Directie Assistent

Ben jij de duizendpoot met planmatige aanpak die de daad bij het woord voegt? Is een complexe agenda juist een uitdaging en denk jij in oplossingen? Als Directie Assistent ontzorg jij de directeur bestuurder van dit samenwerkingsverband en ben jij eindverantwoordelijke van het secretariaat. Op je pad kom je vaak onverwachte en niet geplande zaken tegen, deze los je op een creatieve en enthousiaste manier op. Lees snel verder én solliciteer. Dan zien we je binnenkort in Alphen aan den Rijn.

Een greep uit je dag

Vandaag start jouw dag, na een lekkere kop koffie, op de locatie in Alphen aan den Rijn. Jij bent het gezicht van Tom in de buurt, zowel intern als extern. Samen met de management assistent bezetten jullie deze locatie op alle doordeweekse dagen. Deze morgen ga je aan de slag met het organiseren van een overleg voor de directie van Tom in de buurt. De telefoon gaat, deze vraag kan je gelijk beantwoorden en je handelt deze af. Terwijl je dat doet loop je naar de voordeur, er werd namelijk aangebeld. De bezoeker heeft een afspraak. Je laat haar binnen en loopt na ontvangst terug richting je bureau. Je gaat verder met de organisatie van het overleg en begint met plannen, het regelen van broodjes voor de lunch en je bekijkt of er een vrije vergaderzaal is. Je nodigt iedereen uit voor de reeks vergaderingen zodat de zij elk kwartaal bij elkaar kunnen komen.

Wanneer je dit hebt afgerond open je de mailbox van de directeur van Tom in de buurt. Jij prioriteert de mail en gaat aan de slag met het plannen van afspraken in de werkagenda. Wanneer je de mailbox hebt bijgewerkt is het alweer lunchtijd. Eerst gaat de telefoon, een van de contactpersonen verzoekt een verplaatsing van een meeting en deze weet jij met je puzzel-skills te verplaatsen, het gaat om een complex agendaverzoek met meerdere mensen uit bestuurlijke gremia. Met wat collega's op locatie besluit je een wandeling in de zon te maken met een broodje in de hand.

Na de lunch sluit je aan bij een RvC vergadering waar juridische en financiële zaken worden besproken. Jij zorgt voor een goede ontvangst, goed leesbare notulen, actiepuntenlijst en behoud het overzicht waarbij je de tijd in de gaten houdt. Je hebt je goed voorbereid en waarborgt de structuur, zowel in de vergadering als naderhand. De notulen mail je na het overleg rond, deze heb je op inhoud sterk gemaakt door je ervaring op bestuurlijk niveau. Je maakt ruimte in de agenda om aan actiepunten te werken. Je zal de actielijst monitoren en waar nodig schakelen met de betrokkenen.

Je hebt een gemiste oproep. Na het overleg bel je terug. Het gaat om een verzoek om een afspraak in te plannen met de directeur. Je vraagt door en schat deze meeting op waarde. Je pakt de agenda's erbij, plant de afspraak in, nodigt de betrokkenen uit en zorgt voor reistijd in de agenda. Tot slot beschrijf je de inhoud van de meeting, zodat de directeur bestuurder voorbereid richting afspraak kan.

Aan het einde van de dag stem je de lopende zaken met je collega af. Zij is management assistent en op dagelijkse basis werken jullie samen. Jij bent eindverantwoordelijke voor het secretariaat en bent het aanspreekpunt voor haar. Door veel met elkaar af te stemmen behouden jullie het overzicht.

Tom in de Buurt

Tom in de Buurt (Tom) is een samenwerkingsverband van vijf hulpverlenende organisaties (stichting ActiVite, De Binnenvest, Gemiva SVG groep, Kwadraad en WMO Maatwerk) die de WMO-hulp verzorgen voor de gemeenten Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Nieuwkoop. Je komt bij Kwadraad in dienst en zet je in voor het samenwerkingsverband. Tom in de buurt richt zich op sociaal-maatschappelijke vragen van volwassen inwoners en zorgt voor informatie, advies en ondersteuning bij de mensen thuis.

