Management Assistant Faculteitsbestuur

Functie

Als management assistant maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat. Samen met jouw collega verzorg jij allround secretariële ondersteuning voor het FB en de bestuurssecretaris, waarbij jij je primair richt op de ondersteuning van de decaan. Daarnaast ondersteun je samen met je collega desgevraagd ook medewerkers van het Faculteitsbureau. Je vormt samen een enthousiast en geolied team, waarbij eenieder zijn/haar kerntaken heeft maar ook taken van de ander kunnen worden overgenomen. Je verantwoordelijkheden zijn onder andere:

- Je bent inhoudelijk betrokken bij de dagelijkse gang van zaken binnen de faculteit en bent daardoor op de hoogte wat er speelt. Je kunt op hoofdlijnen meedenken met de decaan en daarop acteren;
- Je beheert de agenda van de decaan en kunt hier prioriteit in aanbrengen;
- Je organiseert en bereidt indien nodig verschillende vergaderingen voor, werkt hiervoor stukken uit en notuleert vervolgens bij deze vergaderingen;
- Je organiseert en faciliteert promotiezittingen van de faculteit, zowel off
- als online, en beheert Hora Finita, het PhD-volgsysteem;
- Je plant en organiseert meetings van benoemingsadviescommissies (BACs), waarvoor je contact hebt met zowel in
- als externe leden uit binnen
- en buitenland;
- Je onderhoudt namens het faculteitsbestuur de contacten met (het secretariaat van) het College van Bestuur van de TU/e;
- Samen met je collega zit je het overleg van alle management assistants van de faculteit voor;
- Je verleent ondersteuning aan medewerkers van het faculteitsbureau op administratief en/of organisatorisch gebied;
- Je organiseert en ondersteunt faculteitsbrede activiteiten, bijvoorbeeld strategiedagen, heidagen, etc., en pakt hier ook verantwoordelijkheid in;
- Je plant afspraken en meetings, zowel bilateraal als meer complex voor grotere groepen.

Functie eisen
- Je bent in het bezit van MBO+/HBO diploma, bij voorkeur een secretariële opleiding /officemanagement; kennis van en ervaring met bestuurs
- of directieondersteuning is een pré;
- Je bent digitaal vaardig en proactief. Uitgebreide ervaring met het werken met Microsoft365 of MS Office (agendabeheer via Outlook, Teams, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Je weet snel een weg te vinden in een complexe organisatie, en in de werkwijze van het faculteitsbestuur en andere belanghebbenden;
- Op basis daarvan kun je proactief en zelfstandig prioriteiten stellen en keuzes maken;
- Je bent collegiaal en benaderbaar: je werkt ten dienste van het bestuur en de faculteit, en helpt je collega’s waar nodig;
- Je bent stressbestendig en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en opdrachten;
Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren - we kijken graag naar je profiel.

Aanbod

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou onder andere:

- Een dienstverband voor één jaar met de mogelijkheid op een vast dienstverband bij wederzijdse tevredenheid;
- Een maandsalaris van mínimaal €2.693;
- tot maximaal € 4.103;
- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 of 8 cao Nederlandse Universiteiten).
- Daarnaast vakantiegeld, en een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.

Organisatie

De Technische Universiteit Eindhoven zoekt kandidaten voor de functie van **management assistant van het faculteitsbestuur**van de faculteit Applied Physics & Science Education. Ben jij de steunpilaar die wij zoeken om dit team te versterken?

Bij de faculteit Applied Physics and Science Education (APSE) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) leiden ze de ingenieurs van morgen op met behulp van onderwijs en onderzoek. Ze zijn een waardevolle en vertrouwde partner, en werken nauw samen met de industrie en kennisinstellingen. Ze opereren binnen de bruisende high-tech Brainport regio en ver daarbuiten. Ze waarderen hun werknemers enorm, en ondersteunen een inclusieve werkomgeving voor hun gemeenschap. De faculteit faciliteert individuele ontwikkeling, en ondersteunt sociale initiatieven. Ze helpen jou te groeien in je professionele carrière.
- De faculteit wordt bestuurd door het faculteitsbestuur (FB) bestaande uit de decaan, vice-decaan en directeur bedrijfsvoering. Zij worden in hun werkzaamheden ondersteund door het bestuurssecretariaat, bestaande uit twee management assistants. In verband met aanstaande pensionering van één van die collega’s zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve nieuwe collega.

Inlichtingen
- Helen van Mierlo + 31 40 2478086

Vragen over deze vacature?

**Helen van Mierlo**

Senior Consultant

+ 31 40 2478086