Management Assistant

Als je energie krijgt van het ondersteunen van een directeur met visie, scherpte en een toegankelijke stijl van leidinggeven, dan is dit jouw kans. Voor de Carnegie Stichting in Den Haag zoeken we een ervaren management assistant die stevig in zijn of haar schoenen staat, altijd drie stappen vooruitdenkt en de regie durft te nemen. Een rol voor een assistant met een scherp oog voor detail, die van aanpakken weet, het werk ziet liggen en energie haalt uit het werken op een van de mooiste plekken van Nederland: het Vredespaleis.

**Over het bedrijf**

De Carnegie Stichting beheert het Vredespaleis in Den Haag - wereldwijd het symbool van recht en vrede. Vanuit dit iconische gebouw ondersteunt de stichting internationaal gerenommeerde instellingen zoals het Internationaal Gerechtshof en het Permanent Hof van Arbitrage.

De stichting is een compacte, professionele organisatie met circa 35 medewerkers. Jij wordt onderdeel van het Staff-team van 8 collega’s. De cultuur is informeel, collegiaal en inhoudelijk gedreven. De internationale dynamiek is voelbaar, zeker tijdens officiële ontvangsten en protocollaire bezoeken van hoog niveau.

Je werkt nauw samen met de directeur: een toegankelijke leider die scherp is op zowel hoofdlijnen als details, en het waardeert als jij zelfstandig zaken oppakt. Flexibiliteit en overzicht zijn essentieel. Je schakelt moeiteloos tussen bestuursvergaderingen, correspondentie en protocollaire activiteiten. De werkomgeving is voornamelijk op locatie, in het Vredespaleis, met af en toe ruimte voor thuiswerken.

**Dit ben jij**

Voor deze veelzijdige en verantwoordelijke functie zoeken we een stevige professional met ervaring in een vergelijkbare rol. Je bent proactief, hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en schakelt gemakkelijk tussen details en het grotere geheel.

Verder breng je het volgende mee:

- Hbo-werk
- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van managementsupport;
- Aantoonbare ervaring als management assistant of directiesecretaresse;
- Een zelfstandige, energieke en oplossingsgerichte werkhouding;
- Tact, discretie en gevoel voor bestuurlijke en diplomatieke verhoudingen;
- Je bent extravert, communicatief sterk en inhoudelijk scherp;
- Ervaring met CRM-systemen en MS Office;
- Beschikbaarheid van 32 tot 36 uur per week (bij voorkeur 36 uur);
- Je woont bij voorkeur in (de regio) Den Haag.

**De werkzaamheden**

Als management assistant ben je de spil in de ondersteuning van de directeur en het managementteam. Je bent organisatorisch sterk, voelt je comfortabel in een bestuurlijke omgeving en weet goed hoe je prioriteiten stelt.

Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en schakelt snel. Je hebt geen moeite om je staande te houden tussen juristen en andere inhoudelijk sterke professionals.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

- Beheren van de agenda van de directeur en fungeren als filter en sparringpartner;
- Voorbereiden van vergaderingen, inclusief werkdossiers en managementoverzichten;
- Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief logistiek en protocollaire ontvangst;
- Signaleren van relevante ontwikkelingen en opstellen van achtergrondinformatie;
- Verslaglegging van overleggen en opvolging van acties;
- Beheren van mailboxen en zorgen voor correcte dossiervorming en archivering;
- Uitbesteden van vertaalopdrachten en toezien op correcte uitvoering;
- Beheer van het CRM-systeem, inclusief functioneel beheer en onderhoud.

**Is dit iets voor jou?**

Je krijgt de kans om te werken op een werkelijk unieke locatie: het Vredespaleis, waar inhoud, geschiedenis en internationale betekenis samenkomen. Je wordt onderdeel van een hecht team, in een functie waar ruimte is voor initiatief, zelfstandigheid en professionele groei.

Daarnaast bieden we jou:

- Een bruto maandsalaris tussen € 3.450 en € 4.340 (schaal 8, Rijksoverheid);
- Eindejaarsuitkering van 8,5% bruto op jaarbasis;
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
- Een inspirerende, prestigieuze werkomgeving in het Vredespaleis;
- Een collegiaal Staff-team van professionals om je heen;
- Mogelijkheid tot thuiswerken in overleg;
- Ruimte voor professionele ontwikkeling en eigen inbreng.

Wil jij met jouw ondersteuning een bijdrage leveren aan vrede, recht en internationale samenwerking? Solliciteer dan via ONTAPE, we horen graag van je

Soort dienstverband: Parttime

Salaris: €3.450,00 - €4.340,00 per maand

Verwacht aantal uur: Niet minder dan 32 per week

Aanvullende vergoedingen:

- 13e maand

Werklocatie: Fysiek