Administrative Assistant

2 weken geleden

Utrecht, Nederland ASE NL Service Center B.V. Voltijd

**Administrative Assistant / Office Manager**

Locatie - Nederland / Utrecht

Verantwoordelijkheden:

- Het kantoor ten allen tijde georganiseerd en netjes houden.
- Professionele omgang en communicatie met alle kantoor relaties (waar mogelijk ook voor kantoor Maastricht): het management van het kantoorgebouw/de huisbaas, het schoonmaakbedrijf (indien van toepassing), leveranciers (zoals leveranciers van kantoordiensten, materiaal en benodigdheden (internet, nutsbedrijven etc.), etc.
- Toezicht houden en beheren van de voorraad van verbruiksartikelen en bestellingen plaatsen om voldoende voorraad aan te houden (eten & drinken, kantoorbenodigdheden, etc.) (waar mogelijk ook voor kantoor Maastricht).
- Er op toezien dat Health & Safety regels op kantoor ten allen tijde worden nageleefd.
- Telefoon beantwoorden, bezoekers verwelkomen en andere gastvrouw/gastheer taken uitvoeren.
- Assisteren bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen (inclusief het boeken en voorbereiden van vergaderzalen met bijbehorende functionerende IT-apparatuur, het regelen van versnaperingen, etc.) in samenwerking met de organisatoren van de vergaderingen. Na de vergaderingen de vergaderruimte weer in perfecte staat terugbrengen.
- Assisteren bij de voorbereiding en organisatie van team-uitjes.
- Notuleren van (interne) vergaderingen wanneer het management dit verzoekt.
- Nauw samenwerken met HR om het teamgevoel op kantoor te versterken en het werken op kantoor te stimuleren. Verjaardagen en andere gelegenheden van collega's vieren (cadeaus regelen) en samenkomsten op kantoor organiseren.
- Nauw samenwerken met HR om ervoor te zorgen dat nieuwe collega’s een professioneel en warm welkom krijgen tijdens hun eerste werkdagen. Ervoor zorgen dat de volledige inwerkperiode van nieuwe collega’s goed georganiseerd is.
- IT assisteren bij het bijhouden van de voorraad (nieuwe en reserve) laptops en andere apparatuur; laptops en andere apparatuur klaarzetten voor nieuwe collega’s in samenwerking met IT en HR.
- De bedrijfsmiddelen inventaris beheren. Bijhouden van gegevens over de bedrijfsmiddelen van werknemers; bijwerken van relevante gegevens in HR-systeem.
- Samenwerken met IT en HR bij het off-boardingsproces van werknemers en ervoor zorgen dat alle bedrijfsmiddelen van de werknemer worden ingeleverd voordat een werknemer het bedrijf verlaat. De apparatuur opslaan en administratief verwerken.
- Marketing ondersteunen met allerhande marketing activiteiten, waaronder bijvoorbeeld: het organiseren van evenementen, marketing campagnes, bewonersbijeenkomsten, etc.
- Op verzoek assisteren bij het reserveren van vervoer, hotels, etc. voor hogere leidinggevenden.
- Collega’s ondersteunen bij administratieve taken.

Vereisten:

- Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en een professionele houding.
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Uitstekende kennis van Microsoft Office.
- Creativiteit en het vermogen om verbeteringen voor te stellen.
- Vloeiend in de Engelse taal (zowel mondeling als schriftelijk).
- Oog voor detail.
- Goede samenwerking en proactieve mentaliteit.
- Initiatief nemend, zelfstandig, met een hands-on werkstijl.
- Betrouwbaar en discreet.

  • Senior Administrative Assistant

    4 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Medline Europe Voltijd

    Senior Administrative AssistantDepartment: Medline InternationalLocation: Utrecht (next to the Central Railway Station)About usMedline is a leading provider of medical-surgical products and supply chain solutions, serving all points of care. Through a wide-ranging product portfolio, a robust supply chain network and modern clinical solutions, Medline helps...

  • Senior Administrative Assistant

    3 dagen geleden

    Utrecht, Nederland Medline Europe Voltijd

    Senior Administrative AssistantLees alle informatie over deze vacature zorgvuldig en gebruik vervolgens de sollicitatieknop hieronder om uw cv en sollicitatie te versturen.Department: Medline InternationalLocation: Utrecht (next to the Central Railway Station)About usMedline is a leading provider of medical-surgical products and supply chain solutions,...

  • Senior Administrative Assistant

    4 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Medline International France Voltijd

    Senior Administrative AssistantDepartment: Medline InternationalLocation: Utrecht (next to the Central Railway Station)About usMedline is a leading provider of medical-surgical products and supply chain solutions, serving all points of care. Through a wide-ranging product portfolio, a robust supply chain network and modern clinical solutions, Medline helps...

  • Administrative Assistant

    1 week geleden

    Utrecht, Nederland Fast Enterprises Voltijd

    Overview: Fast Enterprises is a provider of essential software and services for citizens and government. In 1998, we changed the way government revenue agencies support their business with the introduction of GenTax®. We have expanded beyond Tax and now also perform implementations for Motor Vehicle, Driver License, Unemployment Insurance, and Child Support...

  • Administrative Assistant

    6 uur geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Alliance Française Utrecht Voltijd

    Tijdelijk contract van 1 jaar, verlengbaar - 20 uur/week -Administratief medewerkerOpdrachten:Beheer van de cursussen (planning van docenten, openen en sluiten van cursussen)Opvolgen en betalen van offertes en facturen van alle dienstverleners (docenten, incidentele sprekers, gehuurde lokalen)Zorgen voor het beheer van privélessenZorgen voor de opvolging...

  • Executive Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Nederland BCD Voltijd

    **Your ideas can drive the future of corporate travel. Join BCD and challenge the status quo!** **Executive Assistant (Dutch Language)**: - Full time, Utrecht, Netherlands_ The Executive Assistant assists a Senior Vice President and relieves the SVP of administrative functions to increase the time the individual has available for executive-level...

  • Executive Assistant

    1 week geleden

    Utrecht, Nederland BCD Voltijd

    **Your ideas can drive the future of corporate travel. Join BCD and challenge the status quo!** **Executive Assistant (Dutch Language)**: - Full time, Utrecht (4 days a week onsite, one day a week from home), Netherlands_ The Executive Assistant assists a Senior Vice President and relieves the SVP of administrative functions to increase the time the...

  • Junior Executive Assistant

    1 week geleden

    Utrecht, Nederland BCD Voltijd

    **Your ideas can drive the future of corporate travel. Join BCD and challenge the status quo!** **Executive Assistant (Dutch Language)**: - Full time, Utrecht (4 days a week onsite, one day a week from home), Netherlands_ - Please note this role is also suitable for less experienced executive assistants_ The Executive Assistant assists a Senior Vice...

  • Executive Assistant

    3 uur geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Ombion Centre for Animal-free Biomedical Translation Voltijd

    About Ombion Centre for Animal-free Biomedical TranslationThe Ombion Centre for Animal-free Biomedical Translation is a mission-driven initiative focused on accelerating the transition to animal-free biomedical innovation. By connecting cutting-edge science with real-world applications, Ombion seeks to create systemic change that benefits both human health...

  • Junior / Assistant Accountant

    2 weken geleden

    Utrecht, Nederland Fleggaard Holding AS Voltijd

    **Assistant Accountant - Excellent Opportunity in Global FMCG Trade**: **Join a growing international trading company and help keep our financial operations running with precision and integrity.** **This position offers the opportunity to work in a dynamic and fast-paced environment, supporting a finance team that plays a key role in our global...