Management assistent
2 maanden geleden
In deze combi-functie beheer je samen met een collega het secretariaat van het I&IC. Je biedt logistieke en administratieve ondersteuning aan de directie, Mt-leden en de overige medewerkers van het I&IC. We zijn op zoek naar twee nieuwe collega’s die dit gezamenlijk gaan oppakken. Dit doen jullie in het General Staff team, in samenwerking met de HR Assistent en de Coördinator Bedrijfsvoering. In dit team van vier denk je ook na over de organisatie van borrels, leuke berichten op de interne Sharepoint pagina en diverse interne bijeenkomsten.
Per april is de nieuwe (interim) directeur van start bij het Innovation & Impact Centre. Niet alleen ondersteun je haar, ook zal jij bijdragen aan de onboarding van de (nog te werven) nieuwe directeur.
Naast de directeur bied je ook licht administratieve ondersteuning aan de Mt-leden. Enkele teams hebben eigen ondersteuners, maar dat geldt niet voor allemaal. De ondersteuning aan deze managers bestaat uit het plannen en verzorgen van vergaderingen en bijeenkomsten of het boeken van inkooporders in Basware. Het is geen probleem als je de diverse systemen van de TU Delft nog niet kent, dat heb je zo geleerd. Handigheid met Outlook, Word en Excel heb je als vanzelfsprekend wel.
Als Office manager ben je een eerste aanspreekpunt voor de medewerkers m.b.t. gebruik van het pand. Denk aan indienen van reparatieverzoeken bij de collega’s van Facilitair Management, meewerken aan de BHV-organisatie en meedenken over de werkplekinrichting. Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor logistieke zaken (van het afhandelen van post en pakketten tot het uitlenen van dienstfietsen en lockers). Even bij jou langslopen is laagdrempelig voor collega’s. Je pakt zeker niet elke vraag zelf op, maar kan (na verloop van tijd) je collega’s vertellen waar zij terecht kunnen.
Hoe ziet een gemiddelde werkdag eruit?
Bij binnenkomst op kantoor neem je onderweg naar boven de post mee. Al is dat niet veel, de meeste berichten komen per mail binnen. Je begint je dag met een kop koffie of thee. In de keuken spreek je de eerste collega’s. Wellicht is het tijd om het koffie-apparaat een reinigingsprogramma te laten draaien, dus blijf je nog even in de keuken en bespreek je hoe je weekend was terwijl een collega de vaatwasser uit staat te ruimen. Als je daarna je laptop opstart, kom je het grootste deel van je taken tegen in je eigen en I&IC-centrale mailbox. Zo pak je de afspraakverzoeken die zijn binnengekomen voor de directeur op, vraagt een manager van een team of je kan helpen bij het plannen van een afspraak met meerdere agenda’s (en weet je ook een passende ruimte en kan dat inclusief lunch?) en een collega stuurt een offerte met de vraag of jij een inkooporder aan kan maken. Ook lees je een mailtje van een collega van de vierde verdieping die computerproblemen heeft. Het blijkt slechts om een defecte muis te gaan. Die heb je nog liggen, dus vervang je zelf even, dit keer hoeft er geen call bij ICT te worden ingeschoten.
Eind van de ochtend neem je met de directeur de week door. Wat staat er op de planning en wat moet er nog gebeuren? Daarna duik je weer even achter je laptop. ’s Middags neemt de HR Assistent met je door welke nieuwe medewerkers deze maand gaan starten en bespreek je de taakverdeling. De coördinator bedrijfsvoering sluit aan: is er eigenlijk al een onderwerp voor de volgende maandelijkse I&IC-lunch vraagt ze? Samen hebben jullie genoeg ideeën. Voordat je het weet vliegt je dag om. Gelukkig kan je (als je wilt) ook wekelijks een thuiswerkdag inplannen om sommige dingen van je to do lijstje even ongestoord weg te werken.
Functie-eisen
Naast een enthousiaste en oplossingsgerichte instelling beschik je over:
- MBO+-niveau en minimaal 3 jaar ervaring op secretarieel/administratief vlak.
- De drive om te leren en nieuwe taken snel eigen te maken.
- Ervaring met digitale systemen en programma’s van bijvoorbeeld Microsoft Office.
- Goede kennis van het Nederlands en genoeg basiskennis van het Engels.
Arbeidsvoorwaarden
- Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
- Een functieomvang van 28-34 uur per week.
- Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2.693,- en een maximum van €3.636,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
TU Delft
De
-
Management assistent
2 maanden geleden
Delft, Zuid-Holland, Nederland Randstad VoltijdVind je het leuk om in een internationale en dynamische omgeving te werken? Houd je van het ondersteunen van mensen, organiseren van evenementen en je bezig te houden met de interne communicatie van de afdeling? Voor het secretariaat van de afdeling Material Science and Engineering (MSE) zijn we op zoek naar een nieuwe collega.Management assistent|Tijdelijk...
-
Management assistent
3 weken geleden
Delft, Zuid-Holland, Nederland Randstad VoltijdVind je het leuk om in een internationale en dynamische omgeving te werken? Houd je van het ondersteunen van mensen, organiseren van evenementen en je bezig te houden met de interne communicatie van de afdeling? Voor het secretariaat van de afdeling Material Science and Engineering (MSE) zijn we op zoek naar een nieuwe collega.Management assistent|Tijdelijk...
-
Management assistent
2 maanden geleden
DELFT, Nederland Randstad VoltijdVind je het leuk om in een internationale en dynamische omgeving te werken? Houd je van het ondersteunen van mensen, organiseren van evenementen en je bezig te houden met de interne communicatie van de afdeling? Voor het secretariaat van de afdeling Material Science and Engineering (MSE) zijn we op zoek naar een nieuwe collega.Management assistent|Tijdelijk...
-
Management Assistent Bij Luchtvaart- en
2 maanden geleden
Delft, Nederland TU Delft Voltijd**Management assistent bij Luchtvaart - en Ruimtevaarttechniek** **0,6fte - 0,8fte | Delft** - **Heb je zin om binnen onze groeiende faculteit Lucht - en Ruimtevaarttechniek te komen werken? Voor een dynamische afdeling met energieke wetenschappers, collega’s en studenten die voor elkaar klaar staan en met zijn allen werken aan de verduurzaming van lucht -...
-
Management Assistent Bij Luchtvaart- en
24 uur geleden
Delft, Nederland TU Delft Voltijd**Management assistent bij Luchtvaart - en Ruimtevaarttechniek** **0,6fte - 0,8fte | Delft** - **Heb je zin om binnen onze groeiende faculteit Lucht - en Ruimtevaarttechniek te komen werken? Voor een dynamische afdeling met energieke wetenschappers, collega’s en studenten die voor elkaar klaar staan en met zijn allen werken aan de verduurzaming van lucht -...
-
Management Assistent Bij Luchtvaart- en
5 dagen geleden
Delft, Zuid-Holland, Nederland TU Delft Voltijd**Management assistent bij Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek****0,6fte - 0,8fte | Delft**- **Heb je zin om binnen onze groeiende faculteit Lucht- en Ruimtevaarttechniek te komen werken? Voor een dynamische afdeling met energieke wetenschappers, collega's en studenten die voor elkaar klaar staan en met zijn allen werken aan de verduurzaming van lucht- en...
-
Management / Office Assistent
2 weken geleden
Delft, Nederland TU Delft VoltijdFunctieomschrijving De afdeling Precision and Microsystems Engineering (PME) binnen de faculteit Mechanical Engineering (ME) is de laatste tijd flink gegroeid. Bij PME werken wetenschappers, docenten en veel dienstverlenende mensen in een internationale en dynamische omgeving. Momenteel zijn we op zoek naar versterking voor het secretariaat van de afdeling...
-
Management / Office Assistent
4 weken geleden
Delft, Nederland TU Delft VoltijdFunctieomschrijving De afdeling Precision and Microsystems Engineering (PME) binnen de faculteit Mechanical Engineering (ME) is de laatste tijd flink gegroeid. Bij PME werken wetenschappers, docenten en veel dienstverlenende mensen in een internationale en dynamische omgeving. Momenteel zijn we op zoek naar versterking voor het secretariaat van...
-
Management / Office Assistent
3 weken geleden
Delft, Nederland TU Delft VoltijdFunctieomschrijving De afdeling Precision and Microsystems Engineering (PME) binnen de faculteit Mechanical Engineering (ME) is de laatste tijd flink gegroeid. Bij PME werken wetenschappers, docenten en veel dienstverlenende mensen in een internationale en dynamische omgeving. Momenteel zijn we op zoek naar versterking voor het secretariaat van...
-
Management / Office Assistent
5 dagen geleden
Delft, Zuid-Holland, Nederland TU Delft VoltijdFunctieomschrijvingDe afdeling Precision and Microsystems Engineering (PME) binnen de faculteit Mechanical Engineering (ME) is de laatste tijd flink gegroeid. Bij PME werken wetenschappers, docenten en veel dienstverlenende mensen in een internationale en dynamische omgeving. Momenteel zijn we op zoek naar versterking voor het secretariaat van de afdeling...
