply chain.Key ResponsibilitiesCoordinate the receipt, storage, and shipment of goodsManage inventory levels and conduct...

  • ICT Coördinator: Strategische Werkzaamheden

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Van Wijk Vastgoedonderhoud Voltijd

    ICT CoördinatorWe zijn op zoek naar een ervaren ICT Coördinator die onze dagelijkse ICT-werkzaamheden kan coördineren en optimaliseren.Wat vragen wij?Kennis van en ervaring met 4PS, Office 365 en AFASMinimaal 5 jaar relevante werkervaringSterk analytisch vermogen, nauwkeurigheid en resultaatgerichtheidZelfstandigheid, maar ook een teamplayer die graag...

  • Senior Marketing Coordinator

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Job Summary:The Senior Marketing Coordinator/Marketing Coordinator, EMBA Marketing and Admissions will assist in various marketing and admission areas of the Faculty's EMBA programme, including admission process, database management, website update, marketing content generation, invoices and purchase orders processing, events support, and other duties as...

  • Facilities Operations Coordinator

    1 dag geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Adepto Technical Recruitment Voltijd

    About the RoleAdepto Technical Recruitment is seeking a highly organized and detail-oriented Facilities Coordinator to join our team. As a key member of our facilities team, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our office building and R&D facilities.Key ResponsibilitiesManage daily facility services, including maintenance, repairs,...

  • ICT Coördinator: Specialist in ICT-Optimalisatie

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Van Wijk Vastgoedonderhoud Voltijd

    Wat vragen wij?We zoeken een ervaren ICT Coördinator die onze organisatie kan ondersteunen bij het optimaliseren en beheren van onze ICT-omgeving.Kennis van en ervaring met 4PS, Office 365 en AFASMinimaal 5 jaar relevante werkervaringSterk analytisch vermogen, nauwkeurigheid en resultaatgerichtheidZelfstandigheid, maar ook een teamplayer die graag...

  • Coördinator Planning

    4 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Flexintens Voltijd

    FunctiebeschrijvingFlexIntens is op zoek naar een ervaren Coördinator Planning & Control om te werken bij de Gemeente Utrecht. Als Coördinator Planning & Control zul je een cruciale rol spelen in de financiële cyclus van de gemeente.VerantwoordelijkhedenInrichten, coördineren en bewaken van de planning;Coördineren en bewaken van het...

  • Facilities Operations Coordinator

    1 dag geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Adepto Technical Recruitment Voltijd

    About the Role:The Adepto Technical Recruitment team is seeking a skilled Facilities Coordinator to join our client's team in Utrecht. As a key member of the Facilities team, you will be responsible for ensuring the smooth operation of the office building and R&D facilities.Key Responsibilities:Project management tasks, including coordinating with...

  • Research Coordinator I/II in Nursing

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Position: Research Coordinator I/II (Project Coordinator role) The School of Nursing is seeking a dedicated individual to fill the role of Research Coordinator I/II. This position involves contributing to community-focused diabetes prevention initiatives. Qualifications: Bachelor's degree or higher in Nutrition/Dietetics, Health Education, Psychology,...

  • Logistieke Coördinator

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Luba Voltijd

    Over het werkJij bent verantwoordelijk voor de logistieke planning en coördinatie van onze monteurs om ervoor te zorgen dat ze op tijd op de juiste locatie zijn. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de klanttevredenheid door een efficiënte en effectieve planning te garanderen. Vanaf het moment dat de offerte is getekend en de tekeningen zijn...

  • Operaties Coördinator

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Luba Voltijd

    Over het werkJij bent verantwoordelijk voor de logistieke planning en coördinatie van onze monteurs om ervoor te zorgen dat ze op tijd op de juiste locatie zijn. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de klanttevredenheid door een efficiënte en effectieve planning te garanderen. Vanaf het moment dat de offerte is getekend en de tekeningen zijn...

  • Executive Assistant

    4 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.800

    Job SummaryThe Executive Assistant - Event Coordinator provides essential administrative and operational support to the International Leadership Team at Undutchables. This role involves managing office functions, coordinating internal and external meetings, and supporting various events and marketing activities.Key Responsibilities:Office Management: Handle...

  • AP Coordinator

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Foot Locker Voltijd

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented AP Coordinator to join our team at Foot Locker. As an AP Coordinator, you will play a critical role in ensuring the timely and accurate processing of invoices and payments.Key ResponsibilitiesInvoice Processing: Timely and accurately codify and book invoices and expense claims into the AP...

  • Research Coordinator I/II in Nursing

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Research Coordinator I/II (Project Coordinator) in the School of Nursing We are seeking candidates with a Bachelor's degree or higher, ideally in fields such as Nutrition/Dietetics, Health Education, Psychology, Social Sciences, or related areas. A minimum of one year of relevant experience is required. Applicants must demonstrate proficiency in both written...