Personal Assistant Van de Bestuurder

Vacature: Gedreven Personal Assistant van de Bestuurder

**Stichting SWOM - Waar jij het verschil maakt door te ontzorgen**

Ben jij een **scherpe en proactieve** Personal Assistant die graag alles tot in de puntjes regelt? Krijg jij energie van het ontzorgen van anderen, vooruitdenken en zorgen dat alles soepel verloopt? Dan zoeken wij jou bij Stichting SWOM

**Over Stichting SWOM**

Wij maken impact door ons in te zetten voor een inclusieve arbeidsmarkt. We streven ernaar dat iedereen, ongeacht beperking of hulpvraag, volwaardig kan meedoen in onze samenleving. Door impact te maken op de werkvloer en actief onze idealen na te streven, dragen wij bij aan een rechtvaardige en toegankelijke arbeidsmarkt voor iedereen.

**Jouw rol als Personal Assistant**

Als Personal Assistant ben jij **dé rechterhand** van onze bestuurder, Bart de Bart. Jij zorgt ervoor dat zijn dagelijkse werkzaamheden effi ciënt verlopen door zowel secretariële als administratieve ondersteuning te bieden. Je beheert zijn vaak overvolle en uitdagende agenda, plant en organiseert afspraken en vergaderingen, en zorgt voor een vlekkeloze opvolging van actiepunten.

Daarnaast waarborg je de overlegstructuur binnen de organisatie en neem je **initiatief**om vergaderlunches te organiseren en bezoekers gastvrij te ontvangen. Ook wanneer dit bij uitzondering buiten kantoortijden plaatsvindt, sta jij klaar om te ondersteunen.

Bij werkbezoeken en externe afspraken zorg jij niet alleen voor een gedetailleerde planning, maar ook voor **de juiste voorbereidingen en opvolging**van acties**.** Met oog voor detail verzorg je attenties om elke ontmoeting een persoonlijke en professionele touch te geven.

Je bent de linking pin tussen de bestuurder en het team van collega’s om ervoor te zorgen dat alle nodige informatie op de juiste manier circuleert en de juiste acties hieruit voortkomen. **Je weet je staande te houden** bij alle stakeholders, zoals sociaal ondernemers, samenwerkingspartners, gemeenten en het Rijk.

Je beheert niet alleen de professionele agenda van de bestuurder, maar ook persoonlijke afspraken zoals tandartsbezoeken, kappersafspraken of

sportactiviteiten. Jij zorgt ervoor dat alles tijdig wordt gepland en opgevolgd, zodat Bart zich daar geen zorgen over hoeft te maken.

Een georganiseerde werkomgeving is voor jou vanzelfsprekend. Je bent zelf **verzorgd en representatief**en zorgt voor een net en opgeruimd kantoor. Tijdens vergaderingen zorg je ervoor dat alle faciliteiten aanwezig zijn.

Ook ondersteun je de operationeel managers en andere bestuursleden waar nodig, zodat iedereen optimaal kan functioneren. Tot slot neem je een aantal offi cemanagement taken voor je rekening, zoals het beheren van de SWOM-telefoon en het organiseren van bijeenkomsten. Met jouw nauwkeurigheid, vooruitziende blik en dienstverlenende instelling zorg je ervoor dat alles soepel en effi ciënt verloopt.

**Hoe ziet je doorsnee dag bij SWOM eruit?**

09:00 - 10:00: Overleg met Bart over een Impact Event met sociaal ondernemers.

10:00 - 11:00: Overleg projectgroep werkbezoek buitenlandse delegatie (jij boekt de hotels en restaurants).

11:00 - 12:00: Afspraak met projectpartner Rotterdam om de samenwerking te evalueren (acties uitzetten naar collega's).

12:00 - 12:30: Afstemming met operationeel managers ter voorbereiding van de interne kwartaalmeeting.

12:30 - 13:30: Lunch met collega’s in onze gezellige keuken

13:30 - 14:30: Online call bijwonen met Bart met de gemeente Den Haag over voorgenomen samenwerking.

14:30 - 17:00: Uitwerken van acties, communicatie naar collega's en administratie.

17:00 - 18:00: Afspraak met een overheidspartner, aansluitend een galadiner.

Wat breng jij mee?

Je hebt een scherp oog voor detail en een gedreven, servicegerichte houding. Vooruitdenken en situaties nét dat stapje voor zijn is jouw tweede natuur. Dankzij jouw organisatorische talent weet je meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden, zonder het overzicht te verliezen.

Je communiceert helder en klantgericht, waardoor je altijd weet wat er speelt en hoe je het beste kunt inspelen op de behoeften van de bestuurder en de organisatie. Na verloop van tijd weet je hoe de hazen lopen, waardoor je onverwachte en spoedige situaties snel de baas bent.
- **Hbo
- of wo-werk
- en denkniveau** door ervaring en/of (studie)achtergrond; ervaring in een politiek sensitieve omgeving is een pré.
- **Aantoonbare werkervaring** in een vergelijkbare functie, zoals directiesecretaresse, managementassistent of persoonlijk assistent.
- **Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden**, met oog voor detail en accuratesse.
- **Ervaring met agendabeheer, verslaglegging en het voorbereiden en opvolgen van afspraken**.
- **Gevoel voor maatschappelijke en politieke verhoudingen**, met een proactieve en representatieve houding.
- **Goede beheersing van de Nederlandse taal**, zowel mondeling als schriftelijk.
- **Flexibiliteit en bereidheid** om, indien nodig, op onregelmatig