Maatschappelijk werk centraal
Als Directie Assistent bij Kwadraad zorg je ervoor dat goed maatschappelijk werk centraal wordt gesteld, dankzij jouw planmatige ondersteuning in het samenwerkingsverband. Je verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Je coördineert het secretariaat en hebt overzicht wat daarbinnen speelt.
• Je bent verantwoordelijk voor de jaarplanningscyclus.
• Je bent het aanspreekpunt voor de management assistent.
• Je maakt presentaties voor de directie, die zij extern gebruiken.
• Je bent verantwoordelijk voor telefoon-, email- en (complex) agendabeheer van de directie.
• Je prioriteert vergaderverzoeken en het afhandelen complexe vragen.
• Je plant afspraken conform werkafspraken.
• Je zorgt voor voorbereiding, faciliteert, notuleert en archiveert bestuurlijke vergaderingen, ALV's en bijeenkomsten.
• Je verzorgt correspondentie.

Dit breng je mee

• Een mbo-diploma in relevante richting met aanvullende scholing.
• Je hebt een geldige BHV, of bent bereid deze op korte termijn te behalen.
• Relevante werkervaring op bestuurlijk niveau.
• Relevante werkervaring met coördinatie van een secretariaat.
• Kennis van of affiniteit met sociaal werk.
• Bedreven in het werken met gedigitaliseerde systemen zoals Sharepoint, Powerpoint, Excel, Word en Prezi.
• Accurate communicatieve vaardigheden.
• Natuurlijke autonomie: je bent zelforganiserend en kan beslissingen maken.

Dit geven we jou

De vrijheid om in een autonoom team te werken en ons vertrouwen. Daarnaast:

• Een salaris in schaal 7 van de CAO Sociaal Werk tussen de € 2.943,- en € 4.110,- bruto op basis van 36 uur, dit is inclusief arbeidsmarkttoeslag.
• Een vrij te besteden Individueel Keuze Budget. Het budget bedraagt ruim 18% van het jaarsalaris.
• Een loopbaanbudget van 1,5% van het maandsalaris dat kan worden ingezet voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling.
• Flexibiliteit in je werkweek.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Als je met het ov reist, vergoeden wij de kosten volledig. Fiets je liever? Dan belonen we je gefietste kilometers. Duurzaam bewegen staat bij ons centraal.

Kwadraad: wij zijn er, je bent welkom
Jouw nieuwe werkgever? Die ondersteunt mensen bij problemen waar zij in het leven tegenaan kunnen lopen. Wij helpen bij het vinden van duurzame oplossingen waar zij met eigen talent, inzet en hun netwerk aan werken. Relatieproblemen, opvoedvragen, eenzaamheid, scheiden, schulden, rouw, onzekerheid, stress of geweld; wij bieden een stevige professionele basis.

Onze teams in het werkveld werken binnen 35 gemeenten en worden ondersteund door expertiseteams als ICT, HR en Vak en- productontwikkeling. Deze teams werken vanuit ons hoofdkantoor in Gouda.

Ook testen of je bij Kwadraad past? Klik dan hier.

Enthousiast?
Dan zien we graag je cv en motivatie voor 8 mei tegemoet. Als we voldoende geschikte kandidaten hebben sluiten we de vacature eerder. Wilko, onze directeur bestuurder van Tom in de buurt, staat je graag zelf te woord. Stuur hem een mailtje en hij belt jou: w.kuus@tomindebuurt.nl.

Omdat we als geen ander begrijpen hoe belangrijk het is om je thuis te voelen in een nieuwe job mag je in de sollicitatieprocedure een ochtend met ons meelopen om samen te kijken of het klikt.