-
Management Assistent Technische UniversiteitDelft
5 dagen geleden
Delft, Nederland Manpower VoltijdHier ga je werkenTop onderwijs- en onderzoek staan centraal bij deoudste en grootste technische universiteit van Nederland. De achtfaculteiten bieden 16 bachelor- en meer dan 30 masteropleidingen.Onze ruim 25.000 studenten en 6.000 medewerkers delen eenfascinatie voor wetenschap, design en techniek. Onze gezamenlijkemissie: impact voor een betere...
-
Interim Management Assistent Parttime
3 weken geleden
Delft, Nederland Secretary Plus Voltijd € 4.000Assistant Vacature bij Secretary Plus Wat je gaat doen Als Direct Team assistant word je ingezet bij verschillende opdrachtgevers in de regio Zuid-Holland voor opdrachten van drie tot zes maanden. Je kunt belanden in diverse rollen, bijvoorbeeld als management assistent in de zorg of als personal assistant van een CEO in een technisch bedrijf. Wij...
-
Interim Management Assistent Parttime
6 dagen geleden
Delft, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus VoltijdAssistant Vacature bij Secretary PlusWat je gaat doenAls Direct Team assistant word je ingezet bij verschillende opdrachtgevers in de regio Zuid-Holland voor opdrachten van drie tot zes maanden.Je kunt belanden in diverse rollen, bijvoorbeeld als management assistent in de zorg of als personal assistant van een CEO in een technisch bedrijf.Wij matchen op...
-
Interim Management Assistent Parttime
6 dagen geleden
Delft, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd € 4.000Assistant Vacature bij Secretary Plus Wat je gaat doen Als Direct Team assistant word je ingezet bij verschillende opdrachtgevers in de regio Zuid-Holland voor opdrachten van drie tot zes maanden. Je kunt belanden in diverse rollen, bijvoorbeeld als management assistent in de zorg of als personal assistant van een CEO in een technisch bedrijf. Wij...
-
HR management assistent
3 weken geleden
Delft, Nederland TU Delft VoltijdFunctieomschrijving Welke ervaren management assistent wil in het faculteitssecretariaat van CiTG meedraaien om de ondersteuning op rolletjes te laten verlopen? Je houdt je vooral bezig met HR processen op de faculteit. In deze veelzijdige rol ondersteun je primair de uitvoering van HR processen, en daarnaast ook andere facultaire processen....
-
HR management assistent
3 weken geleden
Delft, Nederland TU Delft VoltijdFunctieomschrijving Welke ervaren management assistent wil in het faculteitssecretariaat van CiTG meedraaien om de ondersteuning op rolletjes te laten verlopen? Je houdt je vooral bezig met HR processen op de faculteit. In deze veelzijdige rol ondersteun je primair de uitvoering van HR processen, en daarnaast ook andere facultaire processen....
-
Management Assistent
2 maanden geleden
Delft, Nederland Exact Voltijd(Sr.) Professional Job Netherlands, Delft Corporate Functions Netherlands Wij zijn op zoek naar een Management Assistant met hart voor het vak om samen met haar/zijn collega’s bij te dragen aan de ondersteuning van het Executive Team van Exact! Bij Exact denk je mee en zie je jouw goede ideeën werkelijkheid worden. En waar je carrière eindigt? Dat heb...
-
Management Assistent
5 uur geleden
Delft, Nederland Exact Voltijd(Sr.) Professional Job Netherlands, Delft Corporate Functions Netherlands Wij zijn op zoek naar een Management Assistant met hart voor het vak om samen met haar/zijn collega’s bij te dragen aan de ondersteuning van het Executive Team van Exact! Bij Exact denk je mee en zie je jouw goede ideeën werkelijkheid worden. En waar je carrière eindigt? Dat heb...
-
Interim Management Assistent Den Haag
6 dagen geleden
Delft, Nederland Secretary Plus VoltijdWat je gaat doenBen jij de dynamische en gedreven interim management assistent die we zoeken? Voor onze gewaardeerde opdrachtgever in Den Haag zijn we op zoek naar een energieke professional die klaar staat om te schitteren in een ondersteunende rol. Kom bij ons team en maak impact vanaf dag
-
Interim Management Assistent Den Haag
2 maanden geleden
Delft, Nederland Secretary Plus VoltijdWat je gaat doenBen jij de dynamische en gedreven interim management assistent die we zoeken? Voor onze gewaardeerde opdrachtgever in Den Haag zijn we op zoek naar een energieke professional die klaar staat om te schitteren in een ondersteunende rol. Kom bij ons team en maak impact vanaf dag